當今信息社會，隨著計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展。人類許多傳統(tǒng)的工作方式發(fā)生了改變，許多新興事物應(yīng)運而生，如2o世紀9o年代末美國出現(xiàn)了virtualassistant(簡稱va)，中文意思即“虛擬助理”“網(wǎng)上秘書”。我們知道，秘書工作是“以處理信息為中心任務(wù)的。首當其沖受到了信息浪潮的影響”①，而“網(wǎng)上秘書”作為信息時代的產(chǎn)物，它的基本職能是什么，它與傳統(tǒng)意義上的“秘書”有怎樣的關(guān)系，未來發(fā)展趨勢如何等相關(guān)問題的研究在國內(nèi)外還處于起步階段，已有的學術(shù)研究成果尚不豐富。本文擬對網(wǎng)上秘書的職業(yè)涵義、職業(yè)特征、發(fā)展前景作一初步探討，以供商榷。
一、網(wǎng)上秘書的職業(yè)涵義
案例：
把一艘20米長、訂制建造的游艇從香港挪到紐約或邁阿密需要多少錢?一旦將這艘船挪到紐約，維持它，包括聘請一位24小時待命的經(jīng)驗豐富的船長又得花多少錢?這是54歲的網(wǎng)上秘書蘇珊娜•斯特默做網(wǎng)上秘書以來的第一份工作。她花了3個星期的時間為她的客戶——一位來自香港的投資銀行家找到了答案：將游艇從香港挪到紐約要花97000美元，而要維持它每月得花7000美元。在斯特默的幫助下，銀行家決定在香港將游艇出售，然后在紐約買一條新游艇。斯特默從評判客戶商業(yè)計劃到幫助客戶挑選婚禮地點什么都做。她說：“我有一個客戶打算7月份到舊金山葡萄酒釀造地外舉行婚禮，在里面招待來賓，而她只在舊金山停留9o分鐘。”到了5月份。新娘手中只有一份候選地名單，由于“請我比請婚禮專家便宜”。于是新娘找到了她。斯特默說：“實際上，我所做的只是整理出一個龐大的電子數(shù)據(jù)表，而新娘只需要與她的準新郎坐在電腦前挑選出4個地點就可以了。”最后。在斯特默的協(xié)助下。新娘選擇了最佳婚禮舉行地點。
“職業(yè)”是指人們在社會生活中所從事的以獲得物質(zhì)報酬為主要生活來源并能滿足個人精神需求、在社會分工中具有專門技能的工作。根據(jù)這一涵義。我們可以看到案例中的主人公蘇珊娜•斯特默，雖然不像大多數(shù)人一樣與某單位或公司簽訂有固定年限的勞動合同，不按照傳統(tǒng)方式工作，但她確實在從事依靠專門技能滿足物質(zhì)和精神需求的工作。因此我們可以肯定地說，她所從事的信息咨詢、事務(wù)咨詢和策劃工作屬于“職業(yè)”概念范疇。
“網(wǎng)上秘書”既代表了類似蘇珊娜•斯特默這樣的從業(yè)人員，也代表了一種新型職業(yè)。那么“網(wǎng)上秘書”的內(nèi)涵到底是什么呢?維基百科資料對“va”的解釋是：“一個獨立的承包者，提供行政、技術(shù)，有時也為客戶提供創(chuàng)意，并協(xié)助客戶。”還有一種觀點認為：“網(wǎng)上秘書是利用網(wǎng)絡(luò)提供商業(yè)服務(wù)的自由職業(yè)者”。綜上，我們就可以對“網(wǎng)上秘書”作如下理解：其工作定位是承包商或自由職業(yè)者；工作途徑是網(wǎng)絡(luò)辦公；工作形式是根據(jù)客戶的需求將某些工作在一定時間內(nèi)完成。并按照工作的數(shù)量和質(zhì)量來獲取報酬：工作內(nèi)容主要是通過與客戶溝通，負責資料和信息的收集和處理、檔案整理、企業(yè)策劃文案寫作、工作計劃制定等。
可見，網(wǎng)上秘書與傳統(tǒng)秘書既有聯(lián)系又有區(qū)別，總體上說網(wǎng)上秘書是傳統(tǒng)秘書在新時代的新發(fā)展。用“新發(fā)展”來描述兩者之間的關(guān)系，是指在人際溝通、文件管理、信息處理等工作內(nèi)容存有一定交叉的前提下。網(wǎng)上秘書在工作定位工作途徑、工作形式等方面是對傳統(tǒng)秘書的變革。
二、網(wǎng)上秘書的職業(yè)特征
“網(wǎng)上秘書”與傳統(tǒng)秘書在信息的收集、處理、傳遞、反饋等工作內(nèi)容方面雖有一定的交叉性，但從工作職責來看，二者并沒有本質(zhì)的差別。與傳統(tǒng)秘書相比，網(wǎng)上秘書具有以下不同的職業(yè)特征：
