一次較為正式的會面，賓主雙方往往需要合影留念。在涉外交往之中，對此尤其比較講究。處理合影的問題，通常要求關注下述兩個重點問題：
（一）合影準備
凡預備正式進行的合影，具體負責操辦此事的基層公務員應認真地有所準備。進行準備工作時，須特別關注以下細節：
1.主隨客便。在合影前，主方宜征求來賓意見，切勿勉強從事。有些外國人士出于宗教方面或其他方面的原因，往往忌諱拍照，因而他們對合影多有抵觸情緒。
2.提供照片。合影之后，主方宜向參與合影的各方人士主動提供照片，并保證人手一張。
3.布置場所。正式的合影，均應先期選擇好場地，并進行認真的布置。臨時湊合，往往欠妥。
4.備好器材。拍照時需用的一切器材，均應提前備好、備足，以防在合影時發現短缺，令人措手不及。
5.確定時間。正規的合影，在必要時要向所有參加者通報具體的時間，使對方有所準備。
6.忌諱他用。公務合影的照片，只宜作為資料或紀念。一般不宜用于商務活動，也不得隨便發表。
（二）合影排位正式的合影，既可以排列位次，也可以不排列位次。需要排列具體位次時，應首先考慮到方便拍攝與否。與此同時，還應兼顧場地的大小、人數的多少、身材的高矮、內賓或外賓等等。
正式合影的人數，一般宜少不宜多。在合影時，賓主一般均應站立。必要時，可安排前排人員就座，后排人員則可梯級站立。但是，通常不宜要求合影的參加者蹲著參加拍照。
合影時，若安排其參加者就座，應先期在座位上貼上便于辨認的名簽。
具體涉及合影的排位問題，關鍵是要知道內外有別。
1.國內合影的排位。國內合影時的排位，一般講究居前為上、居中為上和居左為上。具體來看，又有單數與雙數之別。通常，合影時主方人員居右，客方人員居左。
2.涉外合影的排位。在涉外場合合影時，應遵守國際慣例，宜令主人居中，主賓居右，令雙方人員分主左賓右依次排開。簡言之，就是講究以右為上。
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