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會議不同階段的效果評估

會議是在具體的時間和空間舉行的，各種因素對會議效果的影響是一個持續的過程。要舉行成功的會議，從會議開始前到會議結束后都應注意各種因素的影響。為了更好的保護積極因素，排除消極因素，有必要對影響會議效果的各種因素加以評估，從而建立取舍標準，也可避免將時間浪費在不值得討論的議案上。

一、會前效果評估

在會議舉行前，以下因素會影響會議效果:

◆欠缺目標或目標不準確

◆欠缺議程

◆與會者人選不當，或者與會者人數太多或太少

◆會議時間、地點不當

◆開會的通知時間不當

◆開會通知的內容欠周詳

◆會議場地設備欠佳

◆與會者沒有作充分準備

◆未定明會議的終止時間以及每一項議題的時間分配

◆會議不準時開始

◆以前的會議太多，使與會者一聽說要開會，都感到厭煩

◆開會次數太少，使每次會議的議題過多

二、會中效果評估

在會議進行中，影響會議效果的有如下因素：

◆在會中的交誼活動

◆外界的干擾

◆與會者離題

◆主持人離題

◆讓沒有必要留在會場的與會者留在現場

◆資料不充足，決策偏頗

◆少數人壟斷會議

◆與會者之間交頭接耳

◆與會者不表明真正的感受或意見

◆與會者之間爭論

◆與會者與主席爭論

◆視聽器材發生故障

◆與會者欠缺熱心

◆會議超出預定時間

◆主持人未能總結會議的成果。

三、會后效果評估

會議結束后，經常會出現以下情況，應注意避免：

◆欠缺會議記錄

◆對決議落實不力

◆不對會議的成敗得失進行總結

◆不解散已完成任務的委員會或工作小組

◆與會者對會議感到不滿

會后效果評估表

（一）目標

1、此次會議的目標是什么？

2、會議目標是否達成？

是□否□部分達成□

3、哪些目標沒有完全達成？為什么沒有完全達成？（確切理由）

（二）時間

1、會議目標是否是最短時間內達成？

是□否□不能確定□

2、倘若目標并非在最短時間內達成，為什么沒有在最短時間內達成？（確切理由）

（三）與會者

1、列舉每一位與會者的姓名并評估會議結束后他們的滿意程度。

2、為“不滿意”或“極不滿意”的與會者找出使他們“不滿意”或“極不滿意”的原因。

（四）假如再主持同樣的會議，下表中哪些事項將繼續維持？哪些事項將有新的舉措？

會議不同角度的效果評估

任何會議的舉行，都有以下共同屬性：一是會議期間，必須付出一定的代價；二是會議應有一定的目的；三是會議結束后，無論成功與否，或多或少都能給人以啟示，使人獲得一定的經驗和教訓。會議效率的高低，不是一個一成不變的概念，需要從不同角度加以評估。以下對此作一簡要介紹。

一、從付出代價的角度評估

會議實際支出了多少費用是很容易算出來的。計算會議成本的方法是：會議成本＝每小時平均工資的3倍×2×開會人數×會議時間（小時）。當然會議實際費用還要加上會場租賃費、資料費、水電費等等。會議評估要力求科學，可以采用以下公式：

這一公式中的c是指每一個與會者為會議所作貢獻的費用；t是指車旅費；a是指食宿費用；p是指籌辦費用，包括地點、設備的租賃費，幻燈片和錄影帶等輔助資料的制作費等。把以上的數目加起來除以d——與會者人數，就可以得到一個cd值，也就是相當于在每位與會者身上所花的費用。

在這些費用中，與會者作貢獻的費用c，很可能被低估。這方面的原因很多，在此不多作說明。

在弄明白為每位與會者花了多少錢之后，還應當明白錢是否都花在了刀刃上。目的在于調整員工工作狀態的會議，比較容易評估效果。比如，會后員工們賣出的汽車是否增多？等等。如果達到效果，企業獲得的額外利潤就應歸功于會議了。

如果會議的目的是為提高士氣，向企業員工通報情況，或者對員工進行培訓，就不能立即從財務上顯示出利潤來。在這種情況下，最好把會議看成是員工在職訓練計劃的一個部分，看成是對企業前途的投資，并盡可能從中挖掘價值。從長遠來看，投入一定的人力、財力，絕對是值得的。如果采取另外的辦法，比如取消會議，那么結果必然是士氣低落、無法接受變動或生產效率下降等。

在傳統上，許多會議的舉行是不太在乎開銷的，一般持這樣的觀點：所謂好主意就是把經過精挑細選的部門經理和員工送到一家五星級飯店，讓他們聽取富有創意的報告……這樣的會議被普通人認為是讓與會者去度假。而現在，人們在經過了每次重大會議后，習慣反省一個問題：“這個會議的舉行值得嗎？”作為會議決策者，對這個問題必須引起重視。