第一，工作角色的新穎性。
傳統(tǒng)秘書只是行政單位或企業(yè)單位的雇職，在一定時期或范圍內(nèi)其工作權(quán)責與報酬是相對固定的；而網(wǎng)上秘書的工作很靈活，“他們與客戶之間的關(guān)系很獨特，網(wǎng)上秘書不是雇員，而是合作者，他們與客戶共同尋找更佳的做事方式”。網(wǎng)上秘書利用各種通訊設(shè)施與客戶取得聯(lián)系，通過遠程操作與客戶交流和溝通，客戶很少甚至根本見不到自己的秘書。網(wǎng)上秘書除了滿足客戶的需求之外，與客戶沒有職務(wù)上的隸屬關(guān)系。網(wǎng)上秘書可以同時與多個客戶開展業(yè)務(wù)合作，與客戶不存在固定的業(yè)務(wù)關(guān)系。至于報酬，網(wǎng)上秘書在為客戶開始工作之前就已與客戶商定好；另外網(wǎng)上秘書還可以與客戶共同完成一項工作并合理分配酬勞。
第二，工作手段的網(wǎng)絡(luò)化。
從某種意義上說，網(wǎng)上秘書所從事的就是信息處理工作。因此，網(wǎng)上秘書需要使用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，如電話、打印機、復(fù)印機、傳真機等，并熟練掌握電腦操作和網(wǎng)絡(luò)運用技術(shù)，完全采用網(wǎng)絡(luò)化的辦公方式。網(wǎng)上秘書運用收發(fā)電子郵件、gprs+wap高速移動電話通信、網(wǎng)絡(luò)聊天網(wǎng)絡(luò)論壇留言、ftp文件傳輸、使用搜索引擎網(wǎng)絡(luò)下載、網(wǎng)上交易等途徑，方便、快速、高效、準確地收集與處理信息。如果離開網(wǎng)絡(luò)，他們根本無法開展工作。
第三，工作方式的彈性化。
一直以來，人們形象地描述網(wǎng)上秘書為“穿著t恤和短褲辦公的人”或“穿著絲綢睡衣上班的人”。可見，網(wǎng)上秘書的工作狀態(tài)非常輕松自由。另外，網(wǎng)上秘書的工作方式也呈現(xiàn)出彈性化的職業(yè)特征。首先，網(wǎng)上秘書通過互聯(lián)網(wǎng)與客戶聯(lián)絡(luò)和交流，足不出戶就可以滿足客戶的需求。網(wǎng)上秘書通常在家辦公，或者根據(jù)個人需要選擇合適的小型工作間。其次，網(wǎng)上秘書可以按照自己的喜好和習慣來布置工作環(huán)境。再次，網(wǎng)上秘書不像傳統(tǒng)秘書那樣必須在公司或單位規(guī)定的時間內(nèi)工作，而是根據(jù)客戶的需求來靈活安排和掌握自己的工作時間。
三、網(wǎng)上秘書的職業(yè)發(fā)展前景
網(wǎng)上秘書可以說是信息時代發(fā)展的產(chǎn)物，屬于當今時尚的soho(smallofficehomeof—fice)一族。美國著名作家瑪麗安•薩爾茲曼早在1998年就指出，“展望21世紀的生活方式，就經(jīng)濟與技術(shù)層面而言，網(wǎng)上秘書將發(fā)揮智能代理人的作用。負責收集你最感興趣的消息。并處理商業(yè)和社會函件。”因為這一職業(yè)的自由性與獨立性，它越來越受到從業(yè)者的青睞，從業(yè)人數(shù)日益增多。同時，隨著全球經(jīng)濟的快速增長和全球一體化進程的加快，商務(wù)和商貿(mào)活動日益增多，規(guī)模不斷擴大，既能提高辦事效率又能節(jié)約人力和財力成本就成為許多公司追求的目標。網(wǎng)上秘書的出現(xiàn)因此成為一種必然。從目前情況來看，市場對網(wǎng)上秘書的需求很大，但這一職位的缺口也很大。可見，網(wǎng)上秘書的出現(xiàn)是符合市場經(jīng)濟規(guī)律和時代發(fā)展要求的，其發(fā)展空間非常廣闊。目前，我國最大的網(wǎng)上秘書基地浙江秘書網(wǎng)在浙江溫州成立，并已經(jīng)步入快速發(fā)展階段，作為網(wǎng)上秘書行業(yè)的領(lǐng)跑者，該公司的發(fā)展是對我國網(wǎng)上秘書事業(yè)的發(fā)展的一個重要促進和規(guī)范作用！據(jù)采訪調(diào)查，該公司目前已來自海內(nèi)外的網(wǎng)上秘書1500名左右，業(yè)務(wù)服務(wù)遍及國內(nèi)外企業(yè)和個人客戶。浙江秘書網(wǎng)負責人表示，目前，這一新興行業(yè)在我國發(fā)展非常迅速，也開始廣受客戶的歡迎和接受，越來越多的客戶開始使用網(wǎng)上秘書服務(wù)，但是要真正成規(guī)模和規(guī)范化，還有很長一段路要走！講這個行業(yè)規(guī)模化，職業(yè)規(guī)范化，將這個行業(yè)產(chǎn)業(yè)化是我們正在做的事！
