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（一）相關(guān)知識

1.會議籌備方案的內(nèi)容

（1）確定會議的主題與議題

會議的主題是指關(guān)于會議要研究的問題、要達(dá)到的目的。

確定會議主題的要素有3點：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。

例：()的會議堅決不開

a.條件不成熟b.目的不明確c.議題過多d.地點

答案：b

解析：明確的目的是開會的重點和關(guān)鍵

例：會議主題的確定應(yīng)做到（）

a.有切實依據(jù)b.能結(jié)合本單位的實際c.主題盡量細(xì)化d.有明確的目的

答案：abd

解析：確定會議主題的要素有3點：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。

（2）確定會議的名稱

（3）確定會議的流程：根據(jù)到會的主要領(lǐng)導(dǎo)，安排會議主持人；根據(jù)會議的主題，確定會議發(fā)言人；

（4）確定會議的時間和地點

會議時間包括實際進(jìn)行時間和會議過程中的體會時間。會議的最佳時間要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席而定，確定會議的長短

會議地點選擇的重點是會場大小適中、地點適中。環(huán)境適中。交通方便，會議設(shè)施齊全

（5）確定會議所需的設(shè)備和工具

（6）確定會議文件的范圍并做好文件的印制工作

（7）確定會議代表的組成

（8）確定會議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算

（9）確定會議住宿和餐飲安排

（10）確定會議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工

例：秘書人員應(yīng)根據(jù)會議籌備方案的內(nèi)容，做好會前的（）

a.分工協(xié)作b.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)c.統(tǒng)一匯報d.綜合檢查

答案：abd

2.會議籌備方案的作用

（1）確保會議的周密組織

（2）確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位

（3）確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行。

3.電話會議及視頻會議

（1）電話會議

電話會議是利用程控電話的“會議電話”功能召集不同地方的人員舉行會議。

1）電話會議的交流的特點

a．電話會議方便靈活準(zhǔn)備時間短，回復(fù)迅速，是電子通信會議中花費(fèi)最少的。

b．電話會議缺少身體語言，難以進(jìn)行互動交流，而且缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。

c．為了提高電話會議的效率可以搭配使用其他通信方式，增進(jìn)信息的傳輸與交流。

d．電話會議適用于分公司不遠(yuǎn)、規(guī)模不大的企業(yè)

2）電話會議信息工作的要求

a．準(zhǔn)確發(fā)出開會信息

b．認(rèn)真分發(fā)會議書面信息材料

c．合理安排會場信息傳輸設(shè)備

d．按時接通電話

e．互相通報出席情況。

f．做好會議記錄。（用錄音電話系統(tǒng)記錄會議信息）

（2）視頻會議視頻會議是利用通信網(wǎng)絡(luò)傳遞圖像和聲音信號的一種現(xiàn)代化會議方式。適用于布置重要工作、宣布重大決定

1）視頻會議的特點（視頻會議屬于同步會議）

a.實現(xiàn)了聲音和圖像同時傳遞

b.打破了空間的限制

c.節(jié)省時間、費(fèi)用。

d.交流效果較好

e.視頻會議局限，準(zhǔn)備時間較長，投入成本高，交流不夠深入廣泛

2）視頻會議信息工作的要求

a.發(fā)出開會信息

b.分發(fā)文件信息資料

c.布置會場

d.設(shè)置與檢查會場信息傳輸設(shè)備

e.做好會議信息準(zhǔn)備

f.采用先集中后分散的形式。

g.匯總情況信息

4.遠(yuǎn)程會議籌備方案的特點

（1）遠(yuǎn)程會議具有節(jié)省時間和金錢，與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音的形式做永久記錄，交流更加直接與簡短的優(yōu)點。

（2）遠(yuǎn)程會議籌備方案擬定時，應(yīng)先預(yù)先了解提供電信會議服務(wù)公司的服務(wù)要求，并提前將開會內(nèi)容告知電信公司。

（3）會議材料‘程序必須盡量寄給與會人員

（4）要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會議設(shè)備

例：1.現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會議是建立在高科技的基礎(chǔ)上的。（）

2.現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會議可以使傳統(tǒng)的會議記錄方式不復(fù)存在。（）

3.遠(yuǎn)程會議實現(xiàn)了（）進(jìn)行會議的交流和溝通。

a.異時b.異種c.異地d.異向e.異常

答案：ac

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