舉辦會議首先要選擇地區和城市，然后選擇場館和設施。根據會議要求的不同，人們會做出不同的選擇。一般來說，選擇會議地址有如下步驟：
a、初步篩選確定侯選名單
b、背景調查
c、實地考察
d、最終選擇
初步篩選
首先，我們需要作出篩選，即根據會議的目標來確定選擇目標。如果舉辦的是大型展覽，那么選擇就相當簡單，我們可以選擇會議酒店或會展中心。如果我們的目標之一是召開會議，那么擁有眾多會議室的會議酒店就比度假區酒店合適，因為度假區酒店里讓與會者分心的活動和地點太多。當然，酒店并非就一定是首選，你還可以考慮餐廳、主題公園、游船和其他。
確定侯選名單
最好逐漸地縮小侯選范圍，然后把侯選名單提交給委員會或小組討論作出最終決定。記住，此時仍然處于調查分析階段，除非你已經到實地進行了考察，否則千萬不要簽訂任何協議。
背景調查
確定侯選名單后，應對名單上的會議地址進行一番調查。每家酒店和會議中心都有自己的一套政策，這些政策有的符合你的要求，有的可能不符合你的要求。
近年來深受歡迎的會議地點（尤其是對于小規模的社交會議和活動）還有博物館、畫廊、歷史古跡遺址、圖書館甚至動物園等地方。美國曾經就有一個全國性協會的下屬分支機構把一個分會放在動物園召開，并提供午餐。當時，這個協會正在舉行年會，作為分會主辦方的一個分支機構提議把會議改在晚上去動物園召開，結果受到熱烈歡迎。許多機構會把一些特殊活動放在主題公園舉辦，屆時主題公園將關閉部分對外餐飲服務以滿足特殊活動的需要，與會者在就餐后將在公園停留幾個小時。
實地考察
在最終確定地點之前，去實地考察一下非常重要。你可以通過郵件、網絡、旅游管理部門或其他途徑獲得各種場地信息，但是俗話說，百聞不如一見，也就是說，這些都比不上親自到現場走一走看一看有效。比如，如果你從未到過美國田納西州納什維爾的奧普利蘭德酒店，你肯定想要親自去看一看。奧普利蘭德酒店宏偉氣派，是一家豪華大酒店，從客房區走入舉辦展覽的會議大廳大概需要10到15分鐘的時間。這個酒店有花園、瀑布、長廊、購物中心、餐廳和很多很多其他的服務設施。它不象機場酒店那樣會議室旁邊就是電梯。實地考察應該留意的就是這樣一些地方。
最終選擇
最后，該做最終決定了。選址是一個為某個活動選擇地點的過程，當你選擇了一個地點也就意味著你已否定了其他侯選地點。盡管如此，仍有幾點你需要注意。首先，當你完成實地考察返回后要盡快和各個考察地點取得聯系。不管你最終選擇誰，你都應該給它們發一封感謝信。這既是基本的禮貌問題，也是為將來有可能使用該地點留下伏筆，同時，說不定哪天你就會和它們有業務上的往來。
除感謝信外，你還應該把自己實地考察時沒有想到的問題也同時傳達過去。問題提出得越早，得到的答復也就越早，在做最終決定時可以參考的信息也就越多。一旦作了決定，要盡早與各侯選地點聯系，以便那些被篩選出局的地點可以與另外的會議團隊合作。
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