出納員在每日或每月結賬時，特別是在每日結賬時，會出現日記賬的期末余額與期初余額加本期收入總數減本期支出總數的合計數不符，或者日記賬期末余額與總賬期末余額不符合的情況。一旦發生這種情況，出納員應采用正確的方法迅速查明原因，按規定方法予以更正。
一、錯賬原因
導致出納錯賬的原因是多種多樣的，概括起來主要包括如下幾種：
（1）記賬方向錯誤。在記賬時，在賬簿中借方與貸方的記載顛倒，把借方記成貸方或把貸方記成借方。如果把應記的紅字的數字誤記為藍字；或把應記的藍字數字誤記為紅字，這也屬于記賬方向錯誤。
（2）漏記。在記賬時將某一憑證的金額的數字遺漏未記入賬簿。
（3）重記。將已經登記入賬的金額數字，又重復記入賬簿。
（4）記錯科目。在記賬時“張冠李戴”，如將現金記入銀行存款科目。
（5）數字位數移位。在記賬時將數字位數移動，即以大寫小（少寫1個或幾個0）或以小寫大（多寫1個或幾個0）。例如將100寫成10，或將10寫成100，等。
（6）數字位數顛倒。在記賬時，將某一數字中相鄰的兩位顛倒登記入賬。如將12寫成21，123寫成132等。
（7）結賬時計算錯誤。結賬時發現數字打錯，余額記錯；從而導致不符。
（8）其他不規則錯誤。
二、錯賬查找技巧
1、順查法
即按照原來賬務處理的順序從頭到尾進行普遍查找的方法。主要用于期末對賬簿進行的全面核對和不規則的錯誤查找。對于查過的賬目要在數字旁邊打“√”或其他記號，以免重復查找。
2、逆查法
即與原來賬務處理的順序相反，從尾到頭地普遍檢查的力法。如果出納員認為錯誤可能出在當天最后幾筆業務或者當月最后幾天的業務上，那么，按照這樣倒過來的順序查找，有時可以事半功倍。
3、抽查法
是指抽取賬簿記錄當中的某些部分進行局部檢查的方法。當發現賬簿記錄有差錯，出納員可根據差錯的具體情況從賬簿中抽查部分內容，而不必核對全部內容。例如，差錯數字只在角位、分位，或者只是整數百位、千位，就可以縮小查找范圍，專門查看角位、分位或者百位、千位的數字，其它的數字不必一一檢查。
4、偶合法
除此之外，在出納錯賬的查找中，經常使用偶合法。所謂偶合法，即根據賬簿記錄差錯中最常見的規律，根據差錯的情況來推測差錯原因進而查找差錯的一種查找方法。主要用來查找帶有規律性原因造成的差錯。 如出納員推測可能是漏記、重記的差錯，可用“差數法”，即根據核對不相符的差額進行查找。如日記賬余額比總賬余額少300元，出納員推斷可能是漏計了一筆300元的憑證，則可以查找金額為300元的憑證。如多300元，出納員推測屬于重記，則同樣可查找是否將金額為300元的憑證重復登記。 如出納員推測可能是記反方向，則賬簿中反映的錯誤差額必定是偶數，可用“二除法”即用不相符的差數除以2，如被除盡，然后根據商數從賬簿記錄中去查找差錯。如果發現現金少記了164元，出納員推測可能是記反方向，則將164除以2得出82，從賬簿記錄中去找金額為82的賬目進行核對即可。 如果出納員推測可能是數字位置顛倒或數字位數移位造成的差錯，可用“九除法”，即用不相符的差數除以9，如被除盡，然后根據商數，檢查是否有相同數字移位，如無相同數則考慮為相鄰兩個數字顛倒。
（1）數字移位的查找方法。 數字移位是指記賬時以小寫大或者以大寫小造成的錯誤，如將40元誤記為400元，錯位的差異數為360，使其原數擴大了9倍，將差數除9為40就是移位數。或將600元錯記為60元，差數為540元，差數為540，除9得60就是移位數。計算出移位數后，就要分析：如果是賬上多記，則要在憑證上查是否與移位數相同的數，并看其是否記錯；如果是賬上少記，則要在賬上查是否有與錯位數相同的數，并看其是否記錯。 如推測可能是移動兩位數字造成的差錯，比如將10寫成了l000或者將1000寫成10，可用“九九除法”，即以不相符的差數除以99，如能除盡，然后根據商數去查找。
（2）數字顛倒的查找方法。 記賬時往往會將某一組數字的幾個數字顛倒，如將12345誤記為12354，差額為9，或將12345誤記為12435，差額為90.數字錯誤的特征是：①差數是9的倍數；②差額數碼相加之和是9；⑧被顛倒的兩個數碼之差，是差額除以9所得的商。如果發現上述情況，說明數字可能顛倒。再根據差額數字分析數字顛倒的可能性，有目的地對某些數字進行重點查對。兩位數字顛倒只有45種情況。 如果差額數是10倍，即90，則數字顛倒錯誤發生在百位和十位之間，只要在數字的百位和十位之間檢查有無顛倒即可，并以上類推。
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