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現(xiàn)代秘書的信息觀念，是指秘書人員對信息的初步認識以及在秘書工作實踐活動中形成的對信息價值的總體印象。比如對待信息技術(shù)和信息工具的觀念，秘書人員如何看待信息技術(shù)，如何認識信息網(wǎng)絡(luò)的功能，這就是衡量信息觀念先進與否的一個具體標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，大多數(shù)秘書人員認為，互聯(lián)網(wǎng)和各種局域網(wǎng)既是一種新的認識工具，又是一種新的交流工具，還是一種新的生產(chǎn)力，秘書工作只有同網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來，才能產(chǎn)生新的生機和活力。但是也有相當(dāng)一部分秘書人員對信息有一種神秘感，對網(wǎng)絡(luò)不感興趣，這就是信息觀念上的巨大差異。目前，國際互聯(lián)網(wǎng)已遍布我國城鄉(xiāng)各地，如果秘書人員具備先進的信息觀念，積極地去了解、使用網(wǎng)絡(luò)，就可大大提高工作效率，減少很多不必要的重復(fù)勞動。現(xiàn)代秘書良好的信息觀念，在本質(zhì)上就是尊重知識，崇尚科學(xué)，終身學(xué)習(xí)，善于接受新生事物。

在具備良好的信息觀念的基礎(chǔ)上，現(xiàn)代秘書人員還應(yīng)具備強烈的信息意識。信息意識是指秘書人員對秘書工作信息的感覺、知覺、情感、意志等心理品質(zhì)。具體表現(xiàn)為對信息是否具有特殊的、敏銳的感受力和持久的注意力，也就是指秘書人員對信息的敏感程度。現(xiàn)代秘書強烈的信息意識，首先表現(xiàn)為能夠敏銳地感受到社會信息的變化對秘書工作帶來的不利和不利影響。秘書人員具有強烈的信息意識，就會積極主動地挖掘、搜集、利用有利于領(lǐng)導(dǎo)決策和秘書工作開展的各種信息；

現(xiàn)代秘書的信息能力是指秘書人員在從事秘書實踐活動中所應(yīng)具備的對于秘書工作信息的搜集、理解、分析、處理的能力。它主要包括五個方面的內(nèi)容：一是信息的獲取能力。秘書人員除了充分利用好組織建立的各種內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)以外，還應(yīng)掌握并建立自己的常規(guī)信息渠道，善于開發(fā)新的秘書工作信息資源，并及時、準(zhǔn)確、全面地獲取所需要的信息。二是信息選擇的能力。信息時代，人們每時每刻都在面對著滾滾而來釣信息，信息垃圾、信息干擾、信息焦慮很難避免，而這些往往會影響領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策，因此，秘書人員必須學(xué)會準(zhǔn)確無誤地理解、識別、判斷、篩選所遇到的信息，以達到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的。三是信息預(yù)測的能力。是指秘書人員在現(xiàn)有信息的基礎(chǔ)之上對未來的一種推斷和預(yù)見，它對秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策具有決定意義。四是信息處理能力。即對所感知、選取和獲得的信息進行深加工的過程，具體來講就是對信息進行綜合分析、整理排序、歸類處理等工作。五是信息的運用能力。是指秘書人員在獲取和處理信息的基礎(chǔ)之上，把自己的思想和見解融入其中，并通過恰當(dāng)?shù)那腊堰@些信息傳遞給他人，與他人進行交流與共享，這是信息工作的最終目的。在信息時代和知識經(jīng)濟的大背景下新的學(xué)科不斷涌現(xiàn)，有資料顯示，全世界傳遞的信息量以每天近百億信息單元的速度遞增，并以5％一20％的加速度不斷發(fā)展。近30年來，人類生產(chǎn)的信息己超過過去5000年的信息量總和。英國技術(shù)預(yù)測專家詹姆斯·馬丁也做出了同樣的結(jié)論：人類的知識在19世紀(jì)是每50年翻一番，20世紀(jì)70年代是每5年翻一番，而近十年是每3年翻一番。在這種情況下人們不能掌握一種快捷的獲取信息的途徑將是非常可怕的。

要具備以上五種能力，必需一定的信息知識做鋪墊。秘書人員的信息知識應(yīng)該包括三個部分：一是信息文化知識。即具有基本的科學(xué)文化常識，對信息概念能正確地理解和應(yīng)用，對信息技術(shù)的發(fā)展和變化有一定的了解，對信息文化的影響與走向有所把握。特別是對信息網(wǎng)絡(luò)文化要能正確地理解。二是計算機和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)常識。現(xiàn)代秘書人員要突出信息技能的教育和訓(xùn)練，這是秘書人員能夠不斷獲取新知識的基本工具。信息技能發(fā)展變化快，知識含量和技術(shù)含量高，學(xué)習(xí)掌握起來具有一定的難度，秘書人員應(yīng)下大力氣掌握它。當(dāng)前，一個優(yōu)秀的秘書人員應(yīng)具備的信息技能應(yīng)達到以下兩個目標(biāo)：第一是進一步掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。第二是掌握基本的軟件操作，如數(shù)據(jù)庫軟件；通用的辦公自動化軟件，包括文字處理工具，多媒體工具，網(wǎng)頁制作工具等；通訊軟件，如E—mail的傳送管理，遠程信息查詢，上傳與下載等。目前電子商務(wù)與電子政務(wù)方興未艾，只有熟練掌握這些技巧，才可能迅速抓住所需要的信息，更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。1997年，加利福尼亞的網(wǎng)絡(luò)組件生產(chǎn)商西斯科公司，利用互聯(lián)網(wǎng)做成了2億美元的交易，占其總銷售額的40%，不僅如此，這家公司還借助數(shù)字化的銷售渠道一年節(jié)省經(jīng)費4億美元。在我國，也有60％以上的大型企業(yè)．30％的中小型企業(yè)己經(jīng)開展或不同程度地使用電子化手段，開始電子商務(wù)的嘗試。三是一定的外語和法規(guī)知識。目前在秘書學(xué)領(lǐng)域中關(guān)于秘書人員的綜合素質(zhì)的探討中，都非常重視秘書人員多元化的才能和溝通能力，要求秘書人員至少懂得兩國甚至三國以上的語言，這不僅是秘書人員交往范圍擴大提出的高要求，也是秘書人員做好信息工作的基礎(chǔ)。因特網(wǎng)上90％以上的信息是用英語來傳遞的，我們使用的計算機系統(tǒng)和應(yīng)用軟件，大多都是用英文編寫的，因此，要更好的表達思想、接受和了解新技術(shù)、新信息，就必須掌握一定的外語知識。另外，由于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用而產(chǎn)生的一些法律問題，也應(yīng)引起秘書人員的關(guān)注。比如使用計算機網(wǎng)絡(luò)要遵循我國現(xiàn)己出臺的有關(guān)法律，使用各種數(shù)據(jù)與信息，要合乎國家的有關(guān)法規(guī)，尤其應(yīng)嚴格遵守保密法規(guī)，防止失密、泄密問題的發(fā)生。

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