會(huì)議組織工作頭緒繁雜、環(huán)節(jié)較多，每個(gè)環(huán)節(jié)之間相互關(guān)聯(lián)、相互影響，一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題就要影響下一個(gè)環(huán)節(jié)甚至整個(gè)會(huì)議。因此，應(yīng)該重視會(huì)議工作的總體協(xié)調(diào)與安排，必須建立一套有效的指揮調(diào)度系統(tǒng)。
會(huì)議協(xié)調(diào)是指會(huì)議組織者受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者的委托，通過各種方式和手段妥善地協(xié)調(diào)、處理各種關(guān)系、矛盾和糾紛，其目的是保證會(huì)議的順利召開、進(jìn)行和圓滿結(jié)束。會(huì)議協(xié)調(diào)也是會(huì)議組織管理的重要手段，其實(shí)質(zhì)是統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，調(diào)整關(guān)系，解決矛盾，協(xié)調(diào)行動(dòng)。
秘書部門要做好會(huì)務(wù)工作總體協(xié)調(diào)，必須建立一套有效的指揮調(diào)度系統(tǒng)，并且明確崗位責(zé)任。必要時(shí)，應(yīng)列出詳細(xì)的任務(wù)分工表，人手一份，以備檢查和落實(shí)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決問題。如文稿起草、會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、文藝演出、來賓接待、生活服務(wù)、安全保衛(wèi)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療急救、電力保障等。
會(huì)議協(xié)調(diào)的方法與途徑多種多樣，要靈活運(yùn)用，主動(dòng)地做好協(xié)調(diào)與安排工作，會(huì)議協(xié)調(diào)的要求如下。
(1)加強(qiáng)會(huì)議組織工作部門的建設(shè)，提高會(huì)議組織人員的素質(zhì)和工作效率，樹立良好的形象，取得各方面的信任。
(2)注重調(diào)查研究，廣泛收集各方面的信息。
(3)爭取領(lǐng)導(dǎo)同志的理解、信任和支持。
(4)充分發(fā)揮各相關(guān)工作部門的作用。
(5)顧全大局，求同存異，協(xié)調(diào)一致。
(6)建立良好的人際關(guān)系。
(7)善于將原則性與靈活性結(jié)合起來。
(8)遇到問題，應(yīng)耐心細(xì)致，沉著冷靜，穩(wěn)重行事。
(9)注意留有余地。
(10)協(xié)調(diào)之后注意及時(shí)抓落實(shí)。
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