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人類在創(chuàng)造了文字的同時，就開始用文字(書面語言)進行交流，用書面語言來記錄事件、發(fā)表議論、抒發(fā)情懷。隨著時代的不斷進步和人類的探索和總結，逐步形成了幾種相對固定的書面語言表達方法，即記敘、議論、說明、和抒情(描寫)，古今中外的所有用文字記錄的文體都離不開這幾種基本表達方法。在我國，無論是古代的先秦文學如諸子散文、詩經、楚辭，還是唐詩、宋詞、元曲、明清小說或其他文化現象中的各種文體，也無論是近代還是現代文化現象中的各種文體，都離不開以上幾種表達方法。當然，并非所有的文體都用這幾種方法，在文秘工作中占重要部分的公文，就只是多用記敘、說明和議論，甚至連議論也用得很少，抒情和描寫兩種方法幾乎不用。在這淵遠流長、博大精深的文化領域中，雖然文秘涉及的范圍很廣：黨政機關、軍隊、企事業(yè)單位、人民團體等凡是有人群的地方都無處不在，但它僅僅是滄海一粟。而就是這小小的一席之地，在人們的書面語言交流中起著舉足輕重的作用。我們在座的都是從事企業(yè)管理的，雖不是專職文秘工作人員，但所做的工作中，有相當一部分涉及文秘工作，因此學習和探討文秘工作十分必要。我今天講的，有的教科書上有，有的教科書上沒有，是根據本人從事多年文字和新聞工作積累的點滴經驗，并且，也是從本公司常用的、最基本的文秘工作出發(fā)，注重于實用性和可操作性。因時間倉促，準備不充分，如有謬誤，以教科書為準。

在一個企業(yè)中，文秘工作具有十分重要的作用，相關政策法規(guī)的宣傳貫徹、老總的指令、公司的決策、企業(yè)的理念、員工的聲音，規(guī)章制度、信息傳遞、社交關系、溝通聯絡等等，都會在文秘工作中體現出來。換句話說，企業(yè)文秘工作對內，在一定程度上可證明企業(yè)的實力，尤其是體現企業(yè)的文化底蘊，規(guī)范化運作程度;對外，可以擴大企業(yè)知名度，展示企業(yè)形象。為什么這樣說呢?以文秘工作中最基本的部分——公文為例，一份好的公文，對受文單位來說影響重大，如果是質量較高的報告或請示類上行公文，可引起上級的高度重視，如果是通知、規(guī)定之內的下行公文，可發(fā)揮較好的指導監(jiān)督作用;如果是公函、倡議、挑戰(zhàn)書之類的平行公文，受文者一定不會等閑視之，而會慎重對待。當然，好的公文不僅是內容，形式也很重要。形式即格式，一般說來，公文的格式是相對固定的，如果我們的公文格式不規(guī)范，內容再好也會影響到受文單位或個人的接受程度，最起碼第一印象就不好，一是認為發(fā)文單位不正規(guī)，其二是認為不嚴肅，對受文單位不尊重，特別是上行文，有些一看就不規(guī)范的公文，也許上級領導連看都不會看，或者看一眼就扔在垃圾桶里了。誰還愿為你解決問題和矛盾?由此可見，企業(yè)文秘工作對于企業(yè)的發(fā)展和壯大息息相關。

文秘工作范圍較廣，包括公文寫作、公文處理、檔案管理等等。這里的學問很深，大學里有專門的學科，我們沒有時間和精力、也沒有必要去深究，從我們的工作實際出發(fā)，只膚淺地探討一下我們平時所涉及的文秘工作。