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目錄

一、 秘書的涵義

二、 秘書人員的稱謂、類別、層次

三、 秘書的職業特征

四、 秘書工作的性質

五、 秘書工作的要求

六、 秘書工作的內容

七、國外秘書工作的職業特點和發展趨勢

八、各國秘書工作的發展簡況

一、 秘書的涵義

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①協助領導人聯系接待，辦理文書和交辦事項的工作人員。②指秘書職務。③使館中職位低于參贊高于隨員的外交官。有一等秘書、二等秘書、三等秘書之分，在大使館館長領導下進行工作。享有外交特權和豁免。

從秘書職位的角度來看 "秘書"概念的發展變化。

秘書職位經歷了從官職向社會職業轉變的過程。

【（一）秘書官職化時代】

1.中國秘書官職化時代

在我國，"秘書"一詞最早出現于漢代。最初的含義是指物而非指人。

即帶有神秘色彩的圖書。根據古籍記載，這些圖書主要有兩類：

宮禁里的秘籍，因為是宮禁內收藏的各種經典文獻，因而一般不予公開，故稱為"秘書"。如《晉書?荀勖傳》："及得汲郡冢中古文竹書，詔勖撰之，以為中經，列在'秘書'。"

指讖緯圖箓。這是一種在漢代流行的宗教迷信，是巫師或方士制作的一種預算吉兇的隱語。

至東漢后期："秘書"不僅指物，也指機構和人員。

古代的秘書工作者，被稱為"史官"、"御史大夫"、"尚書"、"長史"、"主簿"等。

唯有一次例外，那就是東漢末年

魏王曹操為削弱當時位高權重的皇帝身邊的秘書機構--尚書臺的勢力，曾設秘書令，以"典尚書事"，這樣，秘書令不僅具有原先掌管圖書典籍的職能，而且還具有收發奏章、草擬和上傳下達的職責。

至清末，我國的秘書工作真正名實相符。

辛亥革命后，秘書的含義發生了質的變化。

其一：秘書一詞已完全擺脫了"圖書"的含義，從原先指物轉變為特指從事秘書工作的人或職位。

其二，對秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞臺，對各級政府部門中從事秘書工作的人員或相關職位均以"秘書"相稱。

2.國外秘書官職化時代

西方發達國家的定義。國際職業秘書組織（英文全稱：professional secretaries international）

"秘書"這個詞來源于秘書工作保密者。指那些被國王和王后雇傭來保守國家和私人秘密的人.

今天cretary第一個字母s大寫的時候，意為部長或大臣，這是政府部門的高級官員

secretary of state 在英國是指（主管政府一部門的）國務大臣，在美國則指國務卿。

the secretary of state for foreign and commonwealth affairs意為外相

the secretary of state for home affairs 則是內政大臣

chief cabinet secretary 日本的"內閣官房長官"

沙特的石油部長、印度的外交部常務副部長等。

資產階級革命后，秘書職位主要承擔的是輔助性管理這一內涵開始得到社會的認可和接受。另外，國外私人秘書的發展歷史也相當悠久。

貴族成員多喜歡雇傭私人秘書為他們處理信箋、賬目和邀請函等。商人也有秘書，他們通常被叫做"辦事員"。如英國著名的政治學家和哲學家約翰?洛克就曾長期擔任著名領袖人物的私人秘書。16世紀英國的著名詩人約翰?鄧恩也曾是掌璽大臣的私人秘書。

