《解放軍機關公文處理條例》(以下簡稱《條例》)規定軍隊機關公文有十二個文種,每一個文種都承載著軍隊機關工作的特定事務,在日常工作中公文寫作的好壞直接影響到軍隊機關的工作效率。公文的寫作從標題開始,明確、標準的公文標題是寫好軍隊機關公文的第一步,因而標題的規范化問題是公文寫作中值得重視的問題。《條例》第二章第十條第五款規定:“標題應當準確概括公文內容,根據需要標明發文機關名稱和公文種類。”2006年1月1日開始執行的《軍隊機關公文格式》中要求“標題用二號小標宋體字標識,位于紅色反線下空一行,分一行或者多行居中排列;回行時,做到詞意完整,排列對稱,間距恰當。”
上述標準是現行軍隊機關公文處理的法規性文件對于標題擬制提出的基本要求。考察現行軍隊機關公文寫作實踐案例,目前軍隊公文標題還存在著一些失范的形式,主要表現在以下幾個方面:
一是存在繁簡不合理的情況。一般在基層部隊的公文標題中我們常見一些正文短而標題長的公文,特別是一些剛從事公文寫作的同志處理公文標題容易出現這種現象。究其原因是過于重視在標題中完整表現正文意思,而忽略了公文標題要高度概括的基本要求,出現了標題繁長、頭重腳輕的現象。與之相反,還有一種情況就是正文長而標題過簡。這在通知、通報、請示這三類文種中表現得最為突出,它們通常正文較長,但標題則僅以“文種”出現。這樣既不便于閱讀,也導致公文寫作明顯失范,影響到公文的使用效力和嚴肅性。
二是存在文號入題的情況。在軍隊機關工作中,轉發上級機關來文的情況比較常見,我們一般采用轉發性通知來處理這類事務。在這類公文的標題寫作中,經常會見到被轉文件的發文字號出現在標題當中的情況,比如:《關于轉發總隊〔2010〕58號<××事故通報>的通知》,其基本形態可以總結為:關于轉發(批轉)+原發文機關名稱+被轉件發文字號+被轉件標題+文種。這種標題處理方式是不規范的。轉發性通知的標題與一般性標題一樣只需要完整概括正文基本內容即可,這類公文正文的主要文意是轉發文件并提出相關要求,因此在標題中標明事由(即轉發文件)和文種。上述標題的規范形式應當是:《關于轉發總隊<××事故通報>的通知》。這種情況也會出現在批復中。如:《關于對×公消〔2010〕79號文件的批復》,這類標題除了讓受文者了解這是一篇批復之外沒有起到任何概括文章正文內容的作用,這樣無論在公文流通還是歸檔整理過程中都會造成一定的不便。規范的寫法應當是:《關于勤務部署調整的批復》,或將原來能概括事由的請示標題(而不是文件發文字號)納入批復標題中,如:《復<調整中隊執行生產任務的請示>》,這兩種寫法都較好概括了文意,是規范的寫法。
三是文種標注混亂的情況。常見的失范問題集中在請示與報告的混標和“雙請示”“雙通知”的誤標這樣三個方面。首先,請示和報告是十二個機關公文文種中的兩個上行文,雖然行文方向一致,但使用情況大有不同。報告是陳述性公文,屬于備案性質,不需要批復,一般是事后行文;而請示是請求性公文,以請求答復為主要行文目的,作用在于“請求指示”,請示必須事前行文,并要求上級必須回復。因此,報告與請示不能混合使用。一些單位行文時常寫成《關于××的請示報告》,這種做法是不正確的。第二,在請示的標題中,容易出現“雙請”的不規范寫法,如:《關于請求修復執勤現場用復印機的請示》《關于請示組建×××邊防工作站的請示》等,其中期請性的動詞重復出現,造成語義重疊繁復,是不規范的寫法。同樣的問題也常出現在通知中,如:《××總隊關于轉發公安部關于加強×××工作通知的通知》,正確的寫法應當是:《××總隊關于轉發公安部關于加強×××工作的通知》。
