談話文明禮貌的基本原則是尊重對方和自我謙讓。具體要注意以下幾個方面：
態度誠懇親切。說話時的態度是決定談話成功與否的重要因素，因為談話雙方在談話時始終都相互觀察對方的表情、神態，反應極為敏感，稍有不慎就會使談話不歡而散或陷入僵局。所以，談話中一定要給對方一個認真、和藹、誠懇的感覺。比如，去祝賀別人的成績，在說話時的表情一定要真誠、熱情；當別人遇到不幸的事去看望、安慰時，表情就一定要顯得同情、專注。如果顯得心不在焉，三心二意的樣子，那就是失禮，會引起別人的反感。
措詞謙遜文雅。措詞的謙遜文雅體現在兩方面：對他人應多用敬語、敬辭，對自己則應多用謙語、謙辭。謙語和敬語是一個問題的兩個方面，前者對內，后者對外，內謙外敬，禮儀自行。在日常生活和工作中，經常使用的敬語有“請” 、“您” 、“閣下” 、“貴方” 、“貴單位”等。謙詞和敬語的用法，過去有個七字訣：“家大、舍小、令外人” 。先說“家大” 。“家”是在別人面前稱自己的長輩和年長的平輩的謙詞。例如自稱父親為“家父” 、“家嚴” 、“家尊” ，“家大人” ，母親為“家母”或“家慈” ，叔父為“家叔” ，哥哥為“家兄”等。
其次說“舍小” 。舍本來是房屋的意思。如說“茅庵草舍” 、“寒舍” 、“茅舍” ，都是自謙之詞。“舍”是在外人面前稱比自己年齡小的平輩以下的家人用的謙詞。凡是輩分小、年齡小的家人都應冠以“舍”字，如“舍弟” 、“舍妹” 、“舍侄” 等。但不能用“舍兒” 、“舍女” ，只能稱“小兒” 、“小媳” 、“小女” 、“小婿” 。
再說“令外人” 。“令”是敬詞，凡是稱呼別人家中的人，無論輩份大小，男女老幼，都冠以“令”字，表示尊敬，如稱別人的父親為“令尊” 、“令嚴” ，母親為“令堂” 、“令慈” ，妻子為“令正”（或稱“尊夫人” 、“賢內助”） ，親屬為“令兄” 、“令弟” 、“令妹” ，兒子為“令郎” ，女兒為“令媛”等。
此外，還有一些敬語也比較常見，如稱別人夫婦為“伉儷” 、“佳偶” ，稱對方的學生為“高足”等。在日常交往、辦事中也有一些使用頻率較高的敬語，如初次見面稱“久仰” ，很久不見稱“久違” ，請人批評稱“指教” ，求人原諒稱“包涵” ，“麻煩別人稱“打擾” ，向人祝賀道“恭喜” ，請人受禮叫“笑納” ，歸還東西叫“奉還” ，求給方便稱“借光” ，歡迎購買叫“惠顧” ，托人辦事稱“拜托” ，贊人見解稱“高見” ，央人幫忙稱“勞駕” ，看望別人稱“拜訪” ，陪伴友人稱“奉陪” ，等候客人“恭候” ，對方來信稱“惠書” ，請人指點稱“賜教” ，賓客來到稱“光臨” ，未及歡迎說“失迎” ，中途先走稱“失陪” ，不勞遠送叫“留步”等等。
敬語是表示恭敬和敬仰的詞語，在使用時必須注意以下三點：場合。敬語主要用于以下四種場合：正規的社交場合；會議、談判等公務場合；和師長或身分、地位較高的人交談；和陌生人打交道的時候。
對象。敬語的使用要有針對性，要先看清對象，然后分別選用恰當的敬語。比如，如想詢問一位長輩的年齡就可以這么問：“您老人家高壽？”而詢問平輩時則可以這樣：“請問閣下貴庚？”決不能不分對象，抓住幾個敬語隨意亂用。尤其不宜用某些生僻的敬語謙詞，以免人家聽不明白，引起誤會。
尊重。只有由衷地、真誠地對人尊重，才能在語言上表現出恭敬之情。
謙詞的用途較少一些，除前面所說的“家大” 、“舍小”以外，多見于書信中的自謙詞，有“愚” 、“鄙” 、“學生” 、“晚生”等。需要留意的是，前面那些冠以“家” 、“舍” 、“小”等字的稱呼，其中已包含有“我的”意思在內，所以在使用時不能再贅稱為“我家父”之類。
養成使用禮貌用語的習慣也是很重要的。“請、您、您好、謝謝、對不起、沒關系、再見” ，這七大禮貌用語，人人都應重視，恰當加以運用，會給人際交往和商務活動帶來諸多方便。
（３）語音、語調平穩柔和。在社交場合和商務活動中，一般以柔言談吐為宜。我們知道，語言美是心靈美的語言表現。“有善心，才有善言” 。因此，要掌握柔言談吐，首先應加強個人的思想修養和性格鍛煉。同時還要注意在遣詞用句、語調語氣上的一些特殊要求。比如應注意使用謙詞敬語，忌用粗魯污穢的詞語；在句式上，應少用“否定句” ，多用“肯定句” ；在用詞上，要注意感情色彩，多用褒義詞、中性詞，少用貶義詞；在語氣語調上，要親切柔和，誠懇友善，不要隨便加一些“嗯” 、“啊” 、“這個” ，不要以教訓人的口吻談話或擺出盛氣凌人的架勢。在交談中，要眼神交匯，帶著真誠的微笑，“微笑說真理”將增加影響力。
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