總之，在秘書職業社會化以前，秘書主要指在政府部門中擔任高級官員的人或為政府部門及高級官員提供輔助服務的公職人員，因此，我們將這一時期成為秘書官職化時代。

【（二）秘書社會化時期】

1.國外秘書工作的社會化、職業化發展

英文secretary出現了另一個重要含義 ,秘書作為一種社會職業，開始確立。

第一個字母s小寫的時候，就泛指受雇傭在辦公室中從事處理信函、保管檔案、安排業務等普通意義上的秘書工作人員

2.我國秘書的社會化職業化發展

我國的私人秘書始于清朝，稱幕客

幕客也稱"西席、館師、賓師"等，俗稱師爺

由地方長官私人聘請，不拿官方俸祿,

不占政府機構編制，是地方長官的私人秘書

改革開放以前，我國的秘書主要是一種行政職位。

改革開放后，秘書開始由官職走向社會化、職業化。

【（三）秘書和秘書實務的涵義】

秘書：是指以全面處理信息和事物的方式直接輔助領導者（或雇主）實施管理的人員。該定義可從3個角度來理解:

秘書服務的根本對象是領導者

秘書活動的基本方式是處理信息和事務

秘書活動的根本性質是輔助性

秘書實務:秘書工作者通過具體操作，直接作用于實際事和物的過程。

二、 秘書人員的稱謂、類別、層次

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【（一）秘書人員的稱謂】

社會上對秘書人員的各種稱謂

打字員、文秘、內勤、文書、文員、辦公室主任

“秘書工作”主管（培訓主管、業務主管）

“秘書工作”助理（人事助理、執行助理）

初級秘書、高級秘書等等

對這些稱謂的分析

對秘書稱謂的不規范帶來的問題

1.秘書稱謂的不統一給界定秘書職務帶來了困難，不利于對秘書人員進行科學的管理

2.容易造成秘書角色認知的差異，一個單位中同時存在秘書、文書等稱謂，使得非秘書稱謂的人員不能以秘書的角色規范來要求自己

3.不利于秘書學科基本術語的準確表達。

【（二）秘書的類別】

按秘書的從屬和服務對象的角度，可分公務秘書和私人秘書兩類

以秘書在組織內部的工作分工來分，可以分為：行政秘書、機要秘書、生活秘書、會議秘 書、文字秘書、信訪秘書、公關秘書

以秘書從事工作的行業特征來分，可分為法律秘書、醫藥秘書、教育秘書、體育秘書、軍事秘書等

【（三）秘書的層次】

在秘書職位的縱向層次上分為：初級秘書、中級秘書和高級秘書。

包含4層含義：

體現了不同級別的秘書從低到高的不同輔助層次

體現了不同層次秘書工作量及相應的秘書結構比例

體現了不同層次的秘書在知識、經驗和能力上的級差

體現了不同層次的秘書人員在級別和工資待遇上的差別

三、 秘書的職業特征

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【（一）秘書的職業特征】

服務的直接性和穩定性

知識化和專業化

年輕化和女性化

【（二）秘書日益成為現代社會急需的軟人才】

秘書是"軟人才"中的代表之一。

秘書的職業通道很長，中國加入wto，為秘書提供了更加無限廣闊的發展空間。

四、 秘書工作的性質

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【（一）秘書的根本性質——輔助性】

輔助性是秘書部門天生的屬性

輔助性是領導工作對秘書工作的必然要求

輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的

【（二）秘書工作的特征】

與其他具有輔助性職能的工作相比，秘書工作具有以下的特征：

1.中介性

秘書部門的這種中介性特征一方面決定了秘書工作的"紐帶"和"橋梁"的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。

2.直接性

秘書工作的直接性體現在：在行政組織上，在崗位設置上，在工作程序上

3.全面性

是體現在職能輔助的全面性上

是體現在過程輔助的全面性上

4.服務性

人們把秘書工作比喻為"上管天文地理，下管雞毛蒜皮"，把秘書工作說成"沒大沒小，沒完沒了"。

5.被動性

秘書工作的的被動性。要求秘書人員一定要不越權、不越職。

秘書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。

6.潛隱性

秘書工作的潛隱性表現在三個方面：

活動名義的假借性

活動過程的幕后性

勞動成果的潛在性

7.機密性

關于這點，我們將在后面具體闡述。

五、 秘書工作的要求

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主要可概括為"四個轉變"和"六個要求"

