崗位說明書，也稱崗位工作說明書，是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應(yīng)作什么、應(yīng)怎么作和在什么樣的情況下履行職責(zé)的匯總。很多企業(yè)由于缺乏準(zhǔn)確的工作說明而付出了很大的代價，結(jié)果導(dǎo)致績效考核認(rèn)為主觀色彩濃重，降低和打擊員工工作積極性，招聘工作“廣種薄收”效率低下，更嚴(yán)重的是使得員工培訓(xùn)工作難以開展，缺乏針對性。 那么如何制訂崗位工作說明書呢？ 首先要從工作分析入手。工作分析是對某工作進(jìn)行完整的描述或說明以便為管理活動提供有關(guān)工作方面的信息而進(jìn)行的一系列工作信息的收集、分析和綜合的人力資源管理基礎(chǔ)性活動。
工作分析從以下八個要素著手(6W2H): WHO:誰從事此項工作，責(zé)任人是誰，對人員的學(xué)歷及文化程度、專業(yè)知識與技能、經(jīng)驗以及職業(yè)化素質(zhì)等資格要求。
WHAT:做什么，即本職工作或工作內(nèi)容是什么，負(fù)什么責(zé)任。
WHOM:為誰做，即顧客是誰。這里的顧客不僅指外部的客戶，也指企業(yè)每部的員工，包括與從事該工作的人有直接關(guān)系的人：直接上級、下級、同事、客戶等。
WHY:為什么做，即工作對其從事者的意義所在。
WHEN:工作的時間要求。
WHERE:工作的地點、環(huán)境等。
HOW:如何從事或者要求如何從事此項工作，即工作程序、規(guī)范以及為從事該工作所需的權(quán)利。
HOW MUCH:為此向工作所需支付的費用、報酬等 工作分析是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。企業(yè)進(jìn)行工作分析必須統(tǒng)籌規(guī)劃，分階段、按步驟地進(jìn)行。進(jìn)行工作分析通常使用的的方法有：問卷調(diào)查、總結(jié)分析、員工記錄、直接面談、觀察等方法。
有了工作分析結(jié)果以后，我們就可以著手制定工作崗位說明書了，大多數(shù)情況下，崗位說明書應(yīng)該包括以下的主要內(nèi)容：
1. 工作識別，包括工作名稱、部門、匯報關(guān)系、工作編號等等。
2. 工作分析日期：目的是為了避免使用過期的崗位說明書。
3. 工作概述：簡要說明工作內(nèi)容。
4. 崗位責(zé)任：包括直接責(zé)任與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任（非管理崗位則沒有此項內(nèi)容）。
5. 工作規(guī)范：即從事該項工作所必須具備的基本資格條件。主要有學(xué)歷、個性特點、體力要求以及其他方面的要求。 工作說明書最好根據(jù)公司的具體情況進(jìn)行制定，而且在編制時，要注意文字簡單明了，使用淺顯易懂的文字；內(nèi)容要越具體越好，避免形式化網(wǎng)書面化；隨著公司規(guī)模的不斷擴大，崗位說明書要在一定的時間內(nèi)必須給予修正和補充，以便與公司的發(fā)展保持同步。
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