1．安排會議主題或議題
會議主題是會議要討論的主要問題和要議定的事項，它決定著會議的性質(zhì)和方向，是會議目標的體現(xiàn)。議題是對會議主題的細化，是由領導決定的。確定主題的主要方法有：一是要有確實的依據(jù)，二是必須要結合本單位的實際，三是要有明確的目的。提出議題有兩種情況：一是由領導提出，二是領導提出會議的目標和要求，由秘書部門向所屬單位征求意見，經(jīng)篩選整理后，報領導審定。會議的議題無論是領導提出的，還是秘書部門征求意見整理的，都應建立在調(diào)查研究、實事求是的基礎上，盡量避免主觀性和片面性，使其科學合理，具有較強的針對性。
2．確定會議相關事項
1)確定會議名稱
有些會議的名稱是固定的，如代表會議、辦公會議等，有些會議的名稱則是不固定的。會議名稱應當根據(jù)會議的議題或主題來確定，即要名副其實。會議的名稱一般由以下幾個部分組成。
(1)會議主辦單位的名稱。
(2)會議的主題。
(3)會議的類型。
例如，“××集團公司經(jīng)貿(mào)洽談會”這個名稱，其中，“××集團公司”是會議主辦單位的名稱，“經(jīng)貿(mào)”是會議的內(nèi)容或主題，“洽談會”是會議的類型。另外，有的會議名稱還可以包括時間和范圍等因素。例如，“××集團公司×年全體員工總結大會”，其中，“×年”是會議內(nèi)容針對的時間，“全體員工”是會議的范圍，“總結大會”表明了會議的類型。會議名稱要用精練的文字高度概括出會議的主題，使人一目了然。
2)確定會議的規(guī)模和規(guī)格
會議規(guī)模與規(guī)格的確定依據(jù)是會議的內(nèi)容或議題。內(nèi)容和議題需要多大的規(guī)模就上多大的規(guī)模。同時，應當本著精簡效能的原則來確定會議的規(guī)模與規(guī)格，即中、小規(guī)模，中、低檔次的規(guī)格能夠解決問題的，盡量不上大規(guī)模和高規(guī)格。
3)提出參加會議的范圍或人員名單
在確定會議規(guī)模與規(guī)格的基礎上，提出參加會議的范圍或人員名單。這就是說，多大規(guī)模、何種規(guī)格檔次的會議應當由何種層級或何種身份的人參加，這里所說的層級，一般是指參加會議人員的級別、地位；這里所說的身份，卻并不完全在于某人職位級別的高低，而是在于會議的需要。目前，社會上有些單位辦會，動不動就請上一大堆“名人”，其實與會議的內(nèi)容毫不相關，只是想借“名人”提高企業(yè)的知名度，這樣做雖然可能會引起一時轟動，但增加了成本，很可能造成不必要的浪費。還有個別單位和地區(qū)存在著“陪會”現(xiàn)象，即應該一位領導出席會議，但實際上卻帶著秘書、司機、家屬等一行人，不僅給會議主辦單位造成很大壓力，更給與會者單位造成了不必要的經(jīng)濟負擔。因此，在擬定會議范圍或人員名單時，應盡量避免類似情況的出現(xiàn)，將真正應當參加會議的人員列入名單，無關人員應排除在外。
3．擬訂會議的時間與會期
1)提出會議召開的時間
召開會議的時間應當在會議議題確定下來之后確定，原則上應盡量趕早不趕晚，但也要注意以下幾點。
(1)要根據(jù)會議的主持人或主辦會議單位的主要領導人及被邀請的主要領導人或貴賓是否能夠出席會議來確定時間。
(2)主要領導人出差、旅行的當天或返回的當天最好不召開會議，緊急會議可以除外。
(3)會見會談性會議應當事先同主、賓雙方商議之后再確定會議召開的時間。
2)確定會期
會期是指召開會議時間的長短。確定會期應當與會議的內(nèi)容緊密相聯(lián)。即內(nèi)容多，議題復雜，需要與會人員充分發(fā)表意見的會議，會期可長一些，反之可短些。確定會期也應當遵循精簡效能的原則，盡量開短會。為此，可以采取限定發(fā)言時間的做法，以提高會議的效率。
4．擬訂會議的議程與日程安排
1)擬訂會議議程
擬訂會議議程應當簡明概略，并冠以序號將其清晰地表達出來。代表會議的議程還要經(jīng)代表大會的預備會議或主席團會議通過之后才能正式生效。
一般議程的順序如下。
(1)宣布議程。
(2)說明人員缺席情況。
(3)宣讀并通過上次會議的備忘錄。
(4)財務主管報告。
(5)其他報告。
(6)新的議題。
(7)有關人事任免。
(8)提名并選舉新的負責人。
(9)通知有關事項。
(10)宣布休會。
2)安排會議日程
會議日程是指會議議程在時間上的具體安排。會議日程多采用表格式，將會議議程分別固定在會議期間每天的上午、下午、晚上3個單元里，使與會者一目了然地看清日程安排，以便按統(tǒng)一的規(guī)定參加會議的活動。因此，擬訂會議日程要明確具體，并準確無誤。日程安排大體包括時間(可具體到×小時×分鐘)、內(nèi)容和地點。
3)案例——簡明的會議議程
“秘書工作”市管理協(xié)會技術訓練專題研討會議議程
一、專題報告：《當代發(fā)達國家經(jīng)營技術訓練情況與發(fā)展趨勢》
二、銷售與服務訓練演示
三、座談討論
四、大會交流
實例
時間安排：
上午：8:00 8:15 10:00 11:00
中午：12:00
××市管理協(xié)會技術訓練中心秘書處
“秘書工作”×年×月×日
會議日程安排
××市管理協(xié)會技術訓練專題研討會日程安排
內(nèi)容安排：
報到
報告會××
銷售訓練演示
服務訓練演示
午餐
地點：××飯店一樓大廳
飯店五樓會議廳
下午1:30
分組研討
第一組六樓會議室
第二組七樓會議室
第三組八樓會議室
“秘書工作”飯店五樓會議廳
5．準備會議文件
會議文件的準備工作主要是起草和印發(fā)。起草的文件主要有開幕詞、講話稿、工作報告、決議草案。起草的原則有的是秘書人員負責起草，有的是由秘書協(xié)助領導起草，有的是由秘書配合業(yè)務部門起草。承擔文件起草的秘書應了解會議宗旨和會議的全面情況，緊緊圍繞會議中心，力爭較好地完成任務。
文件的印制、分發(fā)應認真負責，保證質(zhì)量，不出差錯。
6．落實后勤工作會務
后勤服務是會務工作中不可忽視的環(huán)節(jié)，特別是一些內(nèi)容重要、規(guī)格高、參加人數(shù)較多的會議，如果后勤工作做得不好，將會嚴重影響會議效果。
準備階段的后勤服務應做好以下工作。
(1)會議經(jīng)費項目預算。主要包括會場租金、場地布置、文件印刷、辦公用品、住宿、伙食補貼、交通、娛樂費用等。在預算時，應堅持節(jié)約原則，精打細算，減少開支，嚴格遵守有關規(guī)定，不任意提高開支標準。
(2)落實食宿，安排交通，做好衛(wèi)生保健工作。
(3)制作會議證件。會議證件包括代表證、出席證、列席證、工作證等。這些證件都應事先印制好，以便及時發(fā)給與會者和工作人員。
(4)制定會議的值班工作與保密工作方案。
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