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會務保障制度
第一章 會議基本知識
會議的概念與構成要素
一、會議的概念
會議，是指在遵守一定國家法律和遵循一定會議規則的前提下，圍繞一定的議題，3個人以上（包括3個人）在一起共同商討（商議）問題，以便達到或互通情況，或交流思想，或得出結論，或達成協議，或作出決議（決定）等有目的、有組織、有領導的集會。
這個概念內涵比較豐富，有6個方面的內容：一是會議的召開必須合法（或合乎一定的會議規則），二是會議必須有一定得議題，三是會議必須有一個最低人數臨界點，四是與會人員有平等地發表意見的機會，五是會議的目的（有多種目的），六是要有組織有領導的舉行會議。以上6個方面正是會議的基本特征和基本特點。
二、會議的構成要素
任何一個會議，都是由一定的要素構成的，缺少某些要素，就不成會議。
（一）會議要素分類
1、形式要素
會議名稱、會議地點、會議時間、與會人員、會議方式。
2、內容要素
會議準備、會議開始、會議進行、會議結果、會議決定的貫徹落實。
3、財務要素
會議經費、會議設備、會議服務設施。
（二）最基本的會議要素
在各要素中，與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點是最基本的要素，其中又以會議議題為核心。因為議題決定與會人員、會議、會所及程序等其他要素。
三、會議的特征
（一）目的性
（二）群體溝通性
（三）組織計劃性
（四）交流方式多樣性
四、會議的分類
按照會議的性質劃分
1、大會
2、專業性會議
3、代表大會
4、論壇
5、專家學術研討會
6、講座
7、研討會、討論會
8、小組討論會
9、專家討論會
10、展覽會
11、展示會
12、會議
五、會議的工作原則
1、必要性
2、目標性
3、高效性
4、節儉性
第二章 會務工作
會務工作的基本內容
會務工作就是會務人員為開好會議而進行的各種具體事務性工作。會務工作有廣義和狹義之分。廣義的會務工作包括會務人員在會前、會中、會后所從事的一切工作。狹義的會務工作僅僅是指和會議生活有關的事務性工作，通常包括購買會議用品、布置會場、會議接待、與會者的食宿的安排、會議用車的調配、會議醫療保健、文化娛樂和會議用品的清退等。
會務工作的總任務是：會前，要認真負責地做好會議的籌備工作；會間，要嚴密、準確地組織好各項活動，熱情周到地搞好服務工作；會后，要妥善地處理好有關事宜。
會務人員服飾儀容禮儀
一、儀表儀容的含義
儀表即人的外表，包括容貌、姿態、服飾3個方面。儀表美是對一個人全方位的評價，是形體美、服飾美、發型美的有機綜合。儀容主要是指人的容貌。儀容儀表是一個人精神面貌的外觀體現，它與一個人的道德修養、文化水平、審美情趣和文化程度有著密切的關系，是人際交往中一個不可
忽視的因素。
儀表禮儀包括：(1)衛生
(2)服飾
(3)言談（禮貌用語）
(4)談話姿勢（站姿，坐姿，走姿）
著裝的TPO原則：(1)與時間相適應
(2)與地點相適應
(3)與場合相適應
言談舉止禮儀
1、禮貌用語的基本要求：(1)態度誠懇、親切
(2)用語謙遜、文雅
(3)聲音大小適當，語調平和沉穩
2、文明舉止：(1)手勢
(2)微笑
(3)站相和坐相
會議服務人員禮儀是行業的從業人員應具備的基本素質和應遵守的行為規范。主要是會務服務和接待，如何樹立強烈的會議服務意識，始終保持一個良好的與會議環境，進一步增強了會議服務意識，始終保持一個良好的與會環境，進一步增強了與會人員對我們會議室的滿意程度，要努力發揚單位服務文化，不好的一面就要積極改正。