【（一）秘書工作的"四個轉變" 】

秘書工作"三服務"（為中央服務；為中央個部門和各省、自治區、直轄市服務；為人民服務）

秘書工作應該發揮"四個作用"（參謀作用、助手作用、提供信息作用、協調作用）

實現"四個轉變"

1.從單純地辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策；

2.從單純地傳遞信息轉變為綜合處理信息；

3.從被動服務轉變為主動服務：

4.從憑老經驗辦事轉變為科學化管理。這四個轉變其實是對秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應該向著綜合處理信息、主動服務與科學化管理的方向發展，而這也是發達國家秘書工作的特點。

【（二）秘書工作的六個強調】

強調調查研究工作

強調信息工作

強調信訪工作

強調協調工作

強調督察工作

強調黨務、政務服務工作

六、 秘書工作的內容

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職能和職責的區別

職責是秘書人員在輔助管理的活動中所承擔的具體的工作內容。它具有多樣性和具體性的特征，解決的是秘書應當做什么的問題

職能則是秘書人員在職責范圍內一切活動所產生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特征，它不僅解決秘書工作做什么的問題，還要解決秘書工作為什么做和應當怎樣做的問題。

【（一）秘書的職能】

1.輔助決策

（1） 輔助決策的含義：在決策過程中，在知識（包括理論）、能力（包括技術）、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。

（2） 輔助決策的特征：體現在以下幾個方面：

輔助內容的綜合性

輔助時間的經常性

輔助環節的全過程性

（3） 輔助決策的原則

超前原則

定位原則

信息原則

諫諍原則

（4） 輔助決策的過程

協助領導確定目標

協助領導設計方案

協助領導評優選優

協助領導實施反饋

2.協調關系

（1） 協調關系的含義：秘書的協調是指秘書人員在自己的職權范圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現組織目標的行為過程。

（2） 協調關系的特征

從屬性

廣泛性

間接性

（3） 協調關系的原則

政策指導

客觀公正

平等協商

注重整體

靈活適度

（4） 協調關系的過程

摸清情況

找出癥結

恰當協調

督促落實

檢查反饋

3.處理信息

（1） 處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過物質載體發出信號、消息、情報、數據、圖形、指令中所包含的一切有價值的內容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號中的內容。

（2） 處理信息的原則

及時性原則

保真性原則

適用性原則

預測性原則

（3） 處理信息的內容

歷史信息

上級信息

內部信息

公眾信息

社會信息

（4） 處理信息的過程

信息的收集

信息的加工

信息的傳遞

信息的反饋

信息的儲存

4.辦理事務

（1） 辦理事務的含義：事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作。

（2） 辦理事務的特征

綜合性

服務性

繁瑣性

突擊性

（3） 辦理事務的原則

被動中求主動

原則中求靈活

繁雜中求規范

（4） 辦理事務的程序

自然程序

理論程序

指令程序

法定程序

技術程序

習慣程序

【（二）秘書的職責】

大致也有以下11個方面：

日常事務管理（辦公室管理、通信管理、值班事務、日程管理、印章管理）

接待事務（來訪接待、安排服務等）

會議事務（會議安排、會場布置、會議服務、會議文件的處理等）

行政事務

信訪事務（群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等）

調查研究事務（搜集信息，提供可行性的方案供領導選擇）

文書檔案事務（文書撰寫、制作、處理和檔案管理）

寫作事務（各種文體的寫作）

協調工作（政策、工作、地區、部門、人際關系等)

