紅字記賬憑證在會計日常核算中屬于非主流記賬憑證，數量有限，但每張記賬憑證，無不傳遞著使用者的管理理念和對會計工作精益求精的追求，同時，它又是對傳統會計學原理在會計實務中運用的延伸，提升了記賬憑證在會計核算和管理中的地位，對還原會計事項本來面目，體現交易實質等方面均發揮了重要作用。
下列情況，可以用紅字記賬：
1.按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄；
2.在不設借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數；
3.在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內登記負數余額；
4.根據國家統一會計制度的規定可以用紅字登記的其他會計記錄。
在這幾種情況下使用紅字記賬是會計工作中的慣例。另外還有在“應交稅費——應交增值稅”明細賬戶的設置中：在“進項稅額”專欄中用紅字登記退回所購貨物應沖銷的進項稅額；在“已交稅金”專欄中用紅字登記退回多交的增值稅額；在“銷項稅額”專欄中用紅字登記退回銷售貨物應沖銷的銷項稅額，以及在“出口退稅”專欄中用紅字登記出口貨物辦理退稅后發生退貨或者退關而補交已退的稅款。
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