會議服務人員禮儀行為規范著裝要求：
1、衣著應以穩重大方，整齊清爽，干凈利落為基本原則。
2、服裝要求得體、協調、整潔、悅目。
3、上衣和褲子、領帶、手帕、襪子、鞋子等最好能相配，服裝大小合身，符合季節。
4、衣服要熨平，皮鞋要擦亮。
5、男士穿長褲，不可穿露趾鞋或涼鞋，不可不穿襪子。
6、女士要化淡妝，勿戴過多飾品，辦公室女士穿裙子應同時穿過膝的長襪，不宜穿領口低的衣服，超短裙或皮短裙。
7、個人衛生：男士不留長發長須，女士不化濃妝，著裝整潔得體。
8、注意口腔衛生，與人交流時口腔中不應有異味或口中含有異物。
9、與人交談時要誠意，熱情，語言流利，準確；除了來訪者是同鄉或其他及其特殊情況下可以使用方言外，一律講普通話。與人交談時切勿用手或手中握的物件指向別人。
10、交談中善于傾聽，不要隨便打斷別人，或東張西望；勿魯莽提問，或問及他人隱私，避免賣弄機智和學識，不要言語糾纏不休或語帶譏諷；更勿目無他人，出言不遜。
會議服務人員禮儀舉止、行為
1、服務時，應保持良好的精神狀態，精力充沛，精神飽滿，樂觀進取。
2、對與會者或同事要有熱情，對工作處理要保持頭腦冷靜，微笑可以使別人忘記煩惱，留給別人良好的第一印象。
3、熱情誠懇地對待與會者，不以貌取人。應在事先定好的會議時間內等候，若賓客提前到來，有報紙或者刊物等，可以給對方先閱讀。
4、未經與會者或他人許可，不得翻閱他人的物品。
5、開關門窗應小心，避免動作幅度過大。
6、墻上勿隨意釘勾和懸掛物品，張貼物應整齊、美觀。
7、會議場地應保持整潔、無污染，桌面和桌下請勿放置雜物。
8、會議場所工作時間內，禁止吸煙，除了來者有特殊要求外。
9、見到賓客，要主動招呼，不能視而不見。與賓客相遇要點頭致意并主動讓路，不能與賓客搶道并行；如有急事要超過前面行走的賓客，要先致歉，然后加快步伐超越。
10、會議期間不準接打私人電話，不準嚼口香糖，必要時可以漱口。
11、喝水時要在賓客看不到的地方，盡量背身。
12、必須保持站立站直，不得依靠它物，在賓客活動區域任何時候服務員都不得坐在椅子上。
13、行走時注意不要撞賓客椅背，以免打擾賓客。
14、在會場內不得跑步，應用輕快地步伐，堅持三輕。（輕拿，輕放，輕聲）
15、不準粗言穢語譏諷賓客或對賓客不理不睬，當賓客對某項保障提出疑問或者認為事情做的不對時，不要與之爭辯，盡量解釋清楚，必要時請主管出面解決。
16、當賓客和上級經過時，應點頭致意或問好。
17、凡在通道中遇到賓客或領導的，應站在旁邊讓路，不要與賓客或領導爭路。注意右側通行。
18、遵守單位管理規定，愛護公物。
會議禮儀是服務員和賓客建立良好關系、留下深刻印象的重要工具和途徑。語言和思維的物質外殼，它體現服務員的精神涵養，態度性格，賓客能夠感受到的最值得肯定的服務本領。這就需要服務員具有敏銳的觀察能力，并把這種潛在的需求變為及時的實在服務。
第三章 會務接待服務規范
一、會前準備
1、對會議室進行檢查，保潔。
（1）確認會議室音響、燈具等設備的完好，發現故障及時向相關部門報修，保證會議使用。
（2）做好會議室的保潔、整理，達到《會議服務工作標準》的要求。
2、按會議要求，準備合格的會議用品，在開會半小時前準備好開水、茶葉、小方巾和會議桌上的紙、筆。(具體視情況而定)
3、根據會議要求進行擺臺，對會議室進行通風和氣味處置。
4、準備工作結束后，進行會前的全面保潔和安全檢查情會議主辦單位確認。
5、關閉會議空調，關閉會議室門。
二、會中服務與會后清場
根據《會議服務工作標準》，進行會中服務和會后清場，并對以下會議服務情況進行檢查
