秘書工作在我國(guó)歷史悠久，早在漢代就已出現(xiàn)了“秘書”一詞。在我國(guó)，所謂秘書，“就是掌管文書并直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者全面處理事務(wù)的工作人員。”秘書工作的本質(zhì)就是充分發(fā)揮參謀、助手、綜合協(xié)調(diào)、反饋溝通等作用為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。當(dāng)前，在社會(huì)變革和經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)期，不斷變化的形勢(shì)從工作環(huán)境、工作方式、工作內(nèi)容上都對(duì)秘書工作提出了新的要求。只有適應(yīng)這些要求，才能更好地發(fā)揮秘書作用。
一、找準(zhǔn)定位，充分發(fā)揮職能作用
秘書工作是聯(lián)系上下，溝通各方的橋梁，也是各方面矛盾的匯集點(diǎn)，如果找不準(zhǔn)自己的角色定位，就會(huì)導(dǎo)致失職或越位。作為秘書要正確認(rèn)識(shí)自己的工作意義和價(jià)值，找準(zhǔn)自己的角色，每項(xiàng)工作每件事情都要高標(biāo)準(zhǔn)，高質(zhì)量，高效率完成。同時(shí)，秘書工作的性質(zhì)是服務(wù)，不是決策，要力求找準(zhǔn)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的對(duì)接點(diǎn)，找準(zhǔn)參謀與盡職盡責(zé)的融合點(diǎn)，把握適度原則，力爭(zhēng)使工作到位不越位。和領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí)，應(yīng)做到參與不干預(yù)、靈活不迎合、到位不越位、服從不盲從，時(shí)刻謹(jǐn)記秘書工作者在為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的過(guò)程中始終是水手不是舵手，是配角不是主角，只能參而不決，謀而不斷。對(duì)于和同事的關(guān)系，秘書要擺正自己的位置，不能認(rèn)為自己是領(lǐng)導(dǎo)的秘書就覺得高人一等，和同事說(shuō)話辦事時(shí)不能帶“官腔”，要多與同事交流溝通，盡量“少說(shuō)話，多做事”。在與群眾打交道的時(shí)候，群眾認(rèn)為你是代表領(lǐng)導(dǎo)、政府發(fā)言，因此行為舉止、說(shuō)話都必須得體。
二、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升自身素質(zhì)
哲人道，“馬不伏櫪，不可以趨道；士不素養(yǎng)，不可以重用”。秘書工作是一個(gè)腦力、智力輸出的過(guò)程，如果不注重“進(jìn)補(bǔ)”、“練筆”，就有可能“江郎才盡”，無(wú)法跟上知識(shí)更新日新月異的步伐。因此，秘書工作者必須要做到三勤：
一是勤學(xué)習(xí)。古今中外的優(yōu)秀秘書，無(wú)一不是勤奮好學(xué)、博學(xué)多識(shí)之士，有著良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)和智能結(jié)構(gòu)。根據(jù)木桶理論，決定一只木桶盛水量多少，不是最高的木板，而是最低的那塊。為了勝任工作，只有將自己身上最短的“木板”努力加高加固，發(fā)奮學(xué)習(xí)，擁有更加肥沃的知識(shí)和智能土壤，才能使自己的工作得心應(yīng)手。要把加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提高素質(zhì)作為一種責(zé)任、一種境界，不斷更新知識(shí)，努力培養(yǎng)自身的理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。尤其要認(rèn)真讀一些馬列著作，認(rèn)真學(xué)好鄧小平理論，學(xué)好xx同志“xxxx”的重要思想，深刻領(lǐng)會(huì)科學(xué)發(fā)展觀的內(nèi)涵，并力求在融會(huì)貫通、聯(lián)系實(shí)際上下功夫。同時(shí)更多地向領(lǐng)導(dǎo)和同志們學(xué)習(xí)，從中汲取營(yíng)養(yǎng)，改造和充實(shí)自己，一心一意干事業(yè)，成為一個(gè)名符其實(shí)的“萬(wàn)金油”。
