１．熱情接待與會代表
在代表報到之日，要安排專人做好接待登記工作。當代表到來后，接站人員要親切地表示歡迎和慰問。對簽到、登記、收費、預(yù)訂返程票、發(fā)放會議材料等項工作，要及時圓滿地完成。報到的當日晚，東道主可安排主要負責人到代表住處看望，以增進友誼，聯(lián)絡(luò)感情。
２．逐一安排會議議程
會議議程，要本著有勞有逸、勞逸結(jié)合的原則安排。對于開幕式，應(yīng)開得隆重而熱烈，主持人要致以簡明而熱情的歡迎辭，要以東道主的身份，對來參加會議的全體代表表示最誠摯的歡迎。
３．開會時間宜緊湊
開“馬拉松”式的長會，往往臺上的在作長篇報告，臺下的卻在交頭接耳，呵欠不斷。這樣的會議只能是流于形式而已，根本起不到任何實質(zhì)性的效果。盡管會議可能服務(wù)得很周到，人們還是不免會產(chǎn)生“上當”的感覺。所以，應(yīng)盡量縮短開會時間，開短會應(yīng)是會議禮儀中十分重要的一條。
４．妥善安排好代表食宿
會議期間代表的食宿問題，應(yīng)放在與會議議程同等重要的地位，并妥善地予以安排。本著方便、豐富、衛(wèi)生、優(yōu)雅、安全、熱情的原則來安排，即食宿要方便，生活要豐富，飲食要衛(wèi)生，環(huán)境要優(yōu)雅，人身要安全，接待要熱情。
５．適當組織文娛活動和參觀游覽
會議東道主應(yīng)本著有勞有逸的原則，在緊張的會議之余，適當組織一些文娛活動和就地、就近組織適當?shù)膮⒂^游覽活動。完
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