隨著我校的擴(kuò)招以及辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,院一級教學(xué)管理體制已逐漸體現(xiàn)其弊端,由此而出現(xiàn)的控制力度和管理難度加大、效率降低、學(xué)生專業(yè)歸屬感降低等問題就難以適應(yīng)當(dāng)前形勢的發(fā)展。為此而推進(jìn)學(xué)院的二級管理,將教學(xué)管理工作中心下移,加強(qiáng)系級教學(xué)管理隊伍建設(shè)便顯得尤為重要。2010年我院開始執(zhí)行二級教學(xué)管理,并逐步建立了一支相應(yīng)的教學(xué)管理隊伍,以下是本人通過兩年多的院系二級教學(xué)管理實踐,對如何做好系級教學(xué)秘書工作所談的幾點體會。
1明確系級教學(xué)秘書的角色與工作職責(zé)
系級教學(xué)工作是在教學(xué)主任的直接領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行,其協(xié)助系主任完成本部門的教學(xué)管理工作,使其各項教學(xué)任務(wù)井然有序,教學(xué)秘書在其過程中擔(dān)任的是管理者和服務(wù)者的角色,該角色的職責(zé)范圍與承擔(dān)的工作有:
1.1協(xié)助系主任管理日常教學(xué)工作,保證教學(xué)工作正常運行
教學(xué)秘書要在系主任的領(lǐng)導(dǎo)下,依據(jù)教學(xué)計劃,精心安排各學(xué)期、各年級、各學(xué)科教學(xué)環(huán)節(jié),周密地排好課程表,這些工作稍有疏忽就可能造成教學(xué)的混亂,影響教學(xué)質(zhì)量。
要按照講授-答疑-作業(yè)-習(xí)題課-考試和實踐幾個教學(xué)環(huán)節(jié),經(jīng)常了解教師的教學(xué)進(jìn)展情況,對沒有按照教學(xué)計劃進(jìn)行的,要及時提醒;嚴(yán)重者向系主任溝通,及時制止。
為保證正常教學(xué)秩序,對于個別教師因事請假后的調(diào)課、停課等情況要及時辦理教學(xué)手續(xù),并及時通知教學(xué)、多媒體中心、物業(yè)管理中心和相關(guān)輔導(dǎo)員,避免教學(xué)事故的發(fā)生。
協(xié)助系主任檢查與落實教學(xué)大綱的執(zhí)行情況。對于出現(xiàn)的問題,及時與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)溝通,最終在保證上課效果與學(xué)生的接受能力的同時,順利完成本系每學(xué)年教學(xué)計劃的順利進(jìn)行。
1.2常與教學(xué)部門溝通,多方位了解教學(xué)信息
在日常的教學(xué)管理中,教學(xué)秘書是院系及師生之間信息溝通的橋梁,他們穿梭于教學(xué)、教師、學(xué)生與系里各部門
之間,及時了解并反饋教學(xué)信息,是很好的服務(wù)者與管理者。圖1所示為系級教學(xué)秘書部門交流圖。
從圖1中可以看出,系主任是借助教學(xué)秘書這一中心點來了解和管理本系的教學(xué)工作,從而進(jìn)行教學(xué)信息的傳遞和管理。在平時的教學(xué)管理中,教學(xué)秘書起著上令下達(dá)、下情上奏、調(diào)節(jié)各部門和師生關(guān)系的作用,是教務(wù)、教師以及學(xué)生之間信息傳遞和反饋的重要渠道。因事務(wù)比較繁瑣,時間上要求比較強(qiáng),所以最主要的是信息的及時性,否則會影響其他部門,重者造成教學(xué)事故。因此在信息的通知時,必須做到三勤,即“嘴勤、眼勤、手勤”,寧愿重復(fù)通知,也不能少通知,避免出現(xiàn)差錯。
1.3積極努力,提高教學(xué)質(zhì)量
系級教學(xué)管理最終的目的是在院教學(xué)中心的領(lǐng)導(dǎo)下,保證本系教學(xué)質(zhì)量的提高。因此教學(xué)秘書要很好地樹立質(zhì)量觀,要有提高質(zhì)量的意識,要懂得質(zhì)量管理的全過程,要積極協(xié)助系主任把控本系的教學(xué)質(zhì)量,提高本系的教學(xué)質(zhì)量。主要工作是要把握好教學(xué)計劃實施過程的質(zhì)量管理(含教學(xué)過程和實踐過程),要做好這些,就要協(xié)助系主任經(jīng)常進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量的檢查,如經(jīng)常了解老師的教學(xué)情況,經(jīng)常了解學(xué)生學(xué)習(xí)情況,主要方法有:召開師生座談會、了解教學(xué)方法與教學(xué)效果;組織老師互聽課;組織學(xué)生信息反饋小組,采集教學(xué)信息;了解與分析學(xué)生考試信息等。
2以日常教學(xué)管理工作為中心,規(guī)范每學(xué)期工作
系級教學(xué)工作主要是以學(xué)年為周期循環(huán)往復(fù)進(jìn)行,如圖2為系級日常教學(xué)管理工作(本表僅列出第一學(xué)期中每周教學(xué)管理工作的主要內(nèi)容,但因?qū)嶋H情況,也會有所變化)從而讓教學(xué)管理工作有計劃有步驟地進(jìn)行,避免教學(xué)管理工作無計劃,盲目性。
3努力提高綜合能力,使工作邁上新臺階
教學(xué)秘書事務(wù)繁瑣、工作量大、接觸面廣、稍有不慎就是教學(xué)事故,因此教學(xué)秘書必須努力提高自己各方面的綜合能力,使其更好的為工作服務(wù)。
(1)提高理論水平,具備相應(yīng)專業(yè)知識結(jié)構(gòu),熟悉了解本系開設(shè)的相關(guān)課程,了解各專業(yè)的特點和教學(xué)規(guī)律;了解各專業(yè)課程體系的設(shè)置原則;了解各教師的所帶方向以及各方向?qū)嶋H情況,對每階段教學(xué)管理做到心中有數(shù)。
(2)要有服務(wù)精神,心態(tài)平和,教學(xué)工作繁重緊雜,或許在某些方面不會受到重視,但我們還要保持熱誠的態(tài)度,積極耐心真誠的為每位老師和學(xué)生做好服務(wù),服務(wù)到位。
(3)要有愛崗敬業(yè)精神。如寫作能力的提高,這是教學(xué)工作的基礎(chǔ),只有這樣,才能很好的將文件精神清楚傳達(dá);資料的整理歸檔要有據(jù)可循,做到及時準(zhǔn)確,方便查詢。一點一滴,從小事做起,干好本職工作。
(4)不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理論和管理經(jīng)驗,提高管理效率和管理水平。積極參加教學(xué)管理的研究活動,使本系教學(xué)管理更加制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。
總之,教學(xué)秘書的核心工作是“服務(wù)”,他們服務(wù)于學(xué)院、服務(wù)于教師與學(xué)生,他們在學(xué)院的發(fā)展中,是一個不可缺少的組成部分。他們工作水平的好壞,直接影響著本系的工作,所以提高教學(xué)秘書工作水平的質(zhì)量,是高校管理改革中應(yīng)該認(rèn)真探討的問題。同時也要求教學(xué)秘書“立足本職,開拓創(chuàng)新”,提高自己的專業(yè)能力和管理能力,順應(yīng)時代,為推進(jìn)我國高等學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮重大作用。
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