督察工作（督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況）

v 七、國外秘書工作的職業特點和發展趨勢

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【（一）國外秘書工作的職業特點】

1.社會化、行業化

2.專業化、知識化

3.自動化、高科技化（既然技術能解決一切問題，能保證秘書的高效率工作，是否意味著未來的秘書工作將不再具有重大意義，秘書也將為機器所取代呢？）

4.科學化、制度化

以馬里蘭州初級大學為例，公共課有：速記、打字、閱讀與寫作、健康生活原則、辦公工作程序、計算機應用、秘書學、體育、會計學。

行政秘書的專業課程有：商業數學、企業法、簿記、演講、社會科學、行政秘書聽寫和錄音、行政秘書準則等。

法律秘書的專業課程有：美國政府組織和企業法、法律秘書準則、法律專門術語、法律秘書聽寫和錄音、法院及法律事務程序、聯邦及馬里蘭州法院條例等。

醫藥秘書的專業課程有：生物學、生理學、人體解剖學，心理學、醫藥學、醫藥專門術語、

美國 "秘書專業證書"（cps）考試，行政管理協會（ams）還舉辦了cam考試，英國有"特許秘書和行政人員工會"（icsa）

法國有秘書的職業培訓和考試制度，還在國家行政學院通過嚴格擇優培養高級秘書人才。

德國專門開辦了"歐洲秘書培訓班"，并由"歐洲秘書協會"和"國際貿易協會"聯合主持考試，合格者成為駐外機構的秘書。

日本由全國秘書協會主持cbs的資格考試。

【（二）國外秘書工作的發展趨勢】

1．秘書工作日益向智能型轉化。

2．秘書人員的學歷日益提高，秘書工作也日趨終身化。

3.對秘書理論的研究日益加強。

八、各國秘書工作的發展簡況

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（一）美國的秘書工作

1.美國秘書工作概況

2.美國秘書的分類和分級

（二）英國的秘書工作

1.英國秘書工作概況

2.英國國家秘書的分類

（三）德國的秘書工作

1.德國秘書工作概況

2.德國秘書的主要分類和各類秘書的工作概要

（四）法國的秘書工作

1.法國秘書工作概況

2.法國的政府秘書機構及其主要工作

（五）日本的秘書工作

1.日本的秘書與秘書工作概況

2.日本秘書的類別及其工作的主要內容

九、"國際行政管理者協會會"和秘書節

international association of administrative professionals 縮寫iaap，即"國際行政管理者協會會"，是世界上30多個國家和地區的秘書成員交流秘書工作經驗的中心和匯集互通信息的陣地。其前身為"國際職業秘書協會"（professional secretaries international），是當今世界有名的跨國性的職業組織。該組織成立于1942年，原名美國全國秘書協會，其總部設于美國密蘇里州堪薩斯城。會員4萬多人，700家分支機構，除美國的在職秘書外，包括歐、亞、拉美各洲30多個國家和地區，如英國、德國、意大利、瑞士、挪威、比利時、冰島、澳大利亞、日本、菲律賓、馬來西亞、新加坡、印度尼西亞、香港、臺灣、巴西、秘魯、哥倫比亞、玻利維亞、巴拿馬以及南非等等。

一、不以事小而不為

小事，對辦公室主任來說，不存在該不該抓的問題，只有抓的角度、力度的區別。對舉輕若重的小事，就應一抓到底，但又不能沉湎于瑣碎的事務工作之中，既能入手其內，又能出手其外。抓小事，必須做到：

1．知大知小。辦公室主任要胸有全局，用大局的天平來運籌謀劃辦公室的工作，分清主次、深淺、難易，有的放矢地制定對策，確定工作目標。這樣才可能避免指揮一盆漿，工作一團麻，結果一片糟。

2．小中見大。小事中孕育著大事，這是辦公室工作的顯著特點．如值班、會議通知、次序安排、后勤服務、接待等，不能不說是小事，但稍有不慎，就會捅大漏子，若出現疏忽就會引起麻煩和非議．因此辦公室主任必須掌握宏觀，把握大局，洞穿事物本質的能力，做到政治敏感、頭腦冷靜、眼光稅利、小中見大、以大代小和以小促大．

3．舉輕若重。對著看似小事的經常性工作，要建章立制，寫在紙上，貼在墻上，記在心上，抓在手上，形成規矩。同時，還要注意從中找出規律性的東西，高屋建瓴，舉一反三，抓一項帶動幾項，管原則不管具體，督結果不查細節，使老工作有新意。

