崗位說明書，也稱崗位工作說明書，是表明企業期望員工做些什么、員工應作什么、應怎么作和在什么樣的情況下履行職責的匯總。很多企業由于缺乏準確的工作說明而付出了很大的代價，結果導致績效考核認為主觀色彩濃重，降低和打擊員工工作積極性，招聘工作“廣種薄收”效率低下，更嚴重的是使得員工培訓工作難以開展，缺乏針對性。
那么如何制訂崗位工作說明書呢？
首先要從工作分析入手。工作分析是對某工作進行完整的描述或說明以便為管理活動提供有關工作方面的信息而進行的一系列工作信息的收集、分析和綜合的人力資源管理基礎性活動。工作分析從以下八個要素著手(6W2H):
WHO:誰從事此項工作，責任人是誰，對人員的學歷及文化程度、專業知識與技能、經驗以及職業化素質等資格要求。
WHAT:做什么，即本職工作或工作內容是什么，負什么責任。
WHOM:為誰做，即顧客是誰。這里的顧客不僅指外部的客戶，也指企業每部的員工，包括與從事該工作的人有直接關系的人：直接上級、下級、同事、客戶等。
WHY:為什么做，即工作對其從事者的意義所在。
WHEN:工作的時間要求。
WHERE:工作的地點、環境等。
HOW:如何從事或者要求如何從事此項工作，即工作程序、規范以及為從事該工作所需的權利。
HOW MUCH:為此向工作所需支付的費用、報酬等
工作分析是一項復雜的系統工程。企業進行工作分析必須統籌規劃，分階段、按步驟地進行。進行工作分析通常使用的的方法有：問卷調查、總結分析、員工記錄、直接面談、觀察等方法。
有了工作分析結果以后，我們就可以著手制定工作崗位說明書了，大多數情況下，崗位說明書應該包括以下的主要內容：
1. 工作識別，包括工作名稱、部門、匯報關系、工作編號等等。
2. 工作分析日期：目的是為了避免使用過期的崗位說明書。
3. 工作概述：簡要說明工作內容。
4. 崗位責任：包括直接責任與領導責任（非管理崗位則沒有此項內容）。
5. 工作規范：即從事該項工作所必須具備的基本資格條件。主要有學歷、個性特點、體力要求以及其他方面的要求。
工作說明書最好根據公司的具體情況進行制定，而且在編制時，要注意文字簡單明了，使用淺顯易懂的文字；內容要越具體越好，避免形式化網書面化；隨著公司規模的不斷擴大，崗位說明書要在一定的時間內必須給予修正和補充，以便與公司的發展保持同步。
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