會(huì)議室的容量、座位與舞臺(tái)的安排都與視聽設(shè)備之間產(chǎn)生直線的關(guān)系，說明如下。
一、視聽設(shè)備的安排影響會(huì)議室座位的容量：
如果視聽設(shè)備對(duì)一個(gè)成功會(huì)議是重要因素的話，那么會(huì)議室座位的容量一定與場地簡介的數(shù)量不同。通常場地簡介的座位數(shù)量是以最大容量來計(jì)算，并沒有特別考慮到舞臺(tái)或視聽設(shè)備所需要的空間，快速計(jì)算方法是如果以劇院型的座位安排每人需要的空間是3米，如果以教室型的座位安排每人需要的空間是4．6米。然而估計(jì)視聽器材所需要的面積，要先了解視聽的兩項(xiàng)原則：第一：5米原則與第二：8原則。
5米原則：是從地面到銀幕底層的距離為1．5米，一般來說人坐下來的高度約1．4米。
8原則：最佳的視覺范圍是不近于2倍銀幕的高度也不遠(yuǎn)于8倍銀幕的高度。例如銀幕高度為4米，那么第一排位子應(yīng)該放在距離銀幕8米的地方，而最后一排位子不要遠(yuǎn)于距離銀幕32米的地方。
有些會(huì)議經(jīng)理人采用第二：8模式，并將視聽設(shè)備作為會(huì)議室是否通用的考慮因素之一。如果采用1．5米原理，會(huì)議室天花板高度為4．6米，銀幕的高度為3米，舞臺(tái)最好放置于會(huì)議室入口處的對(duì)面，如此才不會(huì)影響晚來的人因穿過銀幕而干擾演講者。在放置舞臺(tái)及銀幕時(shí)，同時(shí)也要考慮吊燈、圓柱、燈光控制位置、人口及疏散口，一旦銀幕的正確位置確定，采用第一：5米原理比較容易正確估計(jì)座位數(shù)量。如果會(huì)議室長度為30米，幻燈機(jī)或影片將投射在3米銀幕，那么最后一排位置不能超過16．5米。
二、座位安排對(duì)視聽的影響：有些座位安排對(duì)視聽產(chǎn)生良好效果，有些則相反，對(duì)視聽最適合的座位安排是劇院型、教室型、u形或馬蹄形。劇院型與教室型的座位安排可以將銀幕放在中間或角落，主桌可以放置在角落，如此不會(huì)影響與會(huì)者視線。橢圓形的座位安排無法使每一位清楚看到投影，某些人必須移動(dòng)位子。在酒會(huì)的圓桌約有半數(shù)的人必須移動(dòng)座位，這是無法避免的，好在餐會(huì)的祝詞多半是簡潔、綱要的，有時(shí)候?yàn)榱伺浜蠒?huì)后用餐來不及變換座位安排時(shí)，會(huì)議中也可能利用圓桌形的座位安排。
三、會(huì)議場地視聽設(shè)備的調(diào)查：
會(huì)議場地視聽設(shè)備的調(diào)查可分下列3步驟：
(1)事前收集相關(guān)資料；(2)現(xiàn)場實(shí)地勘查；(3)事后匯總資料。
當(dāng)你尚未實(shí)地勘查前，先收集會(huì)議場地的相關(guān)資料，如簡介、平面圖與周邊環(huán)境等，自行設(shè)計(jì)一張"審核清單"，并將你了解的部分詳細(xì)列出來。事先要求會(huì)議場地提供視聽設(shè)備的報(bào)價(jià)單，以便了解當(dāng)?shù)厥袌鰞r(jià)格，如果可能再請教曾經(jīng)使用過這個(gè)會(huì)議場地的主辦單位應(yīng)該注意的事項(xiàng)。
實(shí)地勘查時(shí)，對(duì)于視聽部分必須非常詳細(xì)了解其設(shè)備情形，同時(shí)也要求當(dāng)你到現(xiàn)場勘查時(shí)，會(huì)議承辦人及視聽技術(shù)人員都能在現(xiàn)場詢答，詢問的內(nèi)容越詳細(xì)越好，詢問的內(nèi)容可以包括會(huì)議室是否可以錄音、詳細(xì)的平面圖(包括長、寬、高)、是否有音效系統(tǒng)、質(zhì)量如何、會(huì)議所使用的家具是否足夠，如桌、椅、講臺(tái)、升降機(jī)及海報(bào)架等。事后再匯總所有資訊，作正確的研判。
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