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會議策劃者在選擇會議場地時需要考慮的主要事項有：

地區

a、費用(成本)與便利性

b、是否鄰近機場

c、轎車或出租車是否足夠

d、是否有充足的停車空間

e、如果需要，接送交通工具是否充足，費用情況

環境

a、當地有什么旅游景點

b、購物環境

c、休閑活動

d、氣候狀況

e、環境是否良好

f、餐廳數量和質量

g、當地治安

h、社區經濟狀況

j、過去會議舉行情況

k、當地的形象如何

l、當地會議管理部門支持與服務情況

m、會議周邊供應廠商的經驗、設備是否足夠（如視聽器材公司、展覽公司、事務機器公司）

n、安全保障

飯店設施和服務

a大廳是否整潔，吸引人

b報到處是否容易找到

c是否有足夠房間供工作人員使用

d是否有能力處理客人住店和離店的高峰時段

e接待處的人力是否足夠

f是否有足夠的電梯設備。

g詢問處是否全天候有人值班。

h是否有藥店

j是否有禮品店

k是否有保險箱

l對客人的服務：門童是否友好

m服務員工作效率如何

客房

a家具是否完好

b沖浴設備如何

c光線是否充足

d是否足夠的衣櫥空間與衣架

e煙霧警示器

f火災逃生資料是否清楚

g冰箱和小酒吧

h走道是否整潔，包括清潔人員是否定時清理通道、煙灰

i是否在每層樓有冰塊和飲料

j電梯服務

k標準房與豪華房標準

l是否有特別樓層提供特殊服務

m豪華套房的數量與形式

n客廳、臥室尺寸和睡床類型

o房間類別，如高樓層或低樓層，面海景或面山景

p每一種類別的房間數

q有多少房間數可以使用，如果需要，對早來晚走的與會者如何處理

r會議房價與一般房價如何

s何時能提供確定的會議房價

t是否需要保證數量與訂金

u進房與退房的時間

v什么時間取消已預訂的房間

w付款方式

x接受哪幾種信用卡

y萬一取消訂房，退款方式為何

z訂房的程序和方法

會議室

（1）會議室尺寸(面積)。

（2）當會議室做不同座位安排時，其容量如何

（3）會議室隔音設備是否良好

（4）電源開關、冷暖氣控制是否單獨分開

（5）會議室的音響效果，是否有良好音響系統

（6）固定設備如黑板、銀幕和家具

（7）障礙物如圓柱

（8）視聽設備

（9）視聽效果

（10）是否后座的人可以看到銀幕

（11）會議室天花板高度

（12）是否有裝飾燈架

（13）裝飾的鏡子是否會反光

（14）是否有窗簾遮住窗戶光線

（15）電源控制位置

（16）火災逃生口

（17）公共區域是否整潔

（18）相同性質的會議室是否在同一層樓或分在不同樓層舉行

（19）房間和公用電話是否很方便

（20）洗手間數量、位置，是否干凈

（21）衣帽問數量、位置

（22）是否有足夠空間放置家具和器材

（23）良好光線

（24）很容易讓與會者找到

（25）足夠的電源插座

（26）安全性如何

（27）桌子、椅子數量和規格

（28）是否有不同高度的舞臺

（29）是否有有地毯和鋪裙邊的舞臺

（30）講臺：站立式講臺，有燈光的講臺

（31）黑板和布告欄

（32）指示架

（33）廢紙簍與垃圾桶

（34）照明燈與輔助燈設備（35）燈光控制盤。

（36）報到臺

（37）麥克風數量和種類

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