良好的會議策劃是會議成功的第一步，一個能夠令與會者帶著滿意離開的會議，必定是一個策劃周密的會議。會議策劃過程中年有三個要素，即會議目標、與會者和會議方案。
1．會議目標
任何一個會議都必須是為了達到某個目標，會議的目標決定了會議策劃的很多環節，只有確定了會議的目標，才可以確定哪些人參加會議，相應地才可以確定會議的地點、會議的議程和和會議預算。譬如一個跨國公司亞太總部的年度計劃會議，其目標是要通過會議確定未來的經營戰略和營銷計劃，很顯然，這樣的會議要求一個高級別的會議場地，擁有先進的會議設施，而且有安全、保密等方面的高要求，這樣的會議顯然與一個政府部門組織的行業會議不一樣。因此，只有確定了明確的會議目標和為達到目標所安排的會議內容，才可以確定會議的其它要素。
當然，您的會議目標還與許多因素有關，也許由于一些與會議有關的客觀因素的限制，你的會議目標并不一定能全部達到，這樣就需要對您的計劃做一些調整。在這個過程中我們的會議顧問將和您一起探討您的會議目標，并從中抓住重點，在會議資源方面進行整合，確保您的關鍵目標能夠實現。
2．與會者
一旦明確了會議目標，就可以確定哪些人需要參加會議。除了與會議目標、會議內容直接相關的與會者以外，另兩類人是經常需要考慮的，一是是否需要邀請不同類型的貴賓，比如政府官員、行業主管、或者是專家學者等，這些人員的參加可以提升會議的層次。二是是否允許（或邀請）與會者攜帶家屬。如果是參加人數較少的中、高層會議，可以考慮邀請家屬參加，以增進中、高層員工之間的感情。另外，如果是獎勵旅游，也可以邀請家屬參加，以激勵這些獲得獎勵的員工更好地工作。
3．會議方案
會議策劃的結果，是一套完善的會議方案，包括會議概要（會議主題、會議時間、會議地點、與會人員等）、會議日程及相關實務、會議預算三個部分。
在會議概要部分，確定會議主題至關重要，會議主題應該與會議目標一致，同時具有號召力，能夠引起注意力和共鳴，比如區域合作會議可以“展望未來”作為主題，公司年會可以“營銷整合提升績效”為主題。為讓主題更加生動形象及深入人心，可以通過圖形標志來表達主題，表現“展望未來”的標志可以是未來風格的設計，“營銷整合”的主題可以用“涓涓細流，匯成奔騰的河流”之類的圖形表示。當然，也可以用會議主題的字母縮寫作為會議標志。
會議日程是會議方案的主體部分，這里要考慮的是與會者的到達和離開時間、每一個時段的活動安排、會議內容等，除正式會議議程外，包括進餐、娛樂和中間休息等，都需要盡可能詳盡準確的考慮和時間安排。此外，令人激動人心的開幕式和閉幕式是需要重點考慮的環節。會議日程經常是一份由時間和事件組成的表格，但是很多會議重要事項，不能在日程表中詳細列舉，因此對于會議策劃人員來說，一份詳盡的、包含了會議從策劃、實施到評估反饋每一個環節的相關事務列表是必須的，這實際上是會議組織的一份藍圖，如果能夠按圖索驥，會議自然能夠組織得井井有條，達到預定的會議目標。
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