一、準確
(一)認真辨析詞義
西方有作家說，要表現一個事物，只有一個名詞是準確的;要描繪一種狀態，只有一個形容詞是準確的;要說明一個動作，只有一個動詞是準確的。寫作的主要工作之一，就是找到這一個準確的名詞、形容詞、動詞。這話對于文學創作來說未必適用，因為文學語言不循常規，而作家的創造性語言又因其個性和素質的差異各有特色，很難說哪個詞語是絕對準確的。這話用于公文寫作，倒是比較確切的。
在漢語中，有大量的意義相同或相近的詞匯，稱為同義詞或近義詞。其實，即使是同義詞，細細分辨起來還是有些微妙的差異。譬如，“優異”、“優秀”、“優良”，這三個詞粗看相近，細看則有程度的區別。“鼓舞”、“鼓動”、“煽動”，從動作的方向和力度上看并無差異，但感情色彩卻很不相同。寫作公文，必須在詞語的細微差別和感情色彩上仔細斟酌。
(二)講究語法和邏輯
公文寫作語言的規范性，體現在句子上就是造句合乎語法規則、合乎邏輯。
首先，句子成份要完整。漢語構句有主、謂、賓、定、狀、補六種句子成份，其中主語、謂語、賓語是主干成份，定語、狀語、補語是輔助句子成份。對于每一個句子來說，主干成份也不是必不要少的，但是省略有省略的規則，不能任意省略和無故殘缺。例如：“廠領導的做法，受到了全廠職工的熱烈歡迎。對他們聯系群眾、實事求是的作風給以很高評價。”后一個句子就殘缺句子成份。誰給以評價?少了主語，違反了語法規則，意義也不明白了。
其次，句子中詞語之間的搭配要恰當。詞語相互搭配在一起，必須符合事理和習慣，否則就是不通。如：“這種精神充滿了各個村莊，開遍了全鄉的各個角落。”精神無形，說它充滿了某一空間，已經十分勉強，又說它開遍了各個角落，更是無稽之談。改成“精神文明之花開遍了全鄉”，才算通順。
其三，造句還要講究邏輯性。有些句子語法上沒有問題，卻出現了種屬概念并列、自相矛盾等邏輯錯誤。如：“他們加強了對團員和青年的思想教育。”團員是青年的一部分，團員和青年是不能相互并列的。“把所有農產品都基本上納入了計劃軌道。”“所有”表示全部，“基本”表示不完全，它們表述的意義產生了矛盾，讀者不知道哪個詞語表達的意義是可信的，就會無所適從。
二、簡練
(一)用語精確，一以當十
在生活中我們都有這樣的體會：有時一兩個詞句，就能把要說的意思清楚完整地表達出來;有時，說了很多話，要表達的意思卻仍然不清楚。從理論上說，人類創造的成熟的語言，足以表達人類的常規的思想和情感，至于文學作品中那些復雜微妙的心境，有時只可意會、不可言傳，只能借形象曲折地加以表現，在公文寫作中是不常出現的。公文寫作中之所以有用語繁多意思仍不明白的情況，多半是由于用語不精確，只好增加語句去彌補，結果反而是“言愈多而理愈亂”。
(二)盡量使用短句
五四時期，現代漢語的書面語言還不成熟，不少作家借鑒歐化的句法來寫文章，句子寫得長長的，句子內部的成份多多的，閱讀起來雖別有風味，讀者卻常常需要再三反復，才能弄明白句子復雜的含義。這種現象現在已經很少了。還是著名作家老舍的做法值得肯定。他說，他寫文章，總喜歡寫短句子，七八個字一句，十個字左右一句。他認為，這樣寫，讀者好讀，意思也簡練明白。有人統計過他的名篇《濟南的冬天》，說其中超過11個字的句子只有6句，超過14個字的句子只有兩句。請看下面的文句：
設若單單是有陽光，那也算不了出奇。請閉上眼睛想：一個老城，有山有水，全在藍天底下，很暖和安適地睡著，只等春風來把它們喚醒，這是不是個理想的境界?老舍用這樣的短句，寫出了多么精致而優美的文章!公文與文學雖然是不同質的語言，但基本道理是相通的。為了做到簡練，不妨學學老舍。
(三)適當采用文言詞語
前面談到公文語言的模式化的時候，已經談到公文對文言詞語的繼承問題。繼承文言詞語的一個主要原因，就是文言詞語比現代漢語更精練。例如“來函收悉”四個字，要換成“來信收到，內容盡知”，文字多了一倍，意思卻一點也沒增加。而且這還不是真正的白話。要換成“你們的來信我們收到了，其中的內容經過閱讀都已明白了”，才是真正的白話，可那豈不是大煞風景?
運用文言詞語，要注意不得生吞活剝，食古不化，要適當、活用、自然、流暢。建國初期周恩來撰寫的一個指令，是活用文言詞語的典范：
查我國具有歷史文化價值之文物圖書，過去反動統治時代，往往官商勾結，盜運出口，致使我國文化遺產蒙受莫大損失。今反動政權業已推翻，海陸運輸均已暢通，為防止此項文物圖書繼續失散起見，特制定“禁止文物圖書出口暫行辦法”，隨令頒發，希即轉令所屬遵照辦理為要。
在這段文字中，古代文言和現代白話完美地結合在一起，簡潔明了，自然流暢，完全沒有一味因襲的陳腐氣。
三、質樸
(一)不做作，不生造
大方、莊重、樸實，是公文語言的基本風格。公文語言忌諱華麗、造作、賣弄。魯迅先生在《答北斗雜志社問》中曾提出“不生造除自己之外，誰也不懂的形容詞之類”。毛澤東在《反對黨八股》中，也發表過類似的意見，說：“我們‘生造’的東西太多了，總之是‘誰也不懂’。”在當前的公文寫作實踐中，這種現象還沒有完全杜絕。
做作、生造的原因有兩個：一個是虛榮心導致的錯覺，以為語言越新異越能顯示作者的才華，于是生硬地造出一些自以為高超的新詞來，向別人炫耀。另一個原因是對詞語的運用還沒有達到得心應手的程度，對其含義還不能準確辨析。只要端正文風，刻苦學習，這些毛病并不難克服。
(二)不溢美，不虛飾 溢美、虛飾，也是公文語言的大忌。
例如，表揚一個醫生醫術高明，就說他是“當代華佗”;醫德高尚，就說他是“當代白求恩”。說某人工作刻苦，動不動就說他廢寢忘食，甚至說他連續幾天幾夜不合眼堅守在工作崗位上。這些溢美之辭既不真實，也不感人，效果往往適得其反。還有人熱衷于一些空洞輕浮的言辭，例如：“一把手親自抓，縣委委員人人抓，分管委員認真抓，主管部門直接抓，有關部門配合抓，村鎮黨委層層抓”，這些語言，也許它的作者還頗為得意，認為自己抓住了經驗，寫出了文采。其實，這里面都是廢話，什么經驗也沒有;虛飾之辭，也談不上文采。
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