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一、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)

1．進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置

選擇“文件”——“頁(yè)面設(shè)置”選擇“頁(yè)邊距”附簽，上：3．7厘米下：3．5厘米左：2．8厘米右：2．6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設(shè)置成“奇偶頁(yè)不同”,在該選項(xiàng)前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”；“字號(hào)”設(shè)置成“三號(hào)”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符；“每頁(yè)”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號(hào)字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁(yè)22行、每行28個(gè)漢字的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

2．插入頁(yè)號(hào)

選擇“插入”——“頁(yè)碼”，“位置”設(shè)置為“頁(yè)面底端（頁(yè)腳）”，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁(yè)碼設(shè)置。雙擊頁(yè)碼，在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式的短線；并將頁(yè)碼字號(hào)設(shè)置成“四號(hào)”；字體任意；奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字，偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。

3．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)制作

選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項(xiàng)，鼠標(biāo)將會(huì)變成“┼”，在wordXX版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個(gè)文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵——“設(shè)置文本框格式”，在這里來(lái)設(shè)置紅頭的屬性。

選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無(wú)填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”；寬度設(shè)置成“15．5cm”。注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”；垂直對(duì)齊：“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“2．5cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8．0cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。

選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡(jiǎn)體”，字號(hào)根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號(hào)，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

4．紅線制作

首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會(huì)變成“十”字形，左手按住鍵盤(pán)上的shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”；“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線”；“粗線”設(shè)置為“2．25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15．5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”，垂直對(duì)齊：“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“13．5cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。

5．文號(hào)制作

平行文文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋、居中顯示。

上行文文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字的距離；簽發(fā)人——三號(hào)仿宋字體；簽發(fā)人姓名——三號(hào)楷體、右空一個(gè)字的距離。

注：文號(hào)一定要使用六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法：選擇“插入”——“符號(hào)”——“符號(hào)”附簽，找到六角符號(hào)后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

6．主題詞制作

選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫(xiě)具體內(nèi)容：主題詞用三號(hào)黑體；主題詞詞目用三號(hào)小標(biāo)宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號(hào)仿宋。

7．保存成模板文件

單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認(rèn)即可）。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。要對(duì)該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”——“打開(kāi)”，找到相應(yīng)的模板路徑，若模板保存時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，然后單擊“打開(kāi)”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。

二、公文正文排版

1依據(jù)模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。

2制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來(lái)，但必須遵循以下國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：

標(biāo)題——二號(hào)小標(biāo)宋字體，居中顯示；主送機(jī)關(guān)——三號(hào)仿宋字體，頂格，冒號(hào)使用全角方式；

正文——三號(hào)仿宋字體；

成文日期——三號(hào)仿宋字體，右空四個(gè)字的距離，“○”和六角符號(hào)的輸入方法一致，不能使用“字母o”或“數(shù)字0”代替。

文號(hào)、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義的字體填寫(xiě)完整。最后，將紅頭、紅線、文號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。

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