一、公文的概念和特點
（一）含義：請學生閱讀《國家行政機關公文處理辦法》找出公文含義
公務文書，又叫公務文件，簡稱公文。具體含義見《國家行政機關公文處理辦法》總則第二條。是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公文活動的重要工具。
具有法定效力和規范體式。貫徹黨和國家的方針政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。
（二）特點
1．具有很強的政治性和政策性。
公文的基本內容是國家機關的指揮意志、行動意圖、公務往來與活動情況的系統實錄,直接反映了國家政權的意志與根本利益。是實施管理、發布法規,下達指示特定形式,它與人民群眾的利益和社會生活密切相關,因此公文具有很強的政策性。
2．具有法定的權威性和約束力。
公文的權威性和法定效力是由它的制發機關的權威性和法定地位決定的。它是機關的喉舌。文學作品人們可看也可不看，學術論文的內容和觀點，人們可以贊同，也可以批評，行政公文的內容需要人們理解、執行，具有明顯的法定權威性，領導機關發布的決定、決議、批復等有領導權威；權力機關發布的法律、法規、條例等，有法律權威，政策機關發布的政令、指示、通告等有指揮權威；國家領導機關發布的公文，各級組織必須切實遵照執行，不得違反，這是公文權威性的表現。法定的作者和讀者。
3．具有規范的體式。
符合一定的要求和標準。公文的內容,包括公文的主題、材料、結構和語言要符合行文規則與客觀實際。公文文體和寫作格式要標準化,不能自搞一套。公文的制作、使用、處理程序要嚴格按照有關規定辦理。按《國家行政機關公文處理辦法》第三章公文格式、第四章行文規則、第五章公文辦理、第六章公文立卷、歸檔和銷毀。
4．具有莊嚴、準確、樸實、精練嚴謹規范的語言特點。體現語言的權威性
二、公文的作用
（一）領導指揮作用—記錄和傳達上級指示精神，布置工作，指導工作，宣傳方針、政策，幫助人們提高認識，統一思想，統一行動，步調一致。
（二）行為規范作用—頒布法規，傳達指示。制定方針、政策、發布法律、法規、政令、規定人們行為規范的法律約束作用。 （三）聯系紐帶作用—反映情況，請示工作，交流經驗、互通情況，商洽工作的聯系知照作用
（四）依據憑證作用—作為上級機關貫徹意圖,下級機關根據意圖執行的憑證依據。
三、公文的分類
請學生自學《國家行政機關公文處理辦法》，搞清楚公文文種。
公文種類簡稱文種。根據2000年8月24日國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理辦法》（2001年1月1日施行）第二章規定，公文文種有十三種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。
1.按特點職能分：法規性、指揮性、報請性、知照性、聯系性、實錄性
2.按作者性質分：黨內公文、行政公文、群團公文、
3．按行文關系分：上行文、平行文、下行文
上行文：向上級機關報送的公文：請示、報告等。
平行文：同級機關和不相隸屬機關之間來往的公文。函等。
下行文：向下級機關發送的公文，有命令、決定、公告、通告、通知、通報、批復、會議紀要等。
4.按緊急程度分：特急（特急件）、急辦（急件）、常規（平件）
5.按密級分：絕密、機密、秘密、普通
四、公文的格式
課堂實訓：請學生自學《國家行政機關公文處理辦法》的基礎上，嘗試用電腦設計公文規范版式。附：公文規范版式
（1）紙張規格：A4（297×210）
（2）裝印格式：左側裝訂。排版一律從左至右橫排
排版規格：正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。
（一）眉首
標記格式：份號、密級、緩急時限
1．公文份數序號：秘密文件必須有。用阿拉伯數碼標識在版心左上角第1行。至少標2位，如01
2．秘密等級和保密期限：如需標識秘密等級，用3號黑體字，標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。
3．緊急程度：如需標識緊急程度，用3號黑體字，標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
4．發文機關標識：由發文機關全稱或規范化簡稱后面加“文件”組成；發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm（約２行）。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。
使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm（國務院文件）。
聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布。如：
xx 部
xxx 部 文件
中國人民銀行
5．發文字號：由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；
如：浙物產〔2005〕8號
年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位，不加“第”字。
