不管什么樣的會議，主辦者都希望適宜的對象(客戶)參加，所以會議策劃者一定要重視會議的邀請。通常情況下，邀請包括3個程序：
a、信息發布
b、回執處理
c、確認通知
信息發布
從媒體上分，邀請有以下幾種形式：
印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)
電子郵件
印刷媒介公告
電子媒介公告
信息發布的內容通常包括：
主題
時間
地點(暫定或者候選)
主要議程及安排
費用 標準等
有些還附送會議企劃書，目的是讓與會者了解參會的意義及對會議的期望。
回執處理
對于主辦者來說，回執是對會議策劃活動成功與否的判定標志之一。
回執單的設計非常重要，應當做到合理、圓滿，通常包括如下信息：
a、明確的人數
b、職務
c、性別
d、聯系方式
e、預計到達目的地時間
f、迎送要求等
回執收到后，通常需要統計、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成后發出。
回執可以有多種形式，如：
a、傳真
b、信函
c、電子郵件
d、網路回執
e、電話
需要指出的是，如果會議和條件允許，應該在回執中考慮到與會者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等。
確認通知
如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發出確認通知。
同時發出的應該還有：
a、會議的確切地點
b、時間
c、議程
d、簽到程序
e、會展注意事項等。
會議通知有哪幾種方式？
會議通知的方式各種各樣，其主要方式有：
a、口頭通知
b、電話（傳真）通知
c、書面通知
d、電子郵件
口頭通知
這種方式最突出的優點是快捷、省事，適合于參加人員少的小型會議。
電話（傳真）通知
大多數會議都采取這種方式通知。以電話（傳真）為媒介傳遞信息，快捷、準確、到位，一般情況下，成本也不高。當然，以這種方式傳達通知時，會務人員必須作通知情況書面記載。
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