高校工作以教學(xué)為中心,教學(xué)由教師的教學(xué)活動、學(xué)生的學(xué)習(xí)活動,以及教學(xué)管理工作等組成,高校教學(xué)秘書則是行政上受學(xué)院領(lǐng)導(dǎo),業(yè)務(wù)上由教務(wù)處指導(dǎo)的教務(wù)管理人員,教學(xué)秘書是高校教學(xué)信息的掌握者、傳遞者和運行者,是教學(xué)管理信息上傳下達的橋梁,是聯(lián)系學(xué)校、教務(wù)處及各學(xué)院的紐帶,是教學(xué)工作正常運行的樞紐。教學(xué)秘書只有正確認(rèn)識自己的工作,找準(zhǔn)自己的位置,才能強化服務(wù)意識,提高服務(wù)質(zhì)量。
1.教學(xué)秘書工作的特性
1.1時效性
這是由兩方面因素決定的,一方面接受了需要立即處理、解決和答復(fù)的任務(wù)。教務(wù)處通知上所要求完成的時限經(jīng)常只有短短三四天,這就要求教學(xué)秘書把有關(guān)通知在第一時間予以轉(zhuǎn)發(fā),并督促、提醒相關(guān)教師和學(xué)生及時做出反應(yīng)。尤其像四、六級考試,計算機考試,公選課報名、重修等與學(xué)生切身利益密切相關(guān)的通知,更要及時通知學(xué)生,以免貽誤了最佳時機而影響其后續(xù)學(xué)習(xí)或?qū)Ξ厴I(yè)造成不必要的影響。像停調(diào)課這類極具時效性的事項更要及時通知教師、學(xué)生,避免重大教學(xué)事故發(fā)生。另一方面是由教學(xué)秘書工作的性質(zhì)決定的。教學(xué)秘書的工作相當(dāng)繁雜,有些問題不及時解決,一味拖、放,就容易導(dǎo)致教學(xué)事故的發(fā)生。如新學(xué)期教材的征訂,教學(xué)秘書必須在上一學(xué)期教學(xué)任務(wù)下達后就做好開課班級的教材征訂工作,以便新學(xué)期初就能將教材發(fā)放至開課班級。
1.2準(zhǔn)確性
學(xué)生的成績,各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)都是由教學(xué)秘書匯總、提供的,這就涉及一個準(zhǔn)確性的問題。統(tǒng)計類工作只有在保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)無誤的前提下,才能提高效率和質(zhì)量,因此,要求教學(xué)秘書細(xì)致地做好每項工作,切不可浮躁。只有教學(xué)秘書具備高度責(zé)任心和對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,才能盡可能地減少差錯的發(fā)生。
準(zhǔn)確性和時效性互為表里,相互作用。時效性的前提是準(zhǔn)確,要在準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上求快,無時效的準(zhǔn)確就失去了價值。
1.3復(fù)雜性
院(系)級教學(xué)秘書所處的位置,使得教學(xué)秘書工作出現(xiàn)了既是管理者又是服務(wù)者的特點。一方面,教學(xué)秘書必須協(xié)助院(系)領(lǐng)導(dǎo)貫徹執(zhí)行各項教學(xué)管理規(guī)章制度,并對其實施情況進行檢查。在檢查過程中經(jīng)常會碰到諸如老師提前下課,未履行手續(xù)自行停、調(diào)課等情況,此時教學(xué)秘書就要履行其作為管理者的使命,對有關(guān)情況該上報的上報,該處理的處理,決不可顧及個人面子和私情而瞞報、不報。院(系)教學(xué)秘書崗位關(guān)鍵,需要經(jīng)常協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)了解情況,通知和安排工作中的事項,這一切必須從客觀實際出發(fā),絕不允許主觀臆斷,更不許弄虛作假。對師生中的問題應(yīng)做恰如其分的判斷,不能隨意夸大縮小,更不能貿(mào)然行事,輕下結(jié)論。另一方面,教學(xué)秘書的工作對象是處于教學(xué)第一線的教師和同學(xué),要在現(xiàn)有的環(huán)境和條件下,盡可能地滿足每個老師和同學(xué)的合理需要,為他們提供各類服務(wù)。對于師生在教學(xué)中遇到的困難,給予幫助;積極為他們聯(lián)系機房、多媒體教室、語音室及借用教學(xué)儀器設(shè)備等,以期取得更好的教學(xué)效果。
