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招商會(huì)議一般多在國(guó)(境)外舉辦，旨在通過(guò)招商會(huì)議的形式，吸引世界跨國(guó)公司、大財(cái)團(tuán)到國(guó)內(nèi)投資。因而在國(guó)(境)外舉辦的招商會(huì)議，具有時(shí)間長(zhǎng)、空間跨度大、語(yǔ)言差別大等特點(diǎn)。一個(gè)成功的招商會(huì)議，與招商會(huì)組織者在會(huì)議籌備階段、召開(kāi)階段和會(huì)后跟進(jìn)階段大量細(xì)致、繁雜、辛勤的工作是息息相關(guān)的，其中首要的步驟就是會(huì)議的籌備階段。

一、預(yù)先籌劃，制定方案

招商會(huì)議籌劃方案作為會(huì)議組織的綱要，主要圍繞如下三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行。

1．確定會(huì)議目的、名稱、規(guī)模

招商會(huì)議由于有其獨(dú)特的個(gè)性，因而不論以何種方式進(jìn)行，其目的就是為了招商引資。圍繞這個(gè)目的，招商組織根據(jù)掌握的各種信息，跨國(guó)公司、大財(cái)團(tuán)的投資動(dòng)態(tài)，以及世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢(shì)，各國(guó)對(duì)外資本輸出的流量等，來(lái)分析和選擇舉辦招商會(huì)的所在國(guó)家，再根據(jù)邀請(qǐng)客商的人數(shù)多少等因素確定招商會(huì)的形式及規(guī)模。

2．確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)場(chǎng)，邀請(qǐng)客商

招商會(huì)議時(shí)間的確定，除需考慮到會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間外，還要與會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備，我方人員出入境手續(xù)的辦理，國(guó)(境)外賓客的邀請(qǐng)，當(dāng)?shù)貐f(xié)作機(jī)構(gòu)和新聞機(jī)構(gòu)的聯(lián)系等情況作通盤(pán)考慮。

與會(huì)議時(shí)間相關(guān)的會(huì)期安排，要根據(jù)緊湊、連續(xù)的原則進(jìn)行，并制訂詳細(xì)的計(jì)劃安排表，既要嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間，力求高效，又必須使招商會(huì)議時(shí)間安排合理，讓組織者有充足時(shí)間介紹情況，參會(huì)客商有充裕時(shí)間提問(wèn)、洽談和進(jìn)行投資探討，達(dá)到預(yù)期目的。

招商會(huì)議地點(diǎn)(即會(huì)場(chǎng))的選擇，應(yīng)依據(jù)會(huì)議的目的、規(guī)模及國(guó)(境)外合作機(jī)構(gòu)的協(xié)助來(lái)確定。會(huì)場(chǎng)座位通常以略多于到會(huì)人數(shù)為好。如果會(huì)場(chǎng)太小，人員擁擠，影響會(huì)場(chǎng)秩序；會(huì)場(chǎng)過(guò)大，則顯得稀稀拉拉，沖淡會(huì)議氣氛，兩者都會(huì)影響會(huì)議效果。

同時(shí)，在確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期及會(huì)議地點(diǎn)時(shí)，還要綜合考慮人的心理素質(zhì)、人體生理活動(dòng)、周圍環(huán)境影響這三種因素。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)期安排在上午8～11時(shí)，下午2:30～5時(shí)，會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)選擇在金融、工商界活動(dòng)較為集中、交通便利、停車方便的地域?yàn)橐恕?/P>

與會(huì)對(duì)象，需圍繞本次招商會(huì)的目的來(lái)確定。除我方各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和招商人員外，邀請(qǐng)的客商應(yīng)包括當(dāng)?shù)卣獑T，工商界知名人士，有關(guān)財(cái)團(tuán)、公司或各商界組織負(fù)責(zé)人及其代表，新聞界人士，協(xié)辦組織有關(guān)人員等，并邀請(qǐng)我國(guó)駐外使、領(lǐng)館人員參會(huì)。

3．編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算

通過(guò)編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，對(duì)于所需的總費(fèi)用有一個(gè)大致的估算，并可有計(jì)劃地分配會(huì)議的各項(xiàng)費(fèi)用，防止超支和浪費(fèi)。招商會(huì)議的費(fèi)用通常包括場(chǎng)地租金、設(shè)計(jì)費(fèi)用、工作人員費(fèi)用、聯(lián)絡(luò)及交際費(fèi)用、差旅費(fèi)、住宿費(fèi)、宣傳費(fèi)用、器材租金、運(yùn)輸和保險(xiǎn)費(fèi)用等，要根據(jù)會(huì)議所要達(dá)到的效果來(lái)考慮這些費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)。籌劃方案形成并取得主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，下一步工作是盡快形成強(qiáng)有力的招商會(huì)務(wù)班子，以便形成具體細(xì)致的工作方案，分工協(xié)作予以實(shí)施。

二、會(huì)務(wù)工作組的組建、分工和訓(xùn)練

會(huì)務(wù)工作小組的職責(zé)，主要是為會(huì)議提供會(huì)員服務(wù)，負(fù)責(zé)策劃、制訂和落實(shí)方案，起到上傳下達(dá)的樞紐作用。包括確定開(kāi)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容、人員，聯(lián)絡(luò)國(guó)(境)外合作單位，邀請(qǐng)客商和與會(huì)賓客及相關(guān)機(jī)構(gòu)，組織和編制會(huì)務(wù)資料、招商項(xiàng)目資料，宣傳簽約項(xiàng)目，組織安排我方人員的出入境、行程、食宿、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議主持、來(lái)賓主持、新聞發(fā)布等多項(xiàng)工作。

會(huì)務(wù)工作小組的組建，應(yīng)由主管、帶隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排，并以有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)常務(wù)工作，配置大會(huì)現(xiàn)場(chǎng)譯員，通過(guò)詳細(xì)分工，明確職責(zé)范圍和工作標(biāo)準(zhǔn)，保證各成員富有成效地開(kāi)展工作。

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