目的和目標：確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。
會議的目標和目的有以下一些：
培訓通知教育探討問題做決策
引入新事物或介紹新人員
激勵
開發
展示
促進與改善
解決問題
討論如何贏利
贏利
在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：
預計召開會議的日期；
會議預計召開幾天；
打算在什麼地方召開會議；
會議形式或程序是什麼；
需要多大的場地；
以前開過這樣的會議嗎？結果如何；
將有多少人到會；
會議預算是多少；
與會者對費用開支很在意嗎？
打算選用什麼級別的酒店和設施；
打算選用最高級的房間標準是什麼；
誰來制作會議邀請函；
會議需要向與會者打印相關資料嗎？
會議的發言人有哪些？
會議需要什麼樣的視聽設備；
需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；
與會者可以攜帶家屬嗎？
打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？
有誰來承擔這些活動的費用。
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