當然，與傳統(tǒng)的秘書職業(yè)相比，網(wǎng)上秘書還存在著許多問題與不足，這在一定程度上影響和阻礙了它的發(fā)展。一般來說，網(wǎng)上秘書以前通常在單位或公司從事行政或商務(wù)工作，因注重獨立性、自由性較強的生活工作方式，才改行做網(wǎng)上秘書的。因該職業(yè)還沒有形成一定的規(guī)范，對從業(yè)人員沒有具體的職業(yè)要求，所以從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)參差不齊，能滿足市場需求的高素質(zhì)網(wǎng)上秘書人才相對較少。另外，網(wǎng)上秘書與客戶之間的合作關(guān)系通過協(xié)議的形式，以雙方的誠信度或信譽度來維系。這種關(guān)系缺乏勞動合同那樣的法律效力，對雙方的權(quán)利和義務(wù)規(guī)定得不夠清晰和明確，雙方利益很容易遭受侵害，比如網(wǎng)上秘書付出勞動卻得不到報酬的事件就時有發(fā)生。在世界范圍內(nèi)，“網(wǎng)上秘書”還是個新生事物，其從業(yè)人員的具體工作狀況、數(shù)量等都少有具有針對性的調(diào)查和統(tǒng)計。對有關(guān)問題的探討也相對較少。可見，網(wǎng)上秘書要成為一種規(guī)范化的職業(yè)還需假以時日。去年第四季度，中央電視臺新聞頻道，中國青年報，新浪網(wǎng)，搜狐網(wǎng)等國內(nèi)外1000多家媒體對浙江秘書網(wǎng)進行報道和強烈關(guān)注，這也說明，這一行業(yè)的未來趨勢將不斷走向大眾化，規(guī)模化發(fā)展的道路！這一新興行業(yè)也越來越受關(guān)注和被人們接受。
XX年，美國成立了名為國際虛擬助理協(xié)會(internationa1virtualassistantsassocia-tion。ivaa)的非營利組織，該協(xié)會由自愿服務(wù)的商業(yè)成功人士組成，他們制定相關(guān)管理制度組織開展網(wǎng)上秘書從業(yè)人員虛擬助理證書(certifiedvirtualassistant)考試，為成員提供教育培訓、商業(yè)信息和合作項目。目前，世界上已有許多網(wǎng)上秘書在該協(xié)會接受培訓和開展工作。該協(xié)會對網(wǎng)上秘書職業(yè)的發(fā)展以及從業(yè)人員素質(zhì)的提高發(fā)揮了重要作用。當然，這一職業(yè)還需要依靠法律及行業(yè)法規(guī)來規(guī)范，以保障網(wǎng)上秘書的合法權(quán)益和工作的順利開展。總之，面對信息時代出現(xiàn)的“網(wǎng)上秘書”這一新興職業(yè)，廣大秘書工作者、秘書學研究者以及秘書教學工作者應(yīng)自覺地將其納入秘書學和秘書工作研究的范疇，以促進這一職業(yè)健康、穩(wěn)步發(fā)展。
注釋：
①劉東生，秘書工作的現(xiàn)代化[j]，法制與社會，XX(71)，
②蔡超，網(wǎng)上秘書[岫，中國輕工業(yè)出版社，XX，
③黃敏，劉功成，網(wǎng)絡(luò)文化與現(xiàn)代秘書[j]，武漢科技學院學報，XX(12)，
④黃宏斌，網(wǎng)絡(luò)時代呼喚新型秘書[j]，廈門科技，XX(1)，
⑤蔡超，秘書在線辦公的網(wǎng)絡(luò)資源叫，辦公自動化，XX(8)，
⑥趙光，網(wǎng)上跨國打工“電子移民”族探秘[j]，國際人才交流，XX(3)，
⑦袁飛，試論辦公現(xiàn)代化與現(xiàn)代秘書工作[j]，長春金融高等專科學校校報，XX(2)，
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