1、人員儀表：保持個人衛生，常修指甲，頭發梳洗干凈，整齊，不染發；化淡妝，不濃妝艷抹，手上飾物盡量少帶。
2、準備工作：會前一小時再次進行核對，并將前一天中無法準備的物品補齊（如開水等），打開會議廳（室）→調整小環境（空調、燈光、氣味等）→檢查擺臺、物品準備保潔→準備開水、茶包、毛巾等。
3、人員到崗：會場管理員應在會議前一小時到崗，對服務工作及程序向會議服務員作出明確的分工，講明注意事項，然后對會議要求事項做最后檢查（包括會場布置、主席臺布置、簽到桌、鮮花、指示牌、進出路線、環境衛生等情況）。
4、迎送服務：會議服務員應在會前一小時按要求著工作服上崗，站在會場入口顯要位置，臉帶微笑，指引客人進入會場。
現場服務
1、會場管理員應在會議主辦方負責人到來時，主動上前與其進行聯系，問清會議是否有其他要求，并加以落實。
2、如無特殊情況，服務員應在客人落座后倒水。大型會議中，服務員也可在會前10分鐘將主場茶水倒滿，會議開始后每隔10-15分鐘對主場進行續水，并做好續水時間記錄，會議時間超過1小時更換一次小毛巾。
3、會議服務員在會議開始后將會場門關上，站在會場一角觀察會議進展，對突發事件進行及時處理，必要時先匯報會場管理員，在進行處理。
4、會議結束，服務員應立即打開會場大門，在門外站立，微笑送客。
會后清場
1、檢查會議廳（室）是否有客人遺失的物品，如有遺失應立即還送給客人，如未能及時送還，應上繳給會場辦公室妥善管理，做好記錄，同時立即通知會議主辦單位。
2、檢查會議室及相關的物品是否有缺失或損壞，及時報告會場管理員，協助追補損失，做好記錄。
3、物品歸還，清理租借、調用的物品，檢查有無缺失或損壞，清潔后歸還，做好相應記錄。
4、清場保潔：回收可重復使用的會議用品，清點數量并記錄，清潔桌椅、地面等，將座牌、桌椅等歸位。
5、關閉會議廳（室）：包括音響、空調、燈光、門。
三、對上述各項工作實行檢查制度
1、一般小型會議由會議服務人員自查，對照會議要求，落實服務細節，會場管理員全面檢查，協調服務環節，跟蹤客人的服務要求，落實服務細節，后保中心領導應對會場布置，設備情況，服務程序包括人員進行抽查。
2、重要會議和大中型會議由會場服務人員自查，對照會議要求，落實服務細節，會場管理員，后保中心領導要先后進行全面檢查，協調服務環節，跟蹤客人的服務需求，落實服務細節，局領導對會場布置、設備情況、服務程序包括服務人員進行抽查。
3、對各項檢查做好記錄，時時傳遞，以便相關部門及時改進，提供高效、快速的會議服務。
四、會后總結
1、會議服務人員主動聽取會場管理員等相關人員的意見和建議并記錄。
2、會議管理員負責進行總結，對重大問題提出整改措施和處理報告。
會議保障中心工作制度
為了會務保障工作更好的開展，以及會務保障人員保障能力的進一步提高，規范會務人員按規章制度工作的良好氛圍。特制定具體明細如下：
1、以人為本，服務至上，增強全體工作人員的能力素質和提高整體工作水平。
2、一如既往地做好會議通知、大型會議登記工作，搞好會務服務，確保會議圓滿成功。
3、執行周末人員值班制度，如遇周末領導開會，當班人員必須到場進行會務保障,認真細致,準時準點。
4、會務人員服從安排，實行工作規范化。分清角色,做好自己份內的事情,不去干涉或交替他人的工作。
5、實行對會務人員“高看一格”、“嚴管一層”，工作其間，無特殊情況不能離崗，需離崗工作的要事先打好招呼，說明去向。
6、衛生方面，檢查標準為四個“清一色”。地板無臟物（煙頭、紙屑、痰跡），桌面無塵跡、水跡，椅子擺放整齊有序，工作間整齊不臟亂。
