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1、文書處理的涵義

文書處理是指機關(guān)單位在日常工作中圍繞著文書的擬制、辦理、管理所進行的系列工作。

2、文書處理的原則

及時；準(zhǔn)確；安全；統(tǒng)一規(guī)范。

3、文書的行文關(guān)系

是指文書的發(fā)文機關(guān)及受文機關(guān)之間的關(guān)系。各級行政機關(guān)、單位必須按各自的權(quán)限、智能及隸屬關(guān)系行文。除特殊情況，不能越級行文。

4、在具體辦理行文的工作時，應(yīng)遵循以下原則：

（1）各級機關(guān)、單位應(yīng)根據(jù)其隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍行文。

（2）一般情況下不得越級行文。

（3）向下級機關(guān)或系統(tǒng)內(nèi)的行文需抄報上級機關(guān)并抄送同級相應(yīng)平級機關(guān)。要正確確定抄送機關(guān)。

（4）需各級機關(guān)、單位協(xié)調(diào)一致的事項，未經(jīng)協(xié)調(diào)一致不能單獨發(fā)文，聯(lián)合發(fā)文須經(jīng)會簽。

（5）必須正確使用文書種類，確保行文質(zhì)量。

（6）經(jīng)公開發(fā)布的黨和國家公文，如公告、通告等應(yīng)視為正式公文，遵照執(zhí)行，可不再行文。

5、收文處理程序

公文處理程序，具有確定性、連續(xù)性與規(guī)范性的特點。

（1）簽收。指對收文的鑒別、清點、核對、檢查與履行簽注手續(xù)并接收公文的活動。要求認(rèn)真核對公文的收文機關(guān)、公文數(shù)量與檢查公文封裝的情況以及是否按規(guī)定時限送達等。在確認(rèn)無誤后簽字（蓋章）井注明收文時間。

（2）收文登記。公文登記的形式有：簿式、卡片式、聯(lián)單式及電腦登記等。

（3）分辦。指根據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)和要求將收文分送給有關(guān)部門或人員閱辦的活動。分辦為公文確定運轉(zhuǎn)方向，關(guān)系到公文能否得到準(zhǔn)確迅速而有效辦理的決定性程序。分辦公文，要求分清主次緩急，分清閱件與辦件，明確界定辦文單位。分辦時應(yīng)專門履行登記手續(xù)；并應(yīng)附上“公文處理單”與“公文傳閱單”。

（4）擬辦。擬辦，文件的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，共領(lǐng)導(dǎo)人批辦時參考。

（5）批辦。是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對送批的文件如何處理所作的批示。

（6）承辦。指機關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復(fù)文。

（7）催辦。指必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。

（8）注辦。指對文件承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人員在文書處理單上簡要注明。主辦也稱辦復(fù)。

6、發(fā)文處理程序

（1）擬稿。擬稿就是公文的起草工作，它是發(fā)文辦理過程的起點。

（2）會商。會商是指公文內(nèi)容涉及有關(guān)機關(guān)（部門）的職權(quán)范圍得其同意和配合時所進行的協(xié)商活動。它有利于維護公文的合法性、有效性，維護政令的一致。會商由發(fā)文部門主動組織，應(yīng)注意協(xié)商的對象齊全沒有遺漏，可采取“跑會”、“函會”以及召集會議等多種方式集中意見。如未就有關(guān)問題取得一致意見，應(yīng)及時向上級機關(guān)反映，不得擅自按照自己意見對外行文。

（3）審核。又稱核稿，指對送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿所作的全面審核與修正。審核的重點是：

審核是否需要行文，發(fā)文的名義是否恰當(dāng)；

控制發(fā)文的方向，檢查文種是否正確，有無多頭主送、濫抄濫報、隨意越級行文的現(xiàn)象；

審核文稿內(nèi)容是否符合法律、法規(guī)與方針政策；是否真實準(zhǔn)確、符合實際、界線清楚、前后一致、切實可行；

語言表述是否準(zhǔn)確、簡明、得體。是否符合語法、邏輯；人名、地名、時間、數(shù)字、引文是否準(zhǔn)確，標(biāo)點是否正確，字跡是否工整規(guī)范，字跡材料是否耐久等；

文件、文件格式是否正確、規(guī)范；是否層次清楚，詳略得當(dāng)；

是否經(jīng)過會商或履行了必要的討論、審批手續(xù)。

（4）簽發(fā)。指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。

（5）繕印。繕印就是將經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿制作成書面文件的工作。繕印包括繕寫和印刷。

（6）校對。校對就是對校對清樣或謄寫的文件進行全面核對檢查、糾正錯漏的一道工序。

（7）用印。用印就是在文件上加蓋印章。用印是保證公文具有權(quán)威性和發(fā)生效力的一項工作。除會議紀(jì)要外，公文都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)昔上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。用印要履行批準(zhǔn)手續(xù)并做好記錄。印章要蓋在成文日期或發(fā)文機關(guān)和成文日期中間。以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)出的公文，則是由領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽署或用簽字章。

（8）登記。登記就是公文分發(fā)傳遞前進行發(fā)文項目的登錄工作。包括對文件名稱、擬稿單位、審核人、簽發(fā)人、發(fā)文字號、成文時間、印刷時間、共印份數(shù)、發(fā)送對象范圍、發(fā)送方式等，一一加以登記，以保證公文傳遞及時準(zhǔn)確，同時方便單位統(tǒng)計和日后查考。發(fā)文登記通常用簿冊記水帳式登記，由專人負(fù)責(zé)。

（9）分發(fā)。分發(fā)就是對公文進行分裝發(fā)出的工作，這是將制作完畢的公文及時有效地傳遞給受文者的最后一道工序。先由收發(fā)人員對文件進行清點分揀和裝封，再將已封裝完畢的公文用一定的形式傳遞給受文者，包括郵寄、電信、機要通信、機要交通、文件交換、專人送達等方式。文件封裝發(fā)出要根據(jù)不同公文的不同傳遞要求而區(qū)分處理，有保密要求的要通過機要通信、專人送達等方式，而不能用普通郵寄等方式。此外，發(fā)文辦理還包括立卷、歸檔、銷毀等程序。

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