4．默默無聞。做辦公室工作要求具有奉獻精神，抓小事更是不顯山露水，做好了沒人知道，有了失誤誰都可以指責。因此，辦公室主任除了要"俯首甘為孺子牛"默默無聞地奉獻外，還必須具備較強的"受過忍責"的心理素質。

二、不以事雜而亂為

辦公室工作頭緒很多，任務瑣碎繁雜。要避免東一榔頭西一棒槌，辦公室主任頭腦里必須有一張清晰、規則的運行圖。哪個該為，哪個不該為，哪個重點為，哪個非重點為，須小蔥拌豆腐--一清二楚，不能亂為。

不亂為，就要知重知輕。避免"來者都是客"，力量均衡使用，重要工作沒抓住，沒干到點子上；次要工作用力過了勁，使勁過了頭，吃力不討好。

不亂為，就要知上知下。領導意圖不了解，是盲人騎瞎馬，干不好還會南轅北出。吃過了上情，辦事才有方向，才有主心骨。下情不掌握，就會脫離實際，有悖事理。摸透了下情，辦事才會有的放矢，迎刃而解．

不亂為，就要知規知矩。沒有規矩不成方圓。辦公室主任更應成為講規矩的楷模。不管事情再多再雜，采用什么方法解決，都不能忘了規矩，該請示的要請示，該當家的敢拍板，該反饋的不截留。切勿忘乎所以，誤了大事。

三、不為事急而盲為

辦公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突發性的事情也會隨時出現，特別是加大重要情況及時反饋報告力度以后，辦公室主任成為急事和突發性事件的第一知情者，位于處置的第一道工序。在這種情況下，辦公室主任必須敏感、冷寂，不能盲為 一是要泰然處之，切忌慌了手腳。不管事情多么突然，多么緊急，首先要冷靜地進行分析，根據上級要求和平時掌握的情況，及時提出解決預案，供領導決策。

二是沉著應付，切忌丟三落四。在處置急事和突發性事件時，要邊請示，邊按領導要求協調相關單位，邊組織力量進行處置。三者要有機結合，穿插進行，不能丟三落四，使問題復雜化以致妨礙問題的解決。

三是要有主見，切忌唯唯諾諾。而對急事或突發性事件，不能退縮，要大膽地往前站。但必須胸有主見，既不能亂表態、亂許愿，又不能唯唯諾諾，態度曖昧，避免在解決一種問題時埋下另一種隱患。

四、不以事難而怕為

在處理各種事務中，有時會出現一些超出預見、超出職責、難以預料的事情。對這些事，一個稱職的辦公室主任，一個勝任參謀、助手作用的總管，就必須堅持做到：不回避矛盾，敢于沖在前面，不怕丟面子，個人受點委屈也在所不辭；不怕得罪人，將自己的榮辱名利拋于腦后；不怕麻煩，跑斷腿、磨破嘴、俄扁肚子也心甘情愿。能否做到這些，還得用以下標準來衡量和要求自己：1、講職責，義無反顧。辦公室主任是干什么的，職責是什么，心里要始終清楚，遇到的事件不管多難，都應義無反顧，挺身而出。2、講品質，身先士卒。辦公室主任就是領導的延伸，在關鍵時刻，就應該代領導沖鋒陷陣，替領導分憂解難，這是職責和義務，更是對辦公室主任品質優劣的檢驗。3、講藝術，左右逢源。要帶著感情做工作，大道理要講，小道理也不可不說，既講原則，又講靈活，因人因事施法。4、講精神，敢于碰硬。辦公室主任要講究柔中有剛，當好人是對的，但不能當"好好先生"，特別是在大事大非面前，要堅持原則。否則，一味追求"和為貴"，別人不把你當回事，協調蒼白無力，處事優柔寡斷，那就什么問題也解決不了，什么事也辦不成。

辦公室工作是一門藝術，做好并不容易。但只要下功夫，花時間，以"三講"的標準來衡量，就沒有解決不了的問題，沒有克服不了的困難。

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