資料整理工作越來越得到各方面的重視。為做好資料管理工作，把對資料的研究引向深入，使之能充分發揮作用，為我所用，筆者結合自身體會對其進行分析研究，并取得了一些初步認識。
一、資料整理工作中重要一環
實踐表明，編寫資料長編作為資料整理基礎工作中的重要一環，對編纂書籍及保證類書的質量具有重要作用。具體地說，資料長編的作用可以概括為如下幾個方面。
一是有利于熟悉、檢查和考證資料。首先，通過我們的思維將所有搜集到的資料歸類、分檔、排比、取舍、消化，使其系統化，對其產生由感性到理性的認識，不僅可以讓我們熟悉資料，還可以更全面、更深層次地了解和掌握資料。其次，有利于對所搜集的各類資料作一次全面的查漏補缺。通過整理，可以發現按類書的篇目要求是否缺項、斷線。第三是有利于對資料作進一步考證。整理資料長編，在消化、排比、印證資料時，就容易發現問題，進而對有疑問的資料進行考證、核實，以保證資料的質量。
二是有利于篇目修訂。資料長編是修訂和完善篇目的參照坐標。它可以為修訂書類書篇目直接提供參照，通過對照可以看出哪些內容可以記，哪些內容不能記，哪些資料翔實，哪些資料單薄，不能支持相應的記述單元，以此來修訂和完善篇目。此時修訂出來的篇目，應該說是比較合理、比較實際、比較科學的。
三是有利于書稿的編寫。一方面通過整理資料長編，可使編者進一步清晰所記事物的發展脈絡，明確主導思想。同時通過對所有搜集到的原始資料經過去粗取精、去偽存真的整理，可擠出大量水分，篩選出大量有價值的及能反映事物本質的深層資料。另一方面，在編類書的過程中，會經常出現人員變動，頻繁的人員變動會直接影響編修的進度和質量。有了資料長編，如發生人員變動，新接手者就不必再從搜集、整理資料等最原始工作開始，而是直接熟悉資料長編就可以了。四是為審改書稿提供依據。書稿是需要經過反復修改才能最后完成的。這些修改，有的是文體文風上的，而更多的則是對記述史實的核對和校正。如我們在由長編向書稿的過渡中，難免人為的出現一些筆誤及資料刪削造成斷章取義，這些都不同程度地扭曲了事物發展的原有軌跡。書稿完成后，主編或審稿人員一但發現這些問題就必然要重新去查閱資料進行核對。如果資料長編也不完整，沒關系，因為它后面標明資料出處，可以再去查，這樣既準確又快捷。
五是具有較高的存史價值。資料長編是為編纂類書服務的。那么類書完成后，資料長編是不是就沒有用了呢?一般來說，類書的規模、容量畢竟是有限的，而長編容量可以比類書多出幾倍，許多類書未能錄入的資料，長編都可以錄入。讀者在翻閱長編時可看到比類書更多的資料。所以編寫長編有利于存史，有利于為以后的研究者進行更深入的研究創造條件、打下基礎。
二、怎樣進行資料長編的編寫
1確定資料長編的提綱。確定長編提綱，可以按事物的類別立題，也可按事物發展的時期立題。如果資料較雜，放在同一題下會使層次不清，可再設若干個子目加以區分，以使層次分明，錯落有致。
2選取資料。概括起來主要應選取以下6個方面的資料。一是能反映記述主體的發展軌跡、興衰起伏的全過程的資料。二是能反映記述主體的時代特點、地方特色的資料。三是能反映記述主體本質的典型資料、對比資料及相關的背景資料。四是能反映宏觀面貌以及記述主體各類項之間內在聯系的資料。五是各類人物活動方面的資料。六是有價值的圖、照、表資料。
在具體操作中我們還將遇到一些具體問題，需注意：一是，內容基本重復的同類資料，只選精煉集中的，但未入選資料也應置題于后(注資料出處) ，不可輕易丟掉。二是，同記一事的幾個資料，如各有特點，可一起收入，各注出處。三是，在摘錄同一篇資料時，如要跳過無用的句子、段落進行連寫，中間一定要加某某略，不可直接連在一起摘錄。四是，為了突出主次，選背景資料只摘簡練部分、“畫龍點睛”的段落，放在主體資料之前。佐證資料一般只錄題目，放主體資料之后。五是，整理資料長編時最好采用復印方法，如果是手抄的文字稿必須按照原文抄錄。六是，原始資料中如有錯字、漏字、繁體字等，編者則需作進一步整理，如有看不清的字，自己又無法準確判定，可用方框表示，有幾個字就用幾個方框。有漏字、錯字的，可用括號填上漏掉的或改正的字。有繁體字的一般可改寫簡化字，但有少數繁體字改成簡化字后影響原文的含義，造成誤解，仍需用繁體字。
3編排資料。選取資料工作完成后，要根據提綱的要求對其進行編排，分別將資料按時間順序編排到相應的記述單元，并進行必要的連接處理。有因果關系的段落可以直接連接，沒有因果關系的段落要加聯綴語說明二者之間的關系。
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