舉行正式會議時，通常應(yīng)事先排定與會者，尤其是其中重要身份者的具體座次。越是重要的會議，它的座次排定往往就越受到社會各界的關(guān)注。對有關(guān)會場排座的禮儀規(guī)范，基層公務(wù)員不但需要有所了解，而且必須認真遵守。在實際操辦會議時，由于會議的具體規(guī)模多有不同，因此其具體的座次排定便存在一定的差異。
（一）小型會議
小型會議，一般指參加者較少、規(guī)模不大的會議。它的主要特征，是全體與會者均應(yīng)排座，不設(shè)立專用的主席臺。小型會議的排座，目前主要有以下三種具體形式。
1.自由擇座。它的基本做法，是不排定固定的具體座次，而由全體與會者完全自由地選擇座位就座。
2.面門設(shè)座。它一般以面對會議室正門之位為會議主席之座。其他的與會者可在其兩側(cè)自左而右地依次就座。
3.依景設(shè)座。所謂依景設(shè)座，是指會議主席的具體位置，不必面對會議室正門，而是應(yīng)當(dāng)背依會議室之內(nèi)的主要景致之所在，如字畫、講臺等。其他與會者的排座，則略同于前者。
（二）大型會議
大型會議，一般是指與會者眾多、規(guī)模較大的會議。它的最大特點，是會場上應(yīng)分設(shè)主席臺與群眾席。前者必須認真排座，后者的座次則可排可不排。
1.主席臺排座。大型會場的主席臺，一般應(yīng)面對會場主入口。在主席臺上的就座之人，通常應(yīng)當(dāng)與在群眾席上的就座之人呈面對面之勢。在其每一名成員面前的桌上，均應(yīng)放置雙向的桌簽。
主席臺排座，具體又可分作主席團排座、主持人座席、發(fā)言者席位等三個不同方面的問題。
其一，主席團排座。主席團，在此是指在主席臺上正式就座的全體人員。國內(nèi)目前排定主席團位次的基本規(guī)則有三：一是前排高于后排，二是中央高于兩側(cè)，三是左側(cè)高于右側(cè)。具體來講，主席團的排座又有單數(shù)與雙數(shù)的區(qū)分。
其二，主持人座席。會議主持人，又稱大會主席。其具體位置之所在有三種方式可供選擇：一是居于前排正中央；二是居于前排的兩側(cè)；三是按其具體身份排座，但不宜令其就座于后排。
其三，發(fā)言者席位。發(fā)言者席位，又叫做發(fā)言席。在正式會議上，發(fā)言者發(fā)言時不宜就座于原處發(fā)言。發(fā)言席的常規(guī)位置有二：一是主席團的正前方，二是主席臺的右前方。
2.群眾席排座。在大型會議上，主席臺之下的一切座席均稱為群眾席。群眾席的具體排座方式有二。
其一，自由式擇座。即不進行統(tǒng)一安排，而由大家各自擇位而坐。
其二，按單位就座。它指的是與會者在群眾席上按單位、部門或者地位、行業(yè)就座。它的具體依據(jù)，既可以是與會單位、部門的漢字筆劃的多少、漢語拼音字母的前后，也可以是其平時約定俗成序列。按單位就座時，若分為前排后排，一般以前排為高，以后排為低；若分為不同樓層，則樓層越高，排序便越低。
在同一樓層排座時，又有兩種普遍通行的方式：一是以面對主席臺為基準(zhǔn)，自前往后進行橫排，二是以面對主席臺為基準(zhǔn)，自左而右進行豎排。
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