一、報告的定義和類別 報告是機關向上級機關或業務主管部門反映情況、匯報工作、報送文件、報告查詢事宜時所寫的匯報性文件。 在機關中，報告的使用范圍很廣。按照上級部署或工作計劃，每完成一項重要工作，一般都要向上級機關寫報告，用以反映工作的基本情況、工作中所取得的經驗教訓、工作中存在的主要問題，以及今后工作的設想，以取得上級領導部門的指導。報送、報批文件，回答上級查詢的問題等，有時也使用報告。
報告一般可分為下面幾類：
1.呈報報告 這是直接向上級機關匯報工作、反映情況的報告。根據具體內容和性質又可分為綜合報告與專題報告兩種。 綜合報告用來向上級匯報本單位、本部門一個時期內全面工作或幾個方面工作的綜合情況，往往有一文數事的特點，例如《關于××市九五規劃執行情況的報告》。 專題報告是向上級匯報某項工作、某個問題或某一方面情況的報告，往往有一事一報、迅速及時的特點，例如《關于元旦春節市場安排情況的報告》。
2.呈轉報告 向上級機關匯報工作、提出意見或建議，并請求將該報告批轉有關部門或地區執行的報告叫作呈轉報告，例如林業部《關于加強野生動物保護管理工作的報告》。
3.回復報告 用于答復上級詢問或匯報所交辦事情辦理結果的報告，稱作回復報告。回復報告往往是對一些重大事項的答復，對一般性事項用函作答即可，例如××市民政局《關于擁軍優屬情況的報告》。
二、報告的主要特點
1.匯報性。凡報告都是下級機關向上級機關或業務主管部門匯報工作，一般都是將做過的事情報告給上級，讓上級掌握基本情況，以利于心中有數或對工作進行指導。所以，匯報性是報告的一大特點，這是報告同請示的根本區別。這一特征決定了報告一般事后行文。
2.陳述性。因為報告具有匯報性，是向上級講述做了什么工作，這項工作是怎樣做的，有些什么情況、經驗體會、存在問題和今后打算等，所以在行文上一般都用敘述的筆法，即向上級機關或業務主管部門陳述其事，而不是象請示那樣祈使、請求。陳述性是報告區別于請示的又一大特點。
三、報告的結構和寫作要領 報告一般由標題、主送機關、正文和落款四個部分組成。
1.標題 報告標題通常由事由和文種組成。事由就是報告所針對的問題，也就是報告的內容；文種即“報告”。
2.主送機關 主送機關就是受文機關，報告的主送機關一般是發文機關的直屬上級機關。
3.正文 正文由報告緣由、報告事項、報告尾語三部分組成。報告緣由主要交待報告的起因、理由或注明目的、意義等，是正文的開頭；報告事項即正文的主體內容，如基本情況、措施與辦法、成效與問題或者是經驗與教訓、意見與建議、打算與設想等；報告尾語根據類別而定，呈報性報告往往以“特此報告”或“以上報告如有不妥，請指正”等語作結。呈轉性報告則會提出“以上報告如無不妥，請批轉各地各部門執行”的要求。
4.落款 正文結束，在右下方署名署時并蓋公章。 在報告的寫作中，經常犯的毛病是：事實不具體，言之無物；表述不清晰，缺乏對材料的認真組織與安排；綜合性報告常犯堆砌材料的毛病，重點不突出；例行報告往往千篇一律，寫不出新意來；有時在報告中帶請示內容；請示性報告，所報請審批意見，有的缺乏可行性。這些常犯的毛病，在寫作時應注意避免。
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