1．人員就座
有關各方人員進入簽字廳，在既定的位次上各就各位。雙方簽字人員要大體相當，最好是出席會談的全體人員，除主簽人員以外，有時還請更高級別的領導人員出席簽字儀式，以示重視。
2．正式簽署合同文本
通常的做法，首先，簽署己方保存的合同文本，再接著簽署他方保存的合同文本。
商務禮儀規定：每個簽字人在由已方保留的合同文本上簽字時，按慣例應當名列首位。每個簽字人均應首先簽署已方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字。這一做法，在禮儀上稱為“輪換制”。
輪換制的目的是在位次排列上，輪流使有關各方均有機會居于首位一次，以顯示機會均等，各方平等。
3．交換文件
此時，各方簽字應熱烈握手，互致祝賀，并相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆，以作紀念。全場人員應鼓掌，表示祝賀。
4．祝賀
交換已簽的合同文本后，雙方簽字人當場干上千杯香檳酒，是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。
在一般情況下，商務合同在正式簽署后，應提交有關方進行公證，此后才正式生效。
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