2.教學(xué)秘書的作用
2.1橋梁和紐帶作用
教學(xué)秘書要協(xié)助院(系)領(lǐng)導(dǎo)做好日常教學(xué)管理。教學(xué)是院(系)工作的重點,教務(wù)處對日常教學(xué)管理做出各項規(guī)定,大量的日常教學(xué)管理工作就由教學(xué)秘書具體承擔(dān)。教學(xué)秘書要充分發(fā)揮“上情下達”作用,準(zhǔn)確地領(lǐng)會院(系)領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)的要求,及時耐心地傳達給相關(guān)教師和學(xué)生,使領(lǐng)導(dǎo)正確可行的意見、建議或決定得以順利實施執(zhí)行。教學(xué)秘書更要及時把各項規(guī)章制度傳達給相關(guān)教師、學(xué)生,使其教學(xué)活動有章可循、規(guī)范可行。對諸如停、調(diào)課通知,四、六級考試,計算機等級考試的通知,公共選修課的通知,其他各類考試的通知等要及時傳達給學(xué)生。同時要做好“下情上達”,廣大教師和同學(xué)有一些自己的想法、見解及意見,教學(xué)秘書要將之傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),以便采取相應(yīng)的措施和對策,解決師生的實際問題。
2.2協(xié)調(diào)與溝通的作用
教學(xué)秘書的所作所為處處體現(xiàn)集體的形象,是教學(xué)單位的“窗口”。在工作中,教學(xué)秘書要與教務(wù)處、學(xué)工處、各個職能辦公室及各系之間聯(lián)系,尤其是本系的教師和學(xué)生。在這些關(guān)系中要學(xué)會有效地溝通。溝通是管理最為重要的組成部分。只有與人良好的溝通,才能得到他人的理解與支持,才能得到必要的信息,才能獲得他人的鼎力相助。協(xié)調(diào)是在溝通的基礎(chǔ)上進行的。教學(xué)秘書一方面要完成教務(wù)處、系領(lǐng)導(dǎo)所布置各項工作,另一方面要學(xué)會借助有效的溝通手段協(xié)調(diào)與各部門的關(guān)系,以及系與系之間的關(guān)系,建立起相互了解、相互合作、相互促進的融洽關(guān)系。更為重要的是經(jīng)常協(xié)調(diào)本系教師與學(xué)生有關(guān)教學(xué)的事宜,在協(xié)調(diào)中,擺正自己的角色位置,做到到位不越位,參與不干預(yù),出謀不決策,處處以集體利益為重,自覺維護系領(lǐng)導(dǎo)與本系的形象、聲譽。溝通、協(xié)調(diào)方方面面的關(guān)系,減少、消除不必要的沖突,使大家同心協(xié)力,步調(diào)一致地完成各項工作,如監(jiān)考教師的協(xié)調(diào);教師因病、因事等調(diào)課的協(xié)調(diào);公共教室的借用;各校區(qū)間教學(xué)活動安排的協(xié)調(diào);學(xué)生見習(xí)、實習(xí)時課程安排的協(xié)調(diào);各類考試監(jiān)考人員的安排,課表安排,教學(xué)任務(wù)下發(fā),等等。
3.從事高校教學(xué)秘書工作應(yīng)具備的素質(zhì)
3.1效率意識
效率意識直接影響著一個人的時間觀念,進而影響一個人的工作效率和生活效率,效率意識已經(jīng)成為現(xiàn)代人的重要素質(zhì)。效率意識是高校教學(xué)秘書必須具備的職業(yè)素質(zhì),自覺強化和倡導(dǎo)。秘書工作大多具有較強的時間性,如果對待工作不講究效率,對實際問題不能及時解決和處理,不僅會影響下一個環(huán)節(jié)的工作,而且會降低師生對辦公室的信任度。因此,在保證工作質(zhì)量的前提下,高校教學(xué)秘書工作都應(yīng)突出一個“快”字,做到一個“好”字,落到一個“實”字,這既是加強作風(fēng)建設(shè)的需要,又是節(jié)約工作成本的需要;應(yīng)提倡“馬上就辦”的精神,雷厲風(fēng)行,注重時效,做到招之即來、來之能戰(zhàn)、戰(zhàn)之能勝,實現(xiàn)工作的高效運轉(zhuǎn)。
3.2全局意識