7、桌牌、指示牌。會議結束后立刻將牌子歸放原位，歸還時間為半天。
8、借物、領物。借用、領用物品一律填寫表格備案。
9、請假。有事情外出必須請假，不得讓他人替請，必須由本人請假。無特殊原因不得請假，請假須說明原因及歸隊時間。
10、注重自身素質的提高，努力做到政治上“強”、業務上“精”、作風上“實”，悉心辦事，虛心辦事，細心辦事。
11、以人為本，知人善用，注重培養，充分運用人力資源，盡量使每名人員都能獨擋一面。
會議保障中心工作職責
一、會務中心負責人崗位職責
（一）主持會議服務的全面工作，組織帶領會務全體人員按
時按質完成會議服務工作任務。
（二）確定會務中心公共會議室的日常使用保障方案。
（三）組織、指揮、監督、管理會務全體人員的日常工作。
（四）對會務工作人員進行教育、培訓、管理和考核，向主管部門提出人員使用建議。
（五）落實各會議室設施設備和用具用品的管理責任，確保各類物資不出現非正常損失和丟失情況。
（六）加強會議服務質量的監督、管理，確保會議服務工作不出現缺位和失誤情況。
（七）堅守崗位，不在工作期間會客、聊天、辦理個人私事、從事與工作無關的活動。
（八）做好會場使用登記、組織協調工作。
（九）及時主動征求辦會單位對會議服務的意見，不斷改進服務工作，提高服務水平。
（十）做好各會議室安全、監督工作，防止出現火災、觸電、丟失等事故。
（十一）完成領導交辦的其它工作任務。
二、會務中心會務組組長職責
（一）配合會務中心負責人日常工作事務，帶領會務人員按
時按質完成會議服務工作任務。
（二）對會務工作人員進行日常的培訓及會議工作輔助，向會務中心負責人提出人員使用建議。
（三）落實各會議室設施設備和用具用品的管理責任，確保各類物資不出現非正常損失和丟失情況。
（四）配合會務中心負責人加強會議服務質量的監督、管理，確保會議服務工作不出現缺位和失誤情況。
（五）堅守崗位，不在工作期間會客、聊天、辦理個人私事、從事與工作無關的活動。
（六）做好會場使用登記、組織協調工作。
（七）做好會務人員日常的儀容儀表著裝檢查工作。
（八）完成會務中心負責人或主管部門交辦的其它工作任務。
三、會議室音像設備操作人員崗位職責
（一）刻苦鉆研音控和多媒體使用業務技能，熟練操作音像設備，及時準確可靠地播放會議內容。
（二）熟悉和掌握音像設備的性能、工作原理和操作使用方法，切實做好音像設備的操作、維護、維修和保養工作。
（三）及時主動了解所服務會議的內容、議程、起止時間和音像服務具體要求，提前調試好音像設備，保證會議召開時正常使用。
（四）會議結束后，要認真檢查音像設備運行情況，確認設備無異常后，按操作規程停機關電，將設備復位。
（五）做好音控室設備和各類用品用具的安全管理工作，隨時檢查和排除安全隱患，確保音控室設備和其它物品安全。
（六）協助會場服務人員做好會場布置和清掃保潔工作。
（七）負責音控室所在會議室照明燈和空調的開關工作，做好會議室照明燈和空調日常維護、維修的協調配合工作。
（八）完成領導交辦的其它工作任務。
四、會議服務人員崗位職責
（一）熟悉各類會議室、侯會室的基本情況和會場服務用品、設施設備的擺放位置及操作使用方法，能適應每個會場的服務工作。
（二）主動了解和掌握會議服務禮儀知識，并能在實際工作中正確運用。
（三）按照會議規范服務的要求著裝打扮，隨時保持整潔、端莊、大方、文明、和藹的自身形象。
（四）及時了解和掌握所服務會議的名稱、地點、起止時間、程序、參會人數、會場服務的具體要求，有針對性地做好準備工作。
