《黨政機關公文處理工作條例》 （以下簡稱《條例》）和《黨政機關公文格式》 （以下簡稱《格式》）已實施一年多了。學界對《條例》和《格式》做了詳細介紹、多方位研究，解讀細致而充分。筆者試就上述兩部公文法規中“一般”一詞的使用情況作一剖析，以求教于方家。
一、 “一般”在漢語語境中的意義
“一般”在漢語中的意義主要有：一樣，同樣；一種；普通；通常。
表“一樣，同樣”之意時，表示所描述事物之間具有相同的特征，如他哥倆長得一般高。
表“一種”之意時，表示所描述事情具有類型的意義，如別有一般滋味。
表“普通”之意時，表示所描述事物的程度，有基本、平常之意，如一般性、一般化。
表“通常”之意時，表示所描述事物正常情況下的狀況，意指所表述的事情還含有例外的特殊情況，如一般情況；一般地說，吃這種藥是很見效的。
公文法規在表述中使用“一般”，多是基于“一般”在表“通常”之意時所含有的例外特殊情況而考慮的。
二、《條例》中“一般”的運用，體現了夏活性與原則性的結合
《條例》中“一般”的使用有3處，分別在第9條、第14條、第32條，在闡述公文格式要素構成、越級行文、絕密級公文的復制與匯編問題時使用了這一詞語。
《條例》第9條規定： “公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。”
公文格式構成要素有18個，但不是每份公文都必備這18個要素。18個格式要素中，每份公文必備的要素只有9個，分別是發文機關標志、發文字號、標題、主送機關、正文、發文機關署名、成文日期、印發機關和印發日期、頁碼。其他要素根據行文的方向、公文的涉密程度、公文辦理的時限要求、附件的有無、印章加蓋與否、文件是否需要抄送而相應有所變化。
《條例》第14條規定： “行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。”
公文的正常行文方式是逐級行文，越級行文是基于特殊情況，如遇有重大突發事件，包括重大自然災害、重大事故災難、重大公共衛生事件和社會治安事件等，主要是為了搶時間，不誤事。或是直接的上級機關亂作為或者違法違紀的，對處分決定不服的，可以越級行文。
《條例》第32條規定： “絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經發文機關或者其上級機關批準。”
絕密級公文涉及最重要的國家秘密，泄漏會使國家安全和利益遭受特別嚴重的損害，《條例》規定不得復制、匯編，但也考慮到了確有工作需要時的特別情況。
《條例》中“一般”的使用，都是基于例外的特殊情況而考慮的，雖用的少，卻真實反映了例外特殊的實際情況；用得得體，無損作為法規應具有的剛性，是表達的靈活性與原則性的有機結合。
三、《格式》中的“一般”，存在著過度使用的問題，有失作為國家標準應有的剛性
《格式》中“一般”的使用有20處，有19處是在對公文格式要素作具體規定時使用的，有1處是在表述“規范引用文件”時使用的，即“GB3101有關量、單位和符號的一般原則”，用的是“一般”的“普通”之意。
19處涉及公文要素的規范中，用于格式要素字體字號的規范就有11處。
1.關于“字體字號”，《格式》規定， “如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整”。
2.關于“份號”，《格式》規定， “如需標注份號；一般用6位3號阿拉伯數字”。
3.關于“密級和保密期限”，《格式》規定，“如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字”。
4.關于“緊急程度”， 《格式》規定， “如需標注緊急程度，一般用3號黑體字。”
5.關于“標題”，《格式》規定， “一般用2號小標宋體字”。
6.關于“正文”，《格式》規定， “一般用3號仿宋體字”。
7.關于“結構層次序數”， 《格式》規定，“文中結構層次序數依次可以用“一、” “（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注”。
8.關于“抄送機關”，《格式》規定， “如有抄送機關，一般用4號仿宋體字”。
9.關于“印發機關和印發日期”，《格式》規定， “一般用4號仿宋體字”。
10.關于“頁碼”，《格式》規定， “一般用4號半角宋體阿拉伯數字”。
11.關于“紀要格式中出席人名單”，《格式》規定， “一般用3號黑體字”。
《格式》在規范這么多具體格式要素字體字號時使用“一般”，很難說都是基于例外特殊隋況的考慮，只能說是對例外特殊情況的濫用。上述1 1例中，只有第1例因為是從整體上對公文格式要素“字體字號”作規定，可以說是基于特殊情況的考慮，有其合理性，而其他10例是對具體格式要素字體字號的規范，再使用“一般”，筆者認為有損骼式》作為國家標準應有的剛性，建議在規定這些格式要素的字體字號時無須使用“一般”一詞。
此外，《格式》中其他8處使用“一般”的情況是：
1.關于“公文用紙的主要技術指標”，《格式》規定， “公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷紙或復印紙”。
2.關于“行數和字數”，《格式》規定， “一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整”。
3.關于“聯合行文時發文機關的排列”， 橢式》規定， “如需同時標注聯署發文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前”。
4.關于“多個簽發人的簽署”，《格式》規定， “如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名”。
5.關于“成文日期”，《格式》規定， “成文日期一般右空四字編排”。
6.關于“發文機關署名”， 《格式》規定，“單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名”。
7.聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置。
8.簽名章一般用紅色。
上述8例中，第1例是對公文用紙主要技術指標的規定，是從整體上說的。各機關在公文用紙上很難統一一種規格，存在例外的特殊情況，不能做剛性的硬性規定。第2例是對公文每面所排行數和每行字數的規定，也是從整體上說的。公文首頁必須顯示正文，當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的辦法解決，為此對公文每面所排行數和每行所排字數用“一般”表述就較為得體。
第5例是對成文日期標注的規定，因《格式》對加蓋公章的公文和不加蓋公章的公文成文日期的規定不一樣，此處用“一般”也較為適宜。
第8例是對簽名章用色的規定，考慮機關負責人個性差異，不作硬性規定也有其合理性。
第7例是對聯合行文發文機關署名按發文機關順序排列的規定，使用“一般”表述，也反映了公文處理的實際情況，各機關不必在署名的排名先后上過于較真。
第3例是對聯合行文時發文機關排列的具體規定。因絛例》規定， “聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。” 《格式》此處使用“一般應當將主辦機關名稱排列在前”的表述，出現例外特殊情況，勢必會造成發文機關標志與發文字號不匹配的問題，這樣的表述就不夠嚴謹。
第4例，多人簽發時每行排兩人，既然這樣具體規定，就不應有什么例外。第6例，單一機關行文時，發文機關署名在成文日期之上的位置關系是約定俗成的，沒有特別的例外情況。建議這兩處不用“一般”來表述。
與《條例》相比而言， 《格式》在對各格式要素作具體規定時，有的的確是基于特殊的例外情況考慮，反映了公文處理工作的實際，但不少并不是基于實際的特殊情況考慮，存在一定意義上對“一般”的過度使用，這些表述有損《格式》作為國家標準、法規應有的剛性，一定程度上會影響公文法規在實際工作中的執行力。
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