二是勤積累。做好平時(shí)的資料積累，是秘書的基礎(chǔ)性工作。只要平時(shí)“廣積糧”，應(yīng)戰(zhàn)才會(huì)心不慌。“勿臨渴而掘井，宜未雨而綢繆。”作為一個(gè)文秘人員，必須建立自己的“資料庫(kù)”。時(shí)不分古今，地不分內(nèi)外，質(zhì)不分正反，類不分點(diǎn)面，凡是對(duì)自己工作有益的資料，都要分門別類，妥善保存起來(lái)。一年清理一次，去粗取精。同時(shí)，對(duì)各種事物平時(shí)都要留心，時(shí)時(shí)做有心人，隨時(shí)記，每事問，勤思考，善于積累一些活材料。陸游對(duì)其兒子說(shuō)，汝果欲學(xué)詩(shī)，功夫在詩(shī)外。意思就是要加強(qiáng)平時(shí)的觀察、思考、積累。積累，主要是積累觀點(diǎn)，積累語(yǔ)言，積累數(shù)據(jù)。“好記性不如爛筆頭”，做筆記的好處很多，人民藝術(shù)家老舍說(shuō)過(guò)：“這不僅大有助于記憶，而且是自己考試自己，看看到底有何心得。我曾這么辦過(guò)，確有好處。不管自己的了解正確與否，意見成熟與否，反正寫過(guò)筆記必得到較深的印象。乃至日子長(zhǎng)了，讀書多了，再翻翻舊筆記看一看，就能發(fā)現(xiàn)昔非而今是，看法不同，有了進(jìn)步”。列寧也喜愛讀書筆記，他說(shuō)：“……在摘要中，個(gè)別句子、甚至個(gè)別詞，都比詳細(xì)充分的敘述有不可比擬的意義。”
三是勤練筆。秘書最重要的職責(zé)就是撰寫文字材料，做一個(gè)好秘書，文字材料的撰寫水平非常重要。多寫、勤練，是提高文字表達(dá)能力的不二法門。古人講，“拳不離手，曲不離口”，是從實(shí)際中得出的真知。“業(yè)精于勤”，只要勤學(xué)苦練，文字功底自然日臻深厚。曾國(guó)藩說(shuō)過(guò)：“治軍之道，以勤字為先。身勤則強(qiáng)，逸則病；家勤則興，懶則衰；國(guó)勤則治，怠則亂；軍勤則強(qiáng)，惰則敗，惰者暮氣也，常常提其朝氣為要。”“百種弊端，皆由懶生。”勤于練筆的重要性由此可見一般。
三、開拓創(chuàng)新，探索秘書工作規(guī)律
從事秘書工作不能因循守舊、一成不變，而是應(yīng)該不斷創(chuàng)新工作方式，充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)、謀好事。
一要主動(dòng)。秘書工作有著較強(qiáng)的服務(wù)性、從屬性、被動(dòng)性，活動(dòng)要服從領(lǐng)導(dǎo)日程，工作要圍繞領(lǐng)導(dǎo)打轉(zhuǎn)，就是材料也都是命題作文。但這并不是說(shuō)秘書工作只能奉命辦文、辦會(huì)、辦事，處處被動(dòng)。這就要求秘書工作者充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，處其事，敬其業(yè)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。只有了解和貼緊領(lǐng)導(dǎo)，才能真正想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，才能從領(lǐng)導(dǎo)的點(diǎn)滴言行中看到領(lǐng)導(dǎo)意圖中深層次的東西，做到心領(lǐng)神會(huì)，一點(diǎn)即通，從而在工作上，生活中具有更大的空間，使工作更有效率。只有站在領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題，才能看清什么是領(lǐng)導(dǎo)的主要需要，什么不是主要的但又是必要的，什么是可有可無(wú)的，什么是不合時(shí)宜的。對(duì)一定時(shí)期的重點(diǎn)工作、重要會(huì)議和重要活動(dòng)，進(jìn)行認(rèn)真研究分析，對(duì)應(yīng)采取哪些措施、分哪些步驟實(shí)施等細(xì)節(jié)及早謀劃，為領(lǐng)導(dǎo)擬出參考方案。對(duì)方向性、苗頭性、傾向性、爭(zhēng)議性、政策性和全局性的問題要緊緊抓住，進(jìn)行超前性、追蹤性、反饋性的調(diào)查研究。同時(shí)，搞好急、難、新情況綜合，做到“一葉落而知天下秋”，在領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)，各方面的依據(jù)便可順手拈來(lái)，水到渠成。在實(shí)際工作中，只要多留心領(lǐng)導(dǎo)手中的文件，注意領(lǐng)導(dǎo)的言行，就能知道領(lǐng)導(dǎo)在關(guān)心和思考什么，并在領(lǐng)導(dǎo)未作出決定之前，來(lái)預(yù)測(cè)自己的任務(wù)，使自己在任務(wù)到來(lái)之時(shí)，已胸有成竹。