評估會議是否值得舉行，不能僅僅局限在付出的代價的角度，而應考慮會議是否管用，也就是會議是否達到了預期的目的。

二、從會議品質的角度評估

為了提高會議效果，可以分開評估會議的各個部分，并就其作出判斷。下面提供了一份評估會議質量的清單，可以作為評估時的參考。

在清單一開頭，簡要地提一下既定的會議目的。在完成這一評估報告時，不要忘記這一點。

印刷品

對設計和版面是否滿意？內容是否正確或者表述清楚？印刷品是否及時提供？所花的費用是否值得？

地點

會議地點的位置是否適當？大小是否合適？住宿、飲食和服務的等級如何？設施是否適用？工作人員是否肯幫忙？與會者的意見如何？

交通

車輛是否保養得很好？車輛是否準時？機動性是否很高？司機是否客氣和肯幫忙？

會場布置

標志、布景、照明和會議地點的裝飾水平如何？會場設計的各個項目是否及時提供和安裝？與會者對設計布置有什么意見？

器材設備

提供器材設備的單位工作完成得如何？安裝和操作設備的人員工作效果如何？有無設備故障？原因是什么？

發言者

發言內容是否打動人心？講稿的風格是否合適？內容是否明了？講稿是如何提供的？輔助設備的資料是否派上用場？

與會者的意見

會議采用的風格是否合適？場地設計、音樂是否合適？會議時間是否合適？所花的費用是否值得？

三、從經驗教訓的角度評估

對剛剛結束的會議作出評估，促使下一次會議開得更有成效，費用更少。如果不得不跳過評估階段，或者是第一次策劃籌辦會議，下面的幾個辦法，可以在會議上少花錢，且獲得最大的價值上提供幫助。

◆會議要開得短。如果預計開一天的會議，可以只開半天，這樣只需一夜的住宿。

◆安排較多的活動，使會議獲得最大限度的價值。應多安排自助餐而減少正式午宴。多開小會，以使與會者能增加參與度。如果有可能也利用晚間開會。

◆特別注意選擇地點。會議地點的技術設施都在改進，有良好設施的會場利用價值更大，因為可以節省設備的租賃費用。

◆對與會者的名單要精益求精。把與會者限于最有可能為會議作出貢獻的人。人數少意味著會議場地小，可節省場地租賃，住宿和餐飲費。

◆如果請公關公司籌辦會議，應多看多問。有的企業提供價格低的全套特價服務，包括現成的布景和可挑選的器材設備。

◆如果對于某會議承辦公司的工作感到滿意，可考慮與其長期合作。保持合作關系，可促使他們減少收費。

◆討價還價。應先確定自己的價位，并努力找到能獲得與它最接近的價格的辦法。

上面提到的經驗，有助于會議舉辦者參考。如果動用企業內部資源籌辦下一次會議，應首先明確：什么應當做，什么應當避免。如果是由公關公司代為籌辦，可以先問問他們是否有某種形式的評估，他們也許會很樂意滿足這一要求。多數會議承辦公司知道，客戶越來越不重視會議表面的熱鬧和氣派，而在乎會議是否能做更有效的變動。因此，這一方面的經驗總結正在加強。

關于會議的經驗教訓的內容應包括：會議開得是否有效；會議有什么失敗的地方；有哪些需要改進的地方；與會者的立場觀點。發言者的表現如何；向所有人表明會議開得是否成功。

如果策劃和組織一次會議，經過排練加上具有說服力的發言者，以及有力而又恰到好處的技術支持，對于籌辦人、參與者以及所有相關人員來說，可能是一次令人真正滿意的經歷。

不同人員對會議效果的評估

評估會議有三個主要來源：一是會議主持人，二是訓練有素的會議專業人士，三是與會者。

專業人士和與會者對會議所做的評估，視野比較開闊，也比較客觀。

（一）會議主持人的評估

會議結束后，會議主持人應該這樣征求意見：“我主持得怎么樣？”“哪些議題進行得非常順利？為什么？”“哪些部分有問題？”等等。

這是主持人最起碼要思考的問題。花時間對這些細節深入思考，自我評估是有助益的。

（二）訓練有素的會議專業人士的評估

一個訓練有素的會議專業人士對于有效會議的成份、客觀評估的技巧以及給予評估的回應都是相當熟悉的。會議專業人士通常坐在會議室的后面，并且以評估表格來做記錄。評估的表格一般是按照會議進行的先后次序而設計的。

會議結束之后，會議專業人士可以將他觀察到的事情向全體與會者報告，并邀請他們共同討論如何改進下一次會議；也可以私下同會議主持人交換看法，并討論需要改進的地方。

（三）與會者的評估

與會者是評估會議的最佳人選。他們對于會議內容、會議中發生的事情以及主持人的表現都有所感受與反應。會議中公開討論通常是得到與會者反饋信息的最佳方案。 雖然會議中與會者的直接反應對于評估會議有一定的價值，但這種反應勢必帶有迎合會議氣氛的色彩，要獲得與會者對會議的印象及自己的想法，可以在會議結束后幾天之內，請他們填寫一份問卷。問卷要簡單，最好采取只提少數相關問題的辦法，測驗會議的主要意圖是否已被接受和理解。

除了這些有關的問題，問卷還應設法發現與會者對以下問題的看法：

◆地點——位置是否適當？是否容易到達？是否有足夠的停車場？是否舒適？服務和飲食是否良好？工作人員的服務如何？

◆會議的組織——是否在開會前就對會議內容已有所知？旅行安排的效果如何？座位安排是否滿意？日程表、選票、簡報等輔助資料是否做得很好？

◆會議——會議是否籌辦得很好？在會上能否看清楚、聽清楚？發言者是否給人深刻印象？輔助器材是否良好？有沒有足夠的時間提問？與會者是否覺得充分參與了會議？從會議中學到了什么？

◆后續行動——是否有正式的后續行動？如果沒有，是否應當有這樣的行動？會議的直接結果是什么？是否打算采取進一步的行動？

籌辦人最好在確定了會議目的的前期策劃階段，就設計出一份問卷。對會議的策劃越投入，本來模糊的想法越有可能變得清晰。

要讓與會者填一份問卷可能有一定困難，因為在會議結束之后，每個人都將忙于工作。解決這個問題的方法是：或者帶著小型錄音機登門拜訪；或者舉辦填寫問卷有獎比賽；或者不斷地催促，這當然要注意避免與會者的反感情緒。

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