實際使用中，函”作為黨政機關(guān)、群團組織、企事業(yè)單位普遍使用的一個重要的公文文種。卻出現(xiàn)了一些不應出現(xiàn)的問題。諸如，對函的法定效力認識不足；對函的使用范圍把握不準；具體寫作上，隨意性很大，不夠規(guī)范，等等。筆者想就行政公文“函”使用與寫作方面的問題，談?wù)勛约旱目捶ā?/P>
一、關(guān)于“函”的效力
函，從廣義上講，就是信件。它是人們傳遞和交流信息的一種常用的書面形式。但是，作為公文法定文種的函，就已經(jīng)遠遠地超出了一般書信的范疇，不僅用途更為廣泛，最重要的是賦予了其法定效力。年國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)規(guī)定，“函，適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。這說明，除有直屬上下級之間隸屬關(guān)系外的一切不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，甚至請求批準和答復審批事項，一律用“函”。國務(wù)院辦公廳《關(guān)于實施國家行政機關(guān)公文處理辦法涉及的幾個具體問題的處理意見》在闡述“函的效力”時強調(diào)指出：“函作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機關(guān)權(quán)限決定的法定效力。”在這里，筆者想舉一個例子來說明這個問題。國務(wù)院辦公廳就海關(guān)的行政級別問題答復浙江省人民政府和海關(guān)總署時，用的就是函的形式：
國務(wù)院辦公廳關(guān)于同意海關(guān)升格為正廳(局)級直屬海關(guān)問題的復函
國辦函〔〕31號
浙江省人民政府、海關(guān)總署：
浙江省人民政府《關(guān)于海關(guān)升格為正廳級直屬海關(guān)的請示》(浙政〔XX〕27號)收悉。經(jīng)國務(wù)院領(lǐng)導同志同意，現(xiàn)函復如下：
同意海關(guān)升格為正廳(局)級機構(gòu)，隸屬于海關(guān)總署，不增加人員編制。
其他有關(guān)事宜，請你們與有關(guān)方面協(xié)商辦理。
國務(wù)院辦公廳
(引自《中華人民共和國國務(wù)院公報》，年第16號)
這份重要的文件，雖然以“函”的形式出現(xiàn)，但實質(zhì)上具有法定效力，浙江省人民政府、海關(guān)總署均應按此執(zhí)行。
所以，那些把“函”只作為一般書信對待的做法，認為“函”不如其他公文文種有權(quán)威的想法，都應該得到糾正。
二、關(guān)于“函”的使用范圍
根據(jù)新《辦法》的規(guī)定，“函”的用途相當廣泛，與原《辦法》比，明顯擴大了許多。
其一，從“函”的適用范圍來看。新《辦法》指出，“函，適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。與原《辦法》比，多了一個“答復審批事項”。這一規(guī)定，使過去非隸屬關(guān)系的機關(guān)之間答復審批事項也用“批復”的做法得到糾正，應當說，“答復審批事項”的“函”量是相當大的。
其二，從對“函”使用的特殊要求來看。新《辦法》第十五條規(guī)定，政府各部門“除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。”但原《辦法》第十三條中卻規(guī)定，政府各部門“可以根據(jù)本級政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，向下一級政府行文”。新《辦法》中的“不得”和原《辦法》中的“可以”，雖一詞之差，其內(nèi)容則完全相反。原《辦法》的規(guī)定，是政府各部門在“根據(jù)本級政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定”的前提下，與下一級政府之間視為隸屬關(guān)系，可以直接行文。所用文種當然不只局限于“函”了。新《辦法》則是把本級政府各部門與下級政府之間視為不相隸屬關(guān)系，行文只能用“函”。這一規(guī)定，又大大擴展了函的使用范圍。
三、關(guān)于與“函”易混文種的辨析
公文寫作，文種正確選擇和使用十分重要。與函最易混淆的文種主要有：請示、通知、批復、意見等。
請看以下幾份公文的標題：
1.鄉(xiāng)人民政府給縣財政局的《關(guān)于解決修路所需經(jīng)費的請示》；
2.縣電業(yè)局給縣直各單位的《關(guān)于近期停電的通知》；
