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辦公室接待工作程序

一、目的

為保證公司的各項接待工作能夠保質(zhì)保量的有序進行，體現(xiàn)公司企業(yè)文化的水平，特對公司的有關(guān)接待工作做以下規(guī)定：

二、流程

1)任務(wù)確認：在接到相關(guān)接待任務(wù)的通知后，應(yīng)仔細了解接待的規(guī)模、規(guī)格、 時間、具體要求等細節(jié)問題，并對一些基本要素進行確認。

2)方案制定：在最短時間內(nèi)根據(jù)接待的具體內(nèi)容做出相應(yīng)的接待方案，報學(xué)院 領(lǐng)導(dǎo)審閱，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見做相應(yīng)修改，對于一些可能存在變數(shù)的地方需 要做部分預(yù)案以備用。

3)提前準備：接待方案經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)同意后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)做好各項準備工 作，如航班查詢、制作接機牌、酒店房間預(yù)定、餐廳預(yù)定、車輛安排、會場 安排、橫幅制作、席卡制作、禮品購買、接待日程、任務(wù)與人員安排等等。

4)接待執(zhí)行：嚴格按照方案內(nèi)容執(zhí)行，遇有臨時性改變或發(fā)生意外情況時，應(yīng) 及時向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)請示。工作人員應(yīng)做到儀表端正、和藹大方、語言表達準確、 親切、服務(wù)細致、周到、盡善盡美。

5) 小結(jié)：每次接待任務(wù)完成后，應(yīng)根據(jù)實際情況做出小結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗，彌補不 足，為今后更好的完成接待任務(wù)積累經(jīng)驗和培訓(xùn)人員。

三、質(zhì)量控制

領(lǐng)導(dǎo)和具體接待負責(zé)同志應(yīng)加強對整個接待工作質(zhì)量的監(jiān)控， 及時指出不足的地方，保證接待任務(wù)的順利完成。

四、其它

所有參加接待工作的人員應(yīng)根據(jù)各自的分工做好相應(yīng)的各項準備工作， 包括車輛保修養(yǎng)、 原有安排等等， 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自改變各自所承擔(dān)的任務(wù)。

前期準備

一、接機

1、查詢、落實來賓所乘飛機航班、火車班次到達時間;

2、對陌生來賓制作接機、接站牌;

3、提前一個小時通知接機、接站領(lǐng)導(dǎo)和接機、接站車輛司機;

4、提前 10-20 分鐘到達機場或火車站。

二、入住賓館

1、確定來賓到達時間、人員情況后，第一時間預(yù)訂賓館房間。原則上副廳 級以上和學(xué)院重要貴賓預(yù)訂套間，其余均預(yù)定標間;

2、重要來賓入住前一個小時，酒店門前懸掛歡迎橫幅，房間安排水果、鮮 花;

3、每天早餐安排院領(lǐng)導(dǎo)陪同;

4、離酒店當日，辦公室負責(zé)接待工作人員及時辦好結(jié)帳手續(xù)。

三、就餐

1、確定就餐時間、人員、規(guī)格后，第一時間預(yù)訂餐廳包廂;

2、就餐前四個小時，通知到來賓、陪同領(lǐng)導(dǎo)和工作人員;

3、重要就餐一個小時前制作好就餐人員席卡，就餐前一個小時點菜，堅持 節(jié)約原則。內(nèi)地來賓不上海鮮，安排地產(chǎn)魚。

4、就餐前半個小時，煙、酒水到位。

5、落實車輛，就餐前十分鐘，除主賓外，所有人員到位(重要就餐安排照 相人員) ;

6、辦公室負責(zé)接待人員就餐結(jié)束前十分鐘結(jié)帳，并通知司機送客;

7、辦公室負責(zé)接待人員打包。

四、旅游

1、提前兩天制定方案，報領(lǐng)導(dǎo)審核批準;并送來賓、陪同領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)接 待工作人員和司機;

2、長途旅游，提前兩個小時準備好所需費用，車上飲用水、酒水、水果、 雨傘、相機等;

3、提前 2-4 個小時安排旅游點入住酒店和就餐飯店。

五、送機，送站

1、離阿一天前為來賓購買好機票，并交來賓審驗;

2、提前兩個小時購買好禮品;

3、送機、送站兩個小時前，通知送機、送站領(lǐng)導(dǎo)和工作人員、司機;

4、提前半個小時到一個小時到達機場或火車站;

5、工作人員辦理相關(guān)打包、托運手續(xù)，并收回來賓電子客票(若機票由學(xué) 院承擔(dān)) 。

六、收尾工作

1、及時核報差旅費;

2、未用完酒水、雨傘等，接待工作人員應(yīng)及時收回，并交辦公室統(tǒng)一保管;

3、完成來賓臨行前交辦的其它事宜。

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