（五）按標準做好會議服務工作。會前，要搞好會場清潔衛生，擺放好會場設備和會議服務用品，適時適度開啟照明燈、空調；會中，要適時做好泡茶、加開水等服務工作；會后，要主動征求辦會單位的意見、建議，及時整理和打掃會場、清理回收會議用品，對茶杯和毛巾進行清洗及消毒，關閉空調、照明燈、開水器電源和會場門窗。
（六）負責所服務會場設備（不含音像設備）和用品的管理，做好會場的防火、防盜、防觸電等安全管理工作。
（七）完成領導交辦的其它工作任務。
會議接待服務工作標準
一、擺臺用品
工作間：準備毛巾，飲水機，托盤，開水瓶等會議用品。
1、毛巾
毛巾要松柔、潔白、無異味，使用前須進行消毒并要折疊成方形。
2、開水瓶
使用前檢查是否有破損，表面要保持潔凈，無茶垢。
3、擺臺物品：會議桌、會議椅、茶杯、水杯、杯墊、毛巾碟、開水瓶、座牌等，茶杯要潔凈無破損，如有礦泉水，茶杯應墊上杯墊放在礦泉水的右邊與之平行，茶杯及杯蓋的標志應正對著與會人員的位置，且杯耳位于與會人員的右手，使用前要進行一小時的消毒，茶杯的布置應使前后左右都成一線。毛巾碟要潔凈無破損，應放在茶杯的左邊與之平行，毛巾碟的位置應使前后左右都成一線。座牌要光潔，無刮痕且無破損，應放在正對著與會人員的位置，座簽的擺設要跟桌面平行,且跟桌面的頂端距離2CM,座簽的擺設應使前后左右都成一線。
二、主席臺布置
1、根據主辦單位或工作的要求，擺放水杯或茶杯及鮮花
2、講臺布花，大小適中。
三、聽眾席布置
1、根據會議工作單的會議人數確認會議所需桌，椅數并擺成形。先步桌椅，再定椅位，再擺會議用品。桌面布置要求：茶杯（礦泉水）擺在會議桌的右上方，杯柄朝右，毛巾碟擺在會議桌右上方，在茶杯的右方并與茶杯成一直線，用繩子拉直校對桌線是否整齊并加以調整。
四、花草布置(與主辦方協調)
1、主席臺下的花草顏色要與背景板顏色諧調。
2、質量標準：觀葉植物須葉面光澤，形態優美，生長健康，盆景造型藝術化，有較高欣賞價值，草花應色彩鮮艷，生機勃勃。
3、布置要求
會議設有主席臺時，主席臺下放一排植物，鮮花可以擺成直線形，弧形，舞臺兩側放高大的植物。
4、如主辦單位有明確要求，則按主辦單位要求布置。
五、簽到桌布置
根據主辦單位需要，擺小型花盤，布“簽到處”牌，設會議椅。
六、檢查程序
擺臺時，服務員、會場管理員須檢查以下內容：
1、杯具、用具是否干凈，無破損，擺放整齊。
2、桌椅擺放是否干凈、整齊、地毯、講臺有無污跡。
3、鮮花、觀賞植物是否到位，有無枯萎，花盆是否干凈。
4、燈光及空調是否完好，燈具不亮時應通知維修，有投影儀的會議應根據主辦單位需要關燈，并檢查服務員的操作。
5、檢查電視電話會議其他設備是否到位，是否符合會議要求，及時電話通知音響等保障安裝設備（一般不遲于會議開始前半天），如果時間較緊張，可考慮同步進行，要注意現場協調安排。主辦單位須會前測試設備或彩排節目，須在會議工作單上注明時間、地點、項目等。
七、會議現場服務標準
會前準備
1、會前1小時，會議服務員打開會議場所門，燈光、空調、按主辦單位要求做好準備。
2、音響等保障人員到位，檢查設備，開啟音響。
3、會場管理員提前一小時到場再次檢查，及時協助業務部門與主辦單位的溝通，處理問題。
會前服務
1、會議服務員應在會前一小時按要求著工作服上崗，站在會場入口的顯要位置，臉帶微笑，指引客人進入會場。
2、隨著與會人數的增多，抽調部分服務人員協助主辦單位入座。
3、分別為主席臺人員和與會的其他人員分發小毛巾或濕紙巾（主席臺或重要賓客），斟倒茶水。