秘書崗位盡管職責(zé)分明,但由于辦公室工作具有突發(fā)性、偶然性和特殊性,往往會有很多無定位、無定時的工作。遇到這種情況,就要求秘書人員從辦公室乃至學(xué)校的全局出發(fā),以大局為重,分工不分家,把個人和集體、局部和全局緊密聯(lián)系在一起,心往一處想、勁往一處使。通力與辦公室其他人員協(xié)作,把辦公室工作搞好。
4.改進教學(xué)秘書工作的幾點認(rèn)識
4.1提高教學(xué)秘書的思想品德素質(zhì)
教學(xué)秘書面對繁雜的事務(wù)性工作,應(yīng)具有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感,愛崗敬業(yè)。在工作中,本著為教師、學(xué)生服務(wù)的宗旨,不計較個人得失,兢兢業(yè)業(yè)、踏踏實實地工作,這也是做好教學(xué)秘書的關(guān)鍵。教學(xué)秘書要把崗位作為自己追求的事業(yè),事事高度負(fù)責(zé),一絲不茍,努力做到“干一行,愛一行,精一行”。
4.2健全的心理素質(zhì)
教學(xué)秘書最主要的日常工作是教學(xué)服務(wù),這就需要秘書具備較高的心理素質(zhì)水平,具有良好的心理平衡能力,忍受工作中出現(xiàn)的種種誤解、委屈、善于控制、調(diào)節(jié)自己的情緒,在工作中始終保持樂觀向上、熱情誠懇的心態(tài),保持一種從容不迫、不卑不亢的風(fēng)度,做到認(rèn)真仔細(xì),心胸坦蕩,豁達大度。
4.3增強服務(wù)意識
教學(xué)秘書大多數(shù)情況下是在默默工作,無私奉獻,極少有“出頭”、“露面”的機會,而對于千頭萬緒,紛繁復(fù)雜的工作,教學(xué)秘書必須有勇于吃苦、勇于奉獻的精神,把謙虛謹(jǐn)慎、任勞任怨作為一種永恒的美德。牢固樹立為師生服務(wù)的觀念,以踏實的工作作風(fēng)和勤勉的工作態(tài)度,以一種甘當(dāng)配角的精神,為院系、為學(xué)校服務(wù)。
4.4全面提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
4.4.1提高處理日常教學(xué)事務(wù)管理的能力
教學(xué)秘書應(yīng)熟悉本職工作的特點、學(xué)校有關(guān)教學(xué)管理的規(guī)章制度和院(系)的重要教學(xué)信息。
4.4.2增強組織協(xié)調(diào)能力
高校的教學(xué)管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要各部門團結(jié)協(xié)作才能完成。教學(xué)秘書應(yīng)學(xué)會協(xié)調(diào)院(系)與學(xué)校各部門、本院(系)教師與學(xué)生有關(guān)教學(xué)的事宜,并注意在協(xié)調(diào)中擺正自己的角色位置。同時,團結(jié)其他同志,發(fā)揚團隊協(xié)作的精神,保證本單位教學(xué)管理工作正常有序地開展。
4.4.3熟練運用現(xiàn)代辦公設(shè)備和科技管理手段
要學(xué)習(xí)、掌握現(xiàn)代化設(shè)備和高科技管理手段,熟練地運用電話、傳真、電子郵件、校園網(wǎng)絡(luò)等,及時、準(zhǔn)確搜集、發(fā)布有關(guān)教學(xué)管理信息,高效地處理教學(xué)管理事務(wù)。
5.結(jié)語
教學(xué)管理工作對于教輔人員來說,不僅是服務(wù)和協(xié)調(diào),更是一門科學(xué)和藝術(shù)。教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)意識體現(xiàn)在工作中要有良好的人際關(guān)系,有為人接受的組織能力和較強的親和力,要善于營造一個和同事和諧相處、和學(xué)生和睦共處的工作環(huán)境,為提高教學(xué)管理效益創(chuàng)造條件。主動高效地為學(xué)生、老師和領(lǐng)導(dǎo)提供各類教學(xué)信息;對常規(guī)管理工作早考慮、早研究、早動手,變被動性地工作為主動地工作,努力在被動中爭取主動,促進課程安排的優(yōu)化。因此,只有不斷提高自身的綜合素質(zhì),不斷增強自己的創(chuàng)新意識,教學(xué)秘書才能在日常教學(xué)管理中真正做到高效率與高質(zhì)量的統(tǒng)一。
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