在接聽電話是偶爾會遇到電話轉接，小編向你推薦文秘電話轉接流程，希望可以幫到你。
當接待員接到一個外線電話時，應該遵循以下流程：
1.使用以下語句
“您好，這里是XX(單位名稱)，”“您好，XXXXX(單位名稱)”。
2.不同的來電者可能會要求轉接到某些人
任何找管理者或領導的電話必須首先轉到相關的秘書或助理那里。這樣可以保證管理者或領導們不被無關緊要的電話打擾。
3.如果來電者要求轉接某個職位的人
如“請找接待員們的人力資源總監聽電話好嗎?”“接待員幫接待員轉到他辦公室。”然后，接待員試著將電話轉到相關的秘書哪里。
4.如果來電者說出要找的人的名字
如：出現來電者說出要找的人的名字——接待員必須回答：“請稍等，接待員幫接待員轉到他的辦公室?！比缓螅噲D將電話轉給相關秘書。
如果秘書的電話占線或找不到秘書——接待員必須回答：“對不起，XX先生電話正占線，您要等一下嗎?”
如果對方回答“是”，請保留來電者的電話不掛段，但等到快一分鐘時，接待員必須跟來電者確認是否還要繼續等候。接待員必須說“XX先生的電話還在占線，您還要等侯嗎?”如果回答“否”，接待員必須說：“請問您有什么事接待員可以轉告嗎?”
5.如果接待員知道相關的人員現在不在辦公室
如接待員知道相關的人員現在不在辦公室——接待員必須說：“對不起，XX先生暫時不在辦公室，請問有什么事情接待員可以轉告嗎?”或者說“對不起，XX先生去出差了，請問有什么事情可以轉告嗎?”千萬不要在不了解對方的動機、目的是什么時，隨便傳話，更不要在未授權的情況下說出指定受話人的行蹤或將受話人的手機號碼或家庭電話號碼告訴來電者。
6.如果來電者不希望和具體某個人或者不確定和誰通話時
如來電者不希望和具體某個人或者不確定和誰通話時，接待員必須說“有什么可以幫到您的嗎?”通過與他的對話了解來電者的目的。如果是投訴電話，接待員應該仔細聆聽后，幫他們找到可以幫助的人，但不能將電話直接轉到公司領導那里。如果是一般性的推銷電話，接待員必須說：“對不起，XX先生外出香港了，他的秘書暫時聯系不上，您需要接待員轉達什么信息嗎?”
7.如果來電者撥錯了號碼時
如來電者撥錯了號碼接待員必須說“對不起，您是不是打錯了呢?這里是XX”。如果有必要接待員還可以告訴來電者“這里的號碼是XXXXXXX”。
8.如果一次通話占用了較長時間又有其他電話進來時
如果一次通話占用了較長時間又有其他電話進來時接待員必須說：“對不起先生，您能稍等一會，讓接待員接聽另外一個電話嗎?”
9.在轉接電話的時候
如果接待員知道的話，告訴領導或秘書來電者的姓名。
更多信息請查看文秘知識
公眾號
事業單位
當前位置：
公考類
招聘類
各類考試