4、規范操作：斟茶時，先主位，再副主位， 依此類推，前排以后可以從一側開始一次倒茶水，為與會者倒水時，要站在與會者右后側，將茶蓋翻放在桌上，以確保衛生。然后拿起杯子倒水，茶杯要拿到與會者身后斟倒，以免擋住與會者的視線，主席臺上配置礦泉水時，要根據主辦單位需要配置相應水杯。
會中服務
1、會議開始時，關閉各通道門。
2、會議自始至終，服務人員必須根據要求，站立在會場內合適位置待命，不得擅自離場，因會場面積限制活會議保密需要，服務員應待立會場門外服務。
3、會議進行過程中，剛開始時，一般5-7分鐘添水一次，以后一般10-15分鐘添水一次，主要根據主辦單位的情況而定，添加茶水時要求服務員動作敏捷、輕盈、盡量不發出聲音。
4、主席臺人員如超過半小時未飲用茶杯的茶水，根據需要更換一杯新的熱茶水，使用演講臺時，每更換一次演講人，需更換一次茶杯或水杯，更換時要使用托盤。
5、會中休息或休會期間應進行簡單保潔，撤去空瓶更換新的礦泉水，但不得翻動主辦單位的文件資料。
退場服務
1、會議結束時及時拉開各通到門。
2、指定部分會議服務人員站在主通道門前，為與會人員送行，并照顧年老體弱的參會人員退場，指定另一部分會議服務人員及時檢查現場有無遺留物品，如文件等，一經發現，及時送還。檢查會場物品完好情況，發現未滅的煙頭等要及時處理。
3、參會人員離開后，服務員開始著手清場工作，關掉大部分的照明燈，只留適當的燈光供清場用。
4、撤器皿：撤走會議桌上所有器皿并送洗。
5、清潔四周護墻及地面，吸地毯，如地毯有污垢，立即安排保潔員清洗。
6、落實安全措施，關閉水閥，切斷電源，鎖好會議廳室所
有門窗，由當班負責人做完最后的安全防患復查，落實會議室各項安全防患工作，方可離崗。
注意事項
1、服務員在會場內的待命位置在門側，以便隨時提供服務。
2、空調溫度除設定標準外，還要注意主辦單位的反應，一
旦有特殊要求，應立即處理。
八、茶杯、茶具清洗消毒
準備工作
去污粉、消毒劑、漂白水、干凈毛巾
清理杯子
清理杯中雜物，倒掉杯中的水
洗刷、消毒
1、將杯具洗刷干凈
2、杯具如有污垢，用去污粉清除或將杯具放入消毒劑中浸泡5分鐘
3、用清水將杯具沖洗干凈
擦拭與存放
1、用干凈毛巾墊手，將杯具擦干，放置于消毒柜中消毒30分鐘（注意不能用手直接接觸杯具）。
2、消毒柜每月應用消毒劑擦拭內外部，保持清潔。
九、托盤服務標準
理盤
將要用的托盤先洗凈擦干，以避免托盤內物品滑動。
裝盤
根據物品形狀、重量、體積和使用的先后順序合理裝盤，一般是重物，高物放在里面，先用的物品放在上面。
托送
1、輕托：左手自然彎成90度角，掌心向上，五指分開，用手指托住盤底，掌心不與盤底接觸，平托于胸前。行走時，要頭正肩平，注釋前方，腳步輕捷，托盤的手腕要靈活，使托盤在胸前隨著走路的節奏自然擺動，但托盤上下擺的幅度不可過大。
2、重托：五指分開，用手掌托住盤底，拿握好重心，用另一只手護持，將盤托起到胸前，向上轉動手腕，使托盤穩托于肩上，托送時，要平穩輕松，保持盤平、肩平、頭正身直，保證托盤不晃動，身體不搖擺。
會議室控制吸煙制度
一、單位干部職工要自覺遵守規章制度，不得在禁止吸煙的場所內吸煙。
二、每位干部職工有義務有責任宣傳吸煙對健康的危害和勸阻在禁止吸煙的場所內吸煙者。
三、每月由單位控煙工作領導小組檢查。
四、單位干部職工在禁止吸煙的場所內吸煙，每次罰款10元。
五、外單位人員來訪并在禁煙區吸煙，接待人員不予勸阻或勸阻無效，導致對方仍在禁煙區吸煙，每次扣發接待人員10元。
會議室視頻管理制度
為了規范視頻會議室的管理，提高設備的使用率和設備的完好率，更好地為政府工作服務，管理局會務保障中心特制訂以下制度：