二要謀事。秘書工作的職能和地位決定了秘書工作者必須謀大事、當(dāng)高參、獻(xiàn)良策，但秘書工作者的職能作用又多是體現(xiàn)在辦文、辦會(huì)、辦事等具體工作上。這其中許多是繁雜、零碎的。這就要求秘書工作者必須充分認(rèn)識(shí)服務(wù)的崇高性，樹立自覺服務(wù)的角色意識(shí)，把謀大事與干小事有機(jī)結(jié)合起來(lái)。一是樂于做小事。秘書工作無(wú)小事，小事里面有大事，小事里面有政治，小事連著大局。小事做不好，往往就會(huì)誤大事。無(wú)論是文稿起草、信息調(diào)研、督促檢查，還是文件校核、會(huì)務(wù)安排、后勤服務(wù)等等，哪一個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)不靈，都有可能影響大局、影響決策。所以，秘書工作者要自覺地把具體工作、日常小事融于大局之中，“有心于事、熱心于事、用心于事”，把每一件事考慮得更周全一些，安排得更細(xì)致一些，處理得更快一些。二是敢于謀大事。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的工作范圍，跟蹤領(lǐng)導(dǎo)的工作軌跡、工作目標(biāo)和階段性工作重心，及時(shí)準(zhǔn)備材料、提供情況、謀劃點(diǎn)子，這是秘書工作者最起碼的工作內(nèi)容。因此，秘書工作者更應(yīng)充分發(fā)揮智囊作用，努力吃透“上情”，通曉“外情”，明了“下情”，不斷提高自己的認(rèn)識(shí)能力、分析能力和預(yù)見能力，做到問題抓得準(zhǔn)、看得清、謀得遠(yuǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)提供更多更好的服務(wù)。三是善于辦實(shí)事。任何領(lǐng)導(dǎo)都不是完人，他們也有自己的個(gè)性特征，也有品德和才能上的差異。對(duì)此，秘書工作者要善于了解領(lǐng)導(dǎo)的優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處，使領(lǐng)導(dǎo)的才能和優(yōu)秀品德得到充分展現(xiàn)；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的不足和缺陷應(yīng)盡量彌補(bǔ)，使領(lǐng)導(dǎo)能夠在任何場(chǎng)合下都光彩照人；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)零散的觀點(diǎn)應(yīng)恰當(dāng)聯(lián)綴，把“珍珠串成項(xiàng)鏈”；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不便處理的問題，要善于擋駕、善于處理；對(duì)于辦了不好，不辦也不好的事，要以對(duì)工作、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的態(tài)度，保持清醒頭腦，分清事物本質(zhì)，宜辦則辦。
三要?jiǎng)?chuàng)新。xx同志說(shuō)：“創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。”同樣，創(chuàng)新也是秘書工作不斷發(fā)展的靈魂和生命力之所在。在不違反黨的方針政策和國(guó)家法律法規(guī)的前提下，凡是有利于秘書工作發(fā)展的活動(dòng)，都要大膽創(chuàng)新，大膽開展。要積極學(xué)習(xí)和借鑒其它地方秘書工作的一些成功經(jīng)驗(yàn)，有計(jì)劃地對(duì)秘書工作的特點(diǎn)、規(guī)律和方法進(jìn)行研究探討，多與不同地區(qū)的秘書工作人員之間開展經(jīng)驗(yàn)交流和研討活動(dòng)。在交流溝通中發(fā)現(xiàn)不足，尋找差距，不斷總結(jié)實(shí)際工作中的寶貴經(jīng)驗(yàn)，在補(bǔ)足中探索規(guī)律，完善各種制度，促進(jìn)秘書工作健康有序地發(fā)展。
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