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一、發文機關
發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱。如：“中共中央辦公廳”“中共山東省委”等。
二、秘密等級
秘密公文應當分別標明“絕密、機密、秘密”。其秘密等級的書寫位置一般在正文的左上角。但是，并不是所有公文都要劃分等級。
三、緊急程度
緊急文件應當分別標明“特急”“急件”，緊急電報應當分別標明“特急”“加急”“平急”，其書寫位置與密級相同。如果一份公文須同時注明緊急程度和秘密等級，一般將緊急程度寫在秘密程度等級的下面。
四、發文字號
公文的發文字號，是為了便于登記、分類、保管和查詢。發文字號由機關代字、年份、序號三要素組成。例合，“國發[1994]3號”，其順序不能顛倒。年份必須用方括號括起來，不能略寫。如果是聯合行文，只標明主辦機關發文字號。機關代字的確定，要科學、清楚、易解，并且不要與其他機關發生混淆，一般均由領導部門統一規定。黨政機關的代字多為“人發”“人政發”；職能部門的代字常為“**字”。
五、簽發人
簽發人在下行文和平行文的文面上般看不到。上報的公文，應當在首頁注明簽發人的姓名。如：上行文的報告、請示就應在發文字號的右邊，由主管領導簽署姓名，以示對文件的負責和批準。其書寫位置與發文字號在同一水平線。
六、標題
標題是公文的眉目，位于公文正文上方的最醒目處。其作用是通過標題可以概括地了解公文的性質、要求和公文內容所反映的主要問題，便于進行文書處理。完整的標題應由發文機關、事由和文種三部分組成。例如——《國務院關于加強國家檔案工作的決定》，這是國務院這一國家最高行政機關發文的文件標題。
發文機關——“國務院”，應寫在標題的最前面。
事由——“加強國家檔案工作”，是文件內容反映的中心問題，應寫在標題的中間部分。事由部分，通常是由介詞“關于”和一個高度概括公文內容的詞組共同組成介詞結構來表示的。它們在標題的語言結構中，充當文種的定語。
文種——“決定”，應寫在標題的最后部分，在事由和文種之間加個“的”字。文種是根據行文目的、行文關系和內容性質的需要而決定的，必須準確使用，不得隨便混淆使用。除發布或批轉法規性公文外，標題一般都不用標點符號。
七、主送機關
主送機關是指公文的主要受文機關，即要求其主辦、答復或知曉文中事項的單位。
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