一、凡進入視頻會議室的人員，需保持室內整潔安靜，禁止喧嘩、吸煙、隨地吐痰、亂丟紙屑。
二、禁止攜帶任何食品、飲料進入視頻會議室。
三、禁止私自拆機和接線路，如有特殊情況須經專業人員同意，并在專業人員指導下進行操作,否則一切后果自負。
四、禁止利用室內設備播放各種與工作無關的影片。
五、視頻會議室的使用者是區政府內部有工作需要須使用視頻會議室的單位，外單位人員未經同意一律不準進入。
六、建立使用登記制度，值班人員對當日使用情況及有關內容要進行詳細登記。
七、用完設備后，應按正常方法關機、切斷電源、檢查無誤、關好門窗方可離開。
以上規定請認真遵守，不得違反，違反者按會務保障中心管理有關規定進行處理。
湖里區會務保障中心工作服發放管理規定(試行)
為樹立和保持政府部門良好的社會形象，進一步規范化管理，特制定管理規定如下:
一、會務保障人員應按規定及要求統一著工作服。
二、工作服的訂制。
1、工作服根據需要由會務中心統一訂制、采購。每年按照需要制定采購計劃，統一購買。
2、備存工作服由會務中心倉庫進行妥善保管。
三、工作服的發放標準：
1、每兩年發放冬裝一套，夏裝一套，每套服裝總價格控制在1200-1500元以內，此項經費納入財務預算。
2、發放對象：（1）會務保障人員在職正式員工。
（2）已辦理入職手續的新進員工。
（3）見習及臨時服務員不發放工作服。
四、對在崗員工及離職員工工作服的處置。
1、會務中心服務人員在工作期內，工作服如未達使用年限遺失或故意損壞者，應視情予以賠償。
2、辭（離）職員工，工作時間滿一年或以上的，服裝按折舊（按新舊程度）比例付款帶走。
會務接待準備具體明細表
接待室接待標準：省、市領導接待，或本區領導接待外賓時，提前半小時到一個小時開啟窗戶和門進行通風，衛生打掃并準備內置物品。具體分配為，每張小茶幾上放置五張濕紙巾，一盒干紙巾，一個煙灰缸，相對應沙發擺放一個杯子。
一號會議室接待標準：
平日會議室物品擺放：話筒嘴統一朝一個方向，每個位置擺放一個杯墊，隔兩個位置一盒干紙巾，一個四方形煙灰缸。
水果擺放：主桌可擺放十盤或十二盤，左右各四或五盤，兩邊各一盤，按主辦方要求擺放。下一排開始可以擺放六盤或八盤，每邊各三盤或四盤。
椅子擺放：主桌的椅子按弧形擺放，下邊的椅子橫豎要保持一條直線。
礦泉水擺放：主桌擺放在杯子右側，每個座位一瓶。下邊起每個座位一瓶。
指示牌擺放：會場在一號會議室擺法。進正大門擺放一塊（方向朝右），一號會議室門口一塊。會場在大禮堂擺法一。進正大門擺放一塊（方向朝右），一號會議室門口一塊（方向朝右），電梯門前一塊（方向朝右）。會場在大禮堂擺法二。進正大門擺放一塊（方向朝右），一號會議室門口一塊（方向朝左），下食堂樓梯口一塊（方向朝上）。
簽到桌擺放：一號會議室擺放，通常按2張簽到桌，4把椅子算起。
大禮堂會議接待標準：桌椅通常不搬動，若需要搬動，需協調主辦方搬桌事宜。
礦泉水擺放：每個位置一瓶。礦泉水聯系電話：5722056 （食堂）
音響設備準備：涉及燈光和音響調試的，需要提前一天或者半天告知音響管理員。
場內布置：需協商好布置事宜后，屬于會務范圍內的，我們負責聯系準備。如需主辦方準備的，需協商好使用事宜。
周末會場（大禮堂）使用：不論是區級單位或者外部單位使用，必須經過“兩辦”審批后方可使用。按審批流程進行審批。
特殊活動接待：
“9.8”、“兩會”：若有特殊要求，需要安排迎賓的，要安排迎賓。其他會議必須統一服裝，重大活動需要著指定套裝，日常會議著普通制服。
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