(一)含義、功用和性質
“函”，是“適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”的公文文體。
這里的“函”，指公函，是商洽性公文，又稱詢答性公文，多用于平行或不相隸屬機關之間，作詢問、答復、商洽、聯系以至請求批準之用，不具呈報與指示作用。但又是鄭重的公務，所以才稱“公函”，是正式文件，要單編發函號、按程序制發、歸檔；與日常事務中的“便函”，像介紹信、慰問信、表揚信、批評信、賀信等不同，與私人信函也不同。
(二)類別
1．商洽、詢問、請求批準的。
2．知照性的，即主動告知一件事，不需要答復。
3．答復問題、回復請求的。
前兩種是主動發出的，叫“發函”，后一種是受動答復的，叫“復函”。
(三)格式和寫法
“函”的寫法和書信大體相同，因為是鄭重的公務，所以要有一定的格式，用語要得體，要講禮貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的語氣。
1．函頭：印有“名頭”的發函紙，單編發函號，“發文字號”中加“函”字。
2．標題：寫發函機關，涉及事項，文種要寫明是函還是復函。
3．上款：受函機關或領導人。
4．正文：“發函”大體是開頭提出問題，說明是什么事或針對、根據什么。主體表示要求，，商洽什么，告知什么，請求什么，即要對方做什么。結尾，要求何時答復及得體的禮貌用語，如“請大力協助為盼”，“望準予×x是荷”，“望能同意”；“請即函復”，“盼復”，“望早日函告”等等。有附件要寫明，為送物品材料的附函，主體上寫了，函尾可不再寫。“復函”開頭說明針對的來函，如“×月×日××號來函收悉”，有時有必要概括函的內容寫進去。主體寫對來函所談事項的態度主張。結尾，如同意可寫希望，不同意可提供另外的辦法，也要用禮貌語詞。
5．下款：發函機關，年月日，公章。
6．函尾：抄送機關。
(四)草擬公函應注意的問題
1．中心明確，不繞圈子。
2．因由清楚，不講空話。
3．講究禮貌，不來客套。
(五)例文簡析
例文1：
關于擬派×××同志赴香港培訓的函
××工委：
我部上海海運局海員醫院，于一九八五年訂購了一臺美產高效液相色譜儀。現應賣方香港貝克曼儀器公司的邀請，擬派上海海員醫院藥劑師×××赴香港接受為期一周的培訓。按訂貨合同規定，自廣州至香港往返旅費及在港培訓期間的交通、宿、膳費用，均由該公司提供。
妥否，請函示。
附貝克曼儀器公司邀請信、簽報一份(復印件)
××部
一九八六年×月×日
簡析：
例文l是商洽工作請求批準的“發函”，因為不相隸屬而又是主管單位，所以用“函”。正文只四句話。前三句為一段，說明原委及條件，后一句另起，很有禮貌地提出，要求批準。寫“請函示”“請電示”皆可，因為是不相隸屬的關系。下面是附件備查。寫得明白利落。
例文2(見下頁)：
國家檔案局辦公室、輕工業部辦公廳關于推薦兩種圓珠筆油墨用于書寫文件的函
各省、自治區、直轄市黨委和人民政府辦公廳、各省、自治區、直轄市檔案局、檔案館，中央、國家機關辦公廳(室)，中央檔案館、中國第一、第二歷史檔案館：
1983年5月30日，國家檔案局就兩種圓珠筆油墨可以用于書寫文件的問題，向中央辦公廳、國務院辦公廳作了報告，兩廳領導批示同意。現將報告轉發給你們，請研究并逐步推薦使用322(黑)、424(純藍)油墨灌注的筆芯，以利今后檔案的耐久保存。其中，用322黑油墨書寫的文件，更適合復印和縮微攝影。
關于兩種圓珠筆芯的生產安排、商標設計等事項，輕工業部一輕局已于1983年12月9日函告有關單位，現將一輕局的函一并發去，供參考。
