字的書(shū)寫(xiě)要規(guī)范。不用錯(cuò)字、別字、異體字，包括不用胡亂簡(jiǎn)化的字，一切以國(guó)家語(yǔ)言文字工作委員會(huì)頒布的漢字簡(jiǎn)化表為主。這就是公文的書(shū)寫(xiě)規(guī)范。
詞，不要生造詞頭，注意正確運(yùn)用現(xiàn)代高科技新術(shù)語(yǔ)；用書(shū)面語(yǔ)，不用口語(yǔ)；用現(xiàn)代漢語(yǔ)，除已通用的個(gè)別文言詞（如“其、之、者、所”、廣泛使用的成語(yǔ)之外，不要文白夾雜，故意簡(jiǎn)古。這也是文風(fēng)問(wèn)題。重疊式要慎用，如可用“方方面面”、“形形色色”，不可以用“開(kāi)開(kāi)心心”。
遣詞造句，也要規(guī)范。除“值此……之際”等已經(jīng)通用的句式外，一般不用文言句式。重視“約定俗成”的習(xí)慣，不用“好好看”、“我緊張你”、“特科長(zhǎng)”等世俗新語(yǔ)。
標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要使用正確。常用的16種標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，要以國(guó)家語(yǔ)言文字工作委員會(huì)所頒布的《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法》（自1996年6月1日起實(shí)施）為標(biāo)準(zhǔn)。
要做到字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，只有靠平時(shí)多讀、多寫(xiě)、多留心、多查閱、多商量，多增加一點(diǎn)責(zé)任心。因?yàn)樨?zé)任心才是寫(xiě)作公文的動(dòng)力，正如激情是產(chǎn)生文學(xué)作品的動(dòng)力一樣。此外，還要明確以什么為標(biāo)準(zhǔn)。
“我有一言應(yīng)記取，文章得失不由天”（魯迅：《別諸第三首》）。廣大秘書(shū)工作者要樹(shù)立信心，勤學(xué)苦練，相信一定會(huì)在貫徹新《辦法》的實(shí)踐中寫(xiě)出篇幅簡(jiǎn)短、信息量大、有實(shí)用價(jià)值、提高行政效率的好公文。
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