稱謂是指人們在日常交往應酬中，所采用的彼此間的稱謂語。在人際交往中，選擇正確、恰當的稱謂，是對他人尊重、友好的表示。
稱謂的方式
稱謂是溝通人際關系的信號和表情達意的手段，因此，要根據對方的身份、地位、職業、年齡、性別以及對方所處的場合的不同而恰當選擇稱謂語。
職務性稱謂
以交往對象的職務相稱，以示身份有別、敬意有加，這是一種最常用的稱謂。以職務相稱，一般有三種情況：
（１） 只稱職務。如：“董事長”、“經理”、“主任”等。
（２） 姓氏＋職務。如：“趙經理”、“孫主任”等。
（３） 姓名＋職務。如：“趙某某部長”、“孫某某主任”等，主要用于特別正式的場合。
在使用職務性稱謂時，對帶有“總”字的頭銜可用簡稱。如“李總”、“周總”。
如果是副職，在稱呼時一般可去掉“副”字，如“王副經理”，要稱“王經理”。但是，在特別正式、隆重場合不能使用簡稱。
職稱性稱謂
對有職稱者，尤其是具有高級、中級職稱者，可以稱姓氏加職稱。如：“馮教授”，“陳工程師”或簡稱“陳工”等。
行業性稱謂
對于從事某些特定行業的人，可以稱姓氏加職業。如“魏老師”、“齊律師”、“韓會計”等。
性別性稱謂
根據性別的不同，還可以稱呼“小姐”、“女士”或“先生”，“小姐”是稱未婚女性。“女士”是對女性的一種尊稱。
姓名性稱謂
在工作崗位上稱呼姓名，一般限于同事、熟人之間。其具體方法有三種：
第一種，直呼姓名。
第二種，只呼其姓，不稱其名，但要在它前面加上“老”、“大”、“小”等。如“小張”、“老王”等。
第三種，只稱其名，不呼其姓，通常限于同性之間，尤其是上級稱呼下級、長輩稱呼晚輩之時。在親友、同學、鄰里之間，也可使用這種稱呼。
稱謂的禮儀規范
稱謂是否恰當，既反映了說話人的思想修養和文化修養，也影響到人際交往活動的效果。對于秘書人員來說，在稱呼的使用上更應注意以下幾個問題：
（１） 對領導、長輩和客人不要直呼其名，可以在其姓氏后面加合適的尊稱或職務。
（２） 對相交不深或初次見面的客人，表示敬意應用“您”，而不要用“你”。
（３） 在日常工作中，對一般交往對象，可分別稱“同志”、“老師”、“先生”、“小姐”等。在非正式場合，對同事可根據年齡來稱呼，如“老陳”、“小張”等。較熟悉的朋友和同學可直呼其名。在黨內按規定一律稱“同志”，而不要稱職務。
（４） 多人交談的場合，應遵循先上后下、先長后幼，先女后男，先疏后親的順序。
（５） 對一些特殊的人，如有生理殘疾的人，要絕對避免使用帶有刺激或蔑視的字眼。
（６） 在涉外場合，應避免使用容易引起誤會的一些稱謂。如“愛人”這個稱謂，在英語里“愛人”是“情人”的意思。
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