核稿是文件草稿在呈送上司審批簽發(fā)之前，對(duì)文稿進(jìn)行審核把關(guān)。核稿是提高公文質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其任務(wù)是對(duì)文稿從內(nèi)容、文字到體式等方面進(jìn)行全面審核檢查。這項(xiàng)工作由富有工作經(jīng)驗(yàn)、文字水平較高的文書工作人員或秘書負(fù)責(zé)。通過這一環(huán)節(jié)的工作，目的要使文稿的缺點(diǎn)和問題及時(shí)得到改正，保證文件質(zhì)量，節(jié)省上司在審稿時(shí)所花費(fèi)的時(shí)間和精力，為上司最后簽發(fā)打下良好的基礎(chǔ)。因此，核稿把關(guān)工作必須嚴(yán)肅、認(rèn)真、細(xì)致，字斟句酌，反復(fù)推敲，切忌粗心大意，不負(fù)責(zé)任。
核稿主要是做好如下幾項(xiàng)工作：
1）把好行文關(guān)。
一個(gè)文件從擬稿到發(fā)出，不僅要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)，耗費(fèi)很多人力、物力，而且收文企業(yè)還要進(jìn)行處理。如果把毫無必要的文件發(fā)出去，將造成不應(yīng)有的浪費(fèi)；如果通過電話或口頭商量就可以解決問題，大可不必再作文章。因而，首先要本著精簡(jiǎn)文件的原則，確定是否有無必要行文，以防濫送文件，具體來講：
可發(fā)可不發(fā)的文件一律不發(fā)。凡有通過深入實(shí)際調(diào)查研究、督促檢查、當(dāng)面處理、電話聯(lián)系能解決的問題，就不要再另外行文。
凡有關(guān)會(huì)議已經(jīng)安排部署，一般就不要再另外行文。考“試大整理
2）把好內(nèi)容關(guān)。
任何文件都應(yīng)做到觀點(diǎn)正確，符合實(shí)際，有的放矢，切實(shí)可行。因此，對(duì)文件的全部?jī)?nèi)容必須認(rèn)真審核，檢查文件標(biāo)題是否能概括內(nèi)容，所反映的問題是否準(zhǔn)確，理由是否充分，材料與觀點(diǎn)是否統(tǒng)一，措施意見是否具有可行性，涉及有關(guān)方面的問題是否協(xié)商一致，前后之間有無矛盾、疏漏，與本公司以前的有關(guān)文件是否銜接等等。不能把內(nèi)容空洞、不切實(shí)際、執(zhí)行不通，甚至前后不一、自相矛盾的文件發(fā)出去。
3）把好程序關(guān)。
行文應(yīng)按程序辦事，必要的程序不能簡(jiǎn)化，對(duì)程序沒有走到或逆程序的文稿，要按規(guī)定辦理，完善程序。比如，有的事情需經(jīng)特定的會(huì)議討論決定，未經(jīng)會(huì)議協(xié)商不能行文；有的文件需要事先報(bào)請(qǐng)上司批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不能擅自發(fā)文；還有的文件涉及有關(guān)部門工作內(nèi)容，需要進(jìn)行協(xié)商會(huì)簽，并取得一致意見，方可行文，等等。
4）把好文字關(guān)。
任何文件的內(nèi)容都必須通過文字來表達(dá)，如果文字表達(dá)不準(zhǔn)確，就會(huì)降低文件的效用，甚至產(chǎn)生歧義或差錯(cuò)。因此，要檢查文稿的文字是否全面、準(zhǔn)確地表達(dá)了所要反映的意圖；是否簡(jiǎn)明扼要、通俗易懂，有無空話、套話；是否合乎語(yǔ)法、邏輯嚴(yán)密，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用是否正確；語(yǔ)氣、措詞是否得體；所涉及的數(shù)字、人名、地名和其他專用名詞有無錯(cuò)漏。
5）把好文體格式。
文件的格式要符合規(guī)范化的要求，核稿進(jìn)要檢查文種使用是否得當(dāng)，標(biāo)題是否缺項(xiàng)，附件、引文等是否注明，數(shù)字、名稱的表達(dá)是否前后一致，時(shí)間、專用術(shù)語(yǔ)寫法是否規(guī)范，等等。
6）通過核稿發(fā)現(xiàn)的問題，主要采取以下方法處理。
核稿人認(rèn)為沒有必要行文，應(yīng)提出意見，征得擬稿人員同意后，退回處理。
文稿涉及有關(guān)負(fù)責(zé)部門，但不是部門負(fù)責(zé)人簽字的，應(yīng)完善協(xié)商。
對(duì)于文稿中的重大問題需作修改時(shí)，核稿人應(yīng)提出意見，退回修改。
對(duì)于文稿中的一般性問題需作修改時(shí)，可由核稿人修改后征求擬稿人意見，或者與擬稿人共同研究修改。
對(duì)于文字技術(shù)方面的改動(dòng)，在不傷原意的基礎(chǔ)上，由核稿人負(fù)責(zé)修改。
總之，文稿在經(jīng)過全面審核修改，認(rèn)為沒有問題之后，核稿人方可簽署意見呈送上司審批、簽發(fā)。
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