一、使用環境
辦公設備主要由電子部件和機械部件構成，非常精密及復雜， 因而對環境的要求比較高。
電壓：必須 ac220v +10%
環境：遠離高溫、高濕與灰塵；要有通風良好，不受陽光照射； 不能接觸具揮發性和腐蝕性的氣體、液體
放置：設備應水平擺放，不隨便搬動。
二、消耗材料
品牌的系列辦公設備一般應使用該品牌的消耗材料，以保證質量和設備的使用壽命。
三、平常保養
保持清潔，設備不粘塵，尤其復印機的復印板玻璃，清潔時用柔軟的抹布，中性清潔劑清洗。潮濕天氣時要注意防潮，即使不使用機器也要每天開機一段時間，以驅除濕氣，或使用抽濕機。定期檢查電源線和信號線有否破損，接頭有否銹蝕。復印機一般故障的排除
復印機最常見的問題是復印不清晰。首先檢查文稿，有些文稿會影響復印質量。如文稿的底色發黃，這種底色使對比度復印受影響。另一些文稿類型如重氮或透明，復印件看起來會有花斑：而鉛筆文稿的復印件會覺得“太淺”。如果文稿沒問題，就檢查復印機。
先檢查復印板蓋和復印板玻璃，臟了或積塵就清潔，花了就只好更換了。接下來檢查電暈機構是否積塵或安放是否正確，檢查電暈線有否損壞或銹蝕。再看看轉引導板和進給導板有否灰塵，如果有灰塵用濕布清洗。定影組件有灰塵的話，也會影響復印質量。
最后檢查復印紙是否佳能公司推薦的類型：復印紙受潮也會影響復印質量。一些外部因素導致復印有問題。最常見的是受潮和冷凝。南方春季天氣潮濕，這時應使用抽濕機，沒有抽濕設備，可開機一段時間驅除濕氣。同時用干布抹干復印板蓋和復印板玻璃、電暈機構、轉引導板和進給導板等。
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