附件：1．國家檔案局《關于兩種圓珠筆油墨可用于書寫文件的報告》；2．輕工業部一輕局第22號函。(略)
國家檔案局辦公室輕工業部辦公廳
1984年元月24日
簡析：
例文2是知照性發函，主動告知事項而不必復函的。標題三部、發函機關、事由和文種。上款收函單位多個用籠統式寫法配合具體單位。正文，主動告知關于兩種圓珠筆油墨可用于書寫文件事情的來龍去脈、推薦使用，將報告批件轉發去；接著兩種圓珠筆芯的生產、商標等事項由生產主管部門函告有關單位，將函一餅轉去。結論為“供參考”，很得當。把兩份文件作為附件，注明在函末。最后是落款、單位和日期。
例文3：
國務院辦公廳關于懸掛國徽等問題給XX省人民政府辦公廳的復函
XX省人民政府：
一九八。年六月三日電悉。關于縣以上地方各級人民政府懸掛國徽和掛機關名稱牌子問題答復如下：
一、縣以上地方各級人民政府都懸掛中華人民共和國國徽。
二、省、自治區、直轄市人民政府懸掛的國徽，直徑為八十公分；自治州、縣、自治縣、市、市轄區人民政府及地區行政公署懸掛的國徽，直徑為六十公分。
三、縣以上各級人民政府懸掛的國徽由國務院統一制發。
四、國徽一般應懸掛于機關正門上方正中處。
五、縣以上地方各級人民政府的建制，由于行政區劃的改變等原因而發生改變時，應將不需要的國徽繳回制發機關。
六、縣以上地方各級人民政府應在機關正門掛出寫有機關法定名稱的牌子。行政公署掛的牌子上不冠省(自治區)的名稱；自治州、縣、自治縣、市人民政府掛的牌子上不冠省(自治區、直轄區)的名稱；市轄區人民政府掛的牌子上冠市的名稱；民族自治地方人民政府掛的牌子上應書寫漢文和當地通用的民族文字。
牌子的大小根據建筑物的大小確定，不作統一規定。牌子為白底黑字，可以豎寫或橫寫，由縣以上地方各級人民政府自行制作。
中華人民共和國國務院
一九八o年七月七日
簡析：
例文3是“復函”。正文開頭寫來電已悉，概括指明請示詢問的內容，即針對答復的范圍，以“答復如下”引出答復的主體，主體分六方面完備地說明了涉及事項的政策、規定。前五條關于懸掛國徽的，包括哪級政府懸掛，哪級掛多大的，由誰制發，掛在何處和建制變動如何處置。第六條答復政府牌子的寫、掛、制作問題，是標題上“等問題”的內容。答復已完，函文亦止。
(通用公文部分，選錄自孫乃沅：《干部寫作講義》，中央黨校出版社1986年版與】997年版．個別地方作了調整修訂)
在機關應用文章的三類中，除專用公文是在專門機關、領域中使用外，一般機關里用的就是通用公文和日用公文。而日常處理公務時，不可能也不必要時時、事事正式發文、使用正式公文，而更多的是使用處理日常事務、交流信息情報的簡便的日用公文，即“機關日常事務文書”。要說明的一點是，這里并不是指有以機關名義發的，有以機關的辦公廳、辦公室名義發的等，像“中發”與“中辦發”，“國發”與“國辦發”等等，它們都是正式公文；而是專指另外一類機關應用文體。這一類應用文章在機關中使用頻率高、作用廣泛、手續簡便，在文字工作中占很大比重。使用得當、寫得好，有助于提高效率、推動工作；粗制濫造、作表面文章，往往會堆成文山，成為費時無益的“骯臟的廢紙”，甚至成為官僚主義、不正之風的藏身之地。現在有很多干部不大重視這些日常事務文書的寫作，不用心、不把關，把濫寫濫發視為當然；又認為它沒有學頭，沒有寫頭，覺得誰都能對付、不肯刻意為之，寫出來也就沒有看頭了。其實它在機關工作中具有重要作用和獨特的意義，領導干部和文秘干部必須懂得它，把握它的特殊規律、寫好它，讓它在機關工作中充分發揮作用。
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