3.市教育局給縣政府《關(guān)于調(diào)整縣職業(yè)教育結(jié)構(gòu)的批復》；
4.《關(guān)于對市房產(chǎn)開發(fā)管理暫行辦法修改意見的函》。
例1、例2和例3屬文種錯用。這三份文件標題的文種都應該用“函”，不應該用請示、通知和批復。因為例1中鄉(xiāng)一級政府和上一級財政局，例2中縣電業(yè)局和縣直各單位，例3中市教育局和縣政府，均屬于不相隸屬的關(guān)系，因此這些相關(guān)單位之間行文，只能用函。
例4有些特殊，在新《辦法》中增加了一個“意見”文種。“意見”可以上行、下行，也可以平行。“意見”作為平行文，一般是在答復不相隸屬機關(guān)詢問和征求意見時使用。比如起草規(guī)范性公文時，往往需要有關(guān)部門對草擬的公文提出意見，有關(guān)部門在提意見時，過去用“函”回復，新《辦法》發(fā)布后，就多用“意見”了。所以此例不宜用“函”，應該用“意見”。
四、關(guān)于“函”的寫法
據(jù)筆者接觸到的一些函件，特別是市縣各部門和縣鄉(xiāng)一級政府的文件，對函的寫作隨意性相當大，其表現(xiàn)：一是不擬標題，直接出現(xiàn)主送單位。二是主送單位模糊不清，過于籠統(tǒng)。三是有的正文用語較隨便，缺乏應有的禮貌，甚至出現(xiàn)一些以勢壓人或強人所難的語言。四是文尾不規(guī)范，缺項問題突出。這些問題，直接影響了公文的質(zhì)量，甚至貽誤工作。下面具體談?wù)労瘜懽鞯囊恍┨厥獾臇|西。
1.標題。函，按其功能劃分，可分為商洽函、詢問函、告知函、請批函、復函五種。其中前四種為去函，后一種為回函。去函的標題有兩種形式，一種是發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成，即所謂完全標題，如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于羊毛產(chǎn)銷和質(zhì)量等問題的函》；另一種是事由和文種構(gòu)成。回函的標題也有兩種形式，一種是四項式，即在完全標題的事由后寫明來函機關(guān)的名稱，如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于縣以上地方各級人民政府懸掛國徽和掛機關(guān)名稱牌子問題給湖北省人民政府辦公廳的復函》；另一種是三項式，即省略四項式中的復函機關(guān)的名稱。
2.主送單位。即受文單位，就函來說，一般是一個主送單位的情況較多，要求寫明受文單位的全稱或規(guī)范簡稱。但有時也出現(xiàn)多個主送單位的情況，這就要求一定要寫得明確、具體，切忌使用不明確的概括性語言。如國家環(huán)保總局《關(guān)于開展中東部地區(qū)生態(tài)功能區(qū)劃的函》，主送單位包括19個省、自治區(qū)、直轄市政府辦公廳，需要一一點明，不可遺漏。如果用籠統(tǒng)的概括性語言，比如寫成“中東部各省市區(qū)人民政府辦公廳”，則會使一些相近的省市提出疑問。所以“函”的主送單位如果交代不清楚，讓人把握不準，就會給工作帶來不便，甚至造成嚴重后果。
3.正文。函的正文長短不等，長的可達幾千字，短的可能只有幾行字，但不分長短，函的正文都要包含緣由、事項和結(jié)尾三項內(nèi)容，缺一不可。緣由，交代發(fā)函的根由、背景、事項，寫明具體內(nèi)容；結(jié)尾，用慣用結(jié)語，一般不離開“函”字，如去函的結(jié)語為“特此函商”，“特此函告”，“請即復函”等；回函的結(jié)語為“特此函復”，等等。
4.文尾。除了與其他公文一樣要有成文時間，加蓋公章以外，如果是“請求批準”的函，應該在主題詞之上、落款年月日之下加上“附注”，標注聯(lián)系人姓名和電話。因為“請求批準”，函的內(nèi)容與請示相同。根據(jù)《辦法》的要求，“請示應當在附注處注明聯(lián)系人和電話”，以便在上級機關(guān)工作人員遇到問題時方便聯(lián)系。“請求批準”函加上附注，其作用也在于方便被請求批準機關(guān)工作人員聯(lián)絡(luò)。“函”文尾處的其他內(nèi)容，如主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)等，與其他公文相同，在此不贅述。
綜上所述，可以看出，正確認識“函”的法定效力，充分了解“函”的使用范圍，認真研究“函”的規(guī)范寫作，對準確使用“函”這個文種，提高公文質(zhì)量，是十分必要的。
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