一、公文的特點
(一)作者的法定性，特定的讀者性
公文的作者是法定的，是能以自己的名義行使職權和承擔義務的機關、團體、企事業單位。公文起草者，只是組織的代筆人。公文讀者具有特定性。有的公文的讀者是特指的受文機關，有的公文的讀者，是社會的全體成員。
(二)作用的權威性
公文具有代行法定職權的功能，對受文機關在法定的時間和空間范圍內，具有強制性。
(三)效用的現實性
公文主要在現行工作中使用，效用具有一定的時間性。
(四)體式的規范性
公文的體式，必須符合《國家行政機關公文處理辦法》規定的體式，即規范體式。
(五)制作的程序性
公文從準備撰寫到制作成文，都有嚴格的程序。
二、公文的作用
可歸納為五個方面。
(一)領導和指導作用
上級機關發給下級機關的公文，都具有領導和指導作用。上級機關傳達貫徹黨和國家
的方針政策、決定和規定等公文，必然要對下屬機關產生領導作用。而批復等公文，則對
具體工作產生指導作用。
(二)行為規范作用
通過公文發布的一些法律、法令和行政法規等，同樣對所轄成員起著規范和準繩作用。
(三)宣傳和教育作用
公文在傳達某一方針政策，規定人們應該怎么做的同時，還要說明為什么要這樣做。這就增強了它的宣傳和教育作用。
(四)聯系知照作用
機關之間的許多工作是通過公文進行聯系、協調的，許多具體問題也是因此而得到及時 處理的，還有許多對工作的開展具有重要意義的信息資料也是這樣獲得的。因此，公文在保證各機關正常而有秩序地開展工作上，起著極大的作用。
(五)依據和憑證作用
各種公文都反映了制發機關的意圖，都具有法定的效力，受文機關則以此作為處理工作、解決問題的依據。公文不僅僅傳達了發文機關的意圖，同時也是證實這一意圖的最好憑證。
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