專業(yè)秘書的必備條件，與傳統(tǒng)秘書截然不同，20世紀(jì)的秘書所被賦予的職責(zé)，是消極地等待主管的命令，配合周圍的工作環(huán)境；而新世紀(jì)來臨之際，由于網(wǎng)絡(luò)的四通八達(dá)，企業(yè)扁平化、全球化的發(fā)展，促使秘書積極順應(yīng)變局，創(chuàng)新思維。因此，21世紀(jì)的秘書，除了外形利落出色、學(xué)識涵養(yǎng)豐富、個性成熟穩(wěn)重等傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)之外，還應(yīng)具備現(xiàn)代條件：第一，有問題，能自己找答案。資深參謀人員應(yīng)為主管設(shè)想出合理的方法，要主管做選擇題而非是非題。第二，情緒問題，能自行排解。世界上95％的秘書都是女性，下個世紀(jì)無疑將是女性發(fā)展最快速也是最具挑戰(zhàn)機(jī)會的世紀(jì)。專業(yè)秘書必須克服自身的情緒問題，力求成熟穩(wěn)重。第三，不斷給自己找機(jī)會。化被動為主動。危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī)。第四，隨時準(zhǔn)備。許多秘書抱怨加班，比老總還忙，這就違反了秘書工作的要求。主管隨傳隨到這是必須的。第五，話不多但中聽。多數(shù)主管都很忙碌，沒有時間聽閑話。所以秘書在回答前必須思考，做到能言不繁。第六，做事有分寸。做秘書最難的一件事，是揣度主管的心意。許多反應(yīng)及作風(fēng)都是在日積月累的溝通和協(xié)調(diào)中了解的。所以過度反應(yīng)是需要避免的。第七，凡事多觀察。秘書就像氣象局一樣，主管及辦公室的風(fēng)吹草動都唯你是問。要適應(yīng)環(huán)境，而非要環(huán)境適應(yīng)你；要改變自己而非改變他人。第八，能設(shè)身處地的考慮。秘書是未來辦公室資訊的整合者，在這個前提下，你所擁有的資源最多也最完整，所以你的思維應(yīng)該不是單一的，而是整合的。第九，能扮黑白臉。許多會議和談判的場合可能需要你適當(dāng)?shù)某霈F(xiàn)，配合主管完成工作。所以你的溝通協(xié)調(diào)能力是相當(dāng)重要的。第十，有公關(guān)能力。秘書工作會涉及更多的顧客服務(wù)，也就是對外涉及聯(lián)絡(luò)的能力。秘書也將逐步邁向公關(guān)經(jīng)理人或甚至發(fā)言人的角色。
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