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背景說明：你是光華公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的幾項(xiàng)任務(wù)。

一、

便條

鐘苗：

江蘇遠(yuǎn)洋公司副總經(jīng)理等五人將于9月25日至28日來我公司進(jìn)行考察，請(qǐng)你按公司慣例做出接待計(jì)劃與安排，計(jì)劃形成后交我審閱，待批準(zhǔn)后再去相關(guān)部門交辦具體適宜。

謝謝

行政經(jīng)理蘇明

XX年11月21日

參考答案：

1、說明接待計(jì)劃的三項(xiàng)內(nèi)容：

（1）接待規(guī)格；

（2）日程安排；

（3）經(jīng)費(fèi)列支。

2、人員安排中計(jì)劃中應(yīng)寫明；

（1）主要陪同人員；

（2）主要工作人員；

（3）住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量；

（4）宴請(qǐng)時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)；

（5）會(huì)見、會(huì)談地點(diǎn)、人數(shù)、參與人員。

3、日程安排計(jì)劃：

（1）日期、時(shí)間、地點(diǎn)；

（2）活動(dòng)內(nèi)容；

（3）陪同人員。

4、接待經(jīng)費(fèi)計(jì)劃（列支）；

（1）工作經(jīng)費(fèi)；

（2）餐飲費(fèi)；

（3）住宿費(fèi)；

（4）交通費(fèi)；

（5）參觀費(fèi)；

（6）其他不可預(yù)見費(fèi)用。

二、

備忘錄

發(fā)自：行政經(jīng)理蘇明

發(fā)給：秘書鐘苗

日期：XX.11.21

內(nèi)容：

公司成立的開發(fā)部近期有5名員工要出差，請(qǐng)你幫開發(fā)部列出我公司商務(wù)出差申請(qǐng)費(fèi)用以及報(bào)銷結(jié)算的步驟，我看過后再交給他們參考執(zhí)行。

謝謝

參考答案：

我公司商務(wù)出差申請(qǐng)費(fèi)用以及報(bào)銷結(jié)算的步驟是；

1、申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫費(fèi)用申請(qǐng)表，詳細(xì)說明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時(shí)間、用途、金額等情況，并親自簽字。

2、該報(bào)告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。

3、一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請(qǐng)人墊付，完成商務(wù)工作。

4、在進(jìn)行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時(shí)間、項(xiàng)目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí)際用途相符。

5、商務(wù)工作結(jié)束，申請(qǐng)人應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請(qǐng)人墊付的，在提交票據(jù)和“報(bào)銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。

6、如果事實(shí)商務(wù)工作時(shí)，計(jì)劃的費(fèi)用不夠，需要超出時(shí)，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到許可和批準(zhǔn)后，超出的部分才可得到報(bào)銷。

三、

便條

鐘苗：

一些員工對(duì)信息存儲(chǔ)過程不太了解，時(shí)常將公司活動(dòng)中形成的信息材料往文件柜中一放了事，沒有進(jìn)行信息登記和編碼。為了使公司信息存儲(chǔ)規(guī)范合理，請(qǐng)你擬寫一份有關(guān)信息登記和編碼的書面材料，在下周三下午由你向員工作介紹。

行政經(jīng)理蘇明

XX年11月21日

參考答案：

1、登記：

（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

（2）登記分為兩種類型；

①總括登記，對(duì)存儲(chǔ)信息按批分類登記；

②個(gè)別登記，按信息存儲(chǔ)順序逐件登記。

（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。

2、編碼：

（1）編碼要求；編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。

（2）編碼步驟；分析所有預(yù)編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù)

（3）編碼的兩種方法：

①順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編碼；

②分組編碼法，利用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類。

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