約會書信行文必須婉轉、懇切和有禮。要強調如約會給對方帶來不便，則可推遲或取消。文字則要簡短，只須簡單說明請求安排約會的理由，并提出一個合適的時間和地點，請求對方同意。
接到約會書信后應及時回復。復信有二種：一是同意安排約會，可對約會時間或地點要求商榷；二是拒絕安排約會。為不傷害對方感情，語氣要婉轉，說明不能赴約的理由，否則容易失禮。
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