聯合行文標主辦單位字號
發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
6．簽發人：上行文需標識簽發人姓名，發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。
聯合行文上行文，標上每個單位簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。
（二）主體
1．公文標題：發文機關＋事由＋文種
紅色反線下空2行，用2號小標宋體字
2．主送機關名稱：全稱或泛稱
標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字
3．正文：注意：數字、年份不能回行
4．附件：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。二份以上附件需用阿拉伯數碼標出序號。如：
附件：1.×××××
2.×××××
5．成文日期：（漢字書寫）“零”寫為“○”
6．公文生效標識
單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm~4mm，居中下壓成文時間。印章下弧無文字，下弧線壓日期，有文字，中心線壓日期。
聯合上行文蓋主辦機關章，聯合下行文依次蓋章。
當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；
當聯合行文需加蓋3個以上印章時，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。
7．附注：公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標識在成文時間下一行。
注意：請示必須在附注處標明聯系人，聯系電話。
（三）版記
1．主題詞：類別詞 類屬詞 文種
“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號，詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。
2．抄送單位名稱（主送外，需了解內容的單位）
在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；在最后一個抄送機關后標句號。
3．印發說明：印發單位、時間（阿拉伯數碼）
用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。
五、公文寫作的要求
（一）符合黨和國家的方針、政策和法律、法規及上級機關的有關規定。
（價值的大小、影響的好壞、質量的高低，取決于公文的政治質量）
（二）了解實情，有的放矢、講求實效。
（內容從實際出發 ，有目的、有針對性的、及時地解決各種問題）
（三）主題突出、條理分明
（直接揭示主題，不用曲筆、應一文一事、旗幟鮮明）
（四）結構完整、格式規范。
（必備數據項目一定齊全）
（五）要注意公文的連續性、一致性。
（公文的政策性、指導性很強，一經制發就產生現實執行效用，如文件內容前后矛盾，互相抵觸，就難執行，浪費人力、物力、才力）
（六）要遵循各項行文規則。
行文關系有四種類型：
（1）行政隸屬關系
（2）業務隸屬關系
（3）平行關系
（4）不相隸屬關系
對此必須注意：
（1）聯合行文問題P443第十六條
（2）抄報抄送問題
（3）一般不得越級行文。
越級行文的條件：
（1）情況特別緊急戰爭、自然災害
（2）多次請示上級機關，問題得不到解決。
（3）上、下級機關產生爭議而無法解決的問題
（4）檢舉控告上級機關
（5）上級機關交辦并指定直接越級上報的材料。
（七）用語要得體、周密、簡明、通俗、合乎語法、邏輯。
指語言、語氣符合作者的職權范圍、發文目的、特定文體表達的需要。
對上——恭而不卑
對下——威而不兇
平行——謙而有度
（八）公文語言要求：
1．真實準確。含義明確，合乎語法規范，標點妥帖，詞語的輕重、褒貶色彩等恰當。使用公文專用語言。教材P93，公文常用特定用語簡表
2．簡明樸素。陳述性、說明性語言而費描寫性語言。干凈利落，明白曉暢。常用對偶、排比、對照、反復手法，加強表達效果，適當使用簡括的話：開放搞活、四項原則、擁政愛民、三講教育、兩個代表等。
3．嚴謹莊重。使用規范書面語言，適當使用一些文言詞語。
六、歸納總結：今天我們學習了公文的概念、特點、分類、格式、語言要求等內容，以前少接觸，請大家認真復習。重點掌握:
1.現行公文13種文種,每一種文種的適用范圍
2.公文的行文關系:上行文、平行文、下行文
2.上行文和下行文的格式
七、課外實訓
1．仔細閱讀《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文格式》和《國務院公文主題詞表》，增強對公文作用、文種、適用范圍和寫作要求的認識。
2．完成實訓教材相關練習。
3.熟記公文寫作格式，用電腦制作一份規范的格式
4.尋找一份學校下發的文件對照公文格式是否規范
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