以上標題寫作的失范問題會導致受文者獲取正文信息時出現偏差甚至障礙,勢必造成辦文耗時耗力,影響了機關工作的效率。遵照公文寫作的基本規律,本著公文寫作效率最大化地服務于機關工作的目的,我們將標題寫作的基本范式歸納為以下幾點:
一是簡明準確原則。標題應當用簡單精煉的詞匯高度概括正文內容; 標題的文字表述要準確傳遞正文的基本信息。
規范恰當的標題首先應當做到從實用的角度出發,簡單明了、便于閱讀。從構成軍隊機關公文標題的三要素,即發文機關、事由、文種的這三個要素來看,標題要簡明主要體現在對事由的歸納概括中。事由提煉如何做到簡明?這就要求公文草擬人員首先將撰文意圖、公文制發的目的及公文的主要精神、措施、辦法等這些基本信息把握清楚,然后才能在明確領會公文旨意的基礎上在標題擬制階段流暢表達文意,高度概括公文內容,寫出顯旨明意的好標題。
在簡練概括的同時,標題寫作還要做到準確無偏差。準確傳達正文信息是標題的根本目的,不能為了簡練而忽視標題旨意與正文主題的嚴密關聯。“公文的主題是公文作者通過文本內容所表達的行文目的、意圖,它回答公文要干什么的問題。”標題顯旨是法定公文表現正文旨意的基本形態,所以在簡明概括文章意思的基礎上,公文擬制者要檢查標題是否準確概括文章主旨,而在某些功能容易混淆的文種標題中一定標全文種,從而避免標題中的模糊性表述。
二是范式合理原則。公文標題的一般范式是“發文機關+事由+文種”三要素齊備的形式,而在實際運用中,可以依據公文特點對這三要素進行個別省略或倒裝的處理方法,依據文意合理選用規范的標題形式。
首先要根據正文的長短選用標題。對于在內容復雜、正文較長的公文標題上應明示公文的主要內容(事由),以便為受文者提供閱讀方便,迅速接受公文信息,這種情況選用三要素齊備的“完全式”。而內容簡單、篇幅簡短的公文,則可以選用“省略事由式”和“文種式”,既簡單明了,又與正文匹配。
其次要根據公文內容或事項的重要性選用標題。部隊公文中有的文種可以用來張貼、宣傳,如用于獎懲的通報、通令及用于授予榮譽稱號的命令等公文文種。這類公文的內容一般會在會上宣讀或者在宣傳欄張貼,用以教育部隊、激勵先進、懲前毖后。對于這類公文文種,標題可以選用省略發文機關或文種,以突出表現正文的主題思想和獎懲內容。如:《通報批評××××》的通報、《給××系學員×××記三等功》的通令等,前者省略了發文機關、文種前置,后者同時省略了發文機關和文種兩個要素,都凸顯了公文內容中的獎懲色彩,是恰當規范的處理方式。
三是用語規范原則。軍隊機關公文的行文具有嚴格的規范性,這不僅體現在正文的結構和內容有著規范的體式,也同樣體現在標題、署名、成文日期等這些公文組成項目當中。就標題而言,公文標題是公文表意的第一步,也是受文者把握文意的第一步。標題用語的規范直接關系到公文形態的嚴肅性和公文在流通辦理中的效力,因此必須使用嚴肅、莊重的語言。具體而言,就是公文標題用語應當使用規范的事務語體,杜絕出現口語化表述,這是公文標題用語規范的基本要求。
同時還需注意標題在擬制過程中不能出現為了追求簡練而造詞,或為追求雙句對仗體式而用語生澀,甚至產生語法錯誤的問題。在事由部分,盡量使用“關于”的介詞短語形式規范表述。規范的標題用語可以使題目一目了然、簡單明確,便于辦文者在標題中捕捉文意、把握信息。
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