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寫信的原則(Writing Principles)已從原來的3個“C”(Conciseness, Clearness, Courtesy)發(fā)展到目前的7個“C”：Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration.

對商業(yè)信函的“完整”要求

要求書信的“完整”， 理由有三：

1.一封完整的書信比一封不完整的書信，有更大的可能性帶來預(yù)期的效果;

2.一封完整的書信，有助于建立和表達友善關(guān)系;

3.一封完整的書信，可以避免由于遺漏重要情況(情報)所導(dǎo)致的訴訟(Lawsuit);

4. 有時，某些不顯眼的書信或文件，由于所提供的情況完整而又生動有力(Complete and Effective)而成為極為重要的文件。

一封信寫得是否完整，建議用五個“W”來檢驗，即：

“Who, What, Where, When 及Why (包括How)”

例如在定貨的信中，必須明確說明

“需要什么商品”(What you want)

“何時需要” (When you need the goods)

“貨物發(fā)到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

“如何付款”(How payment will be made)

如對對方的要求做出否定的答復(fù)時(如不能報盤，不能理賠等)應(yīng)說明理由“為什么”(Why)

實例

Dear Sirs,

With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export License. As soon as we are informed of the number of the Export License we will open the L/C by cable.

關(guān)于你們四月九日函，我們高興地接受你們第8/070/02B號報盤單所報100噸紫色銅絲。請著手辦理申請出口許可證。一經(jīng)接到出口許可證號碼的通知